À l’aube de la rentrée 2021, de nombreuses interrogations demeurent.

Comment faire face aux conséquences de la crise sanitaire sur le monde associatif ? Nos adhérents seront-ils au rendez-vous ? Faut-il poursuivre dans la voie de l’adaptation des actions délivrées pour perdurer, malgré des modes de vie modifiés ? Dans quelles conditions nos bénévoles seront-ils prêts à exercer leur mission ?...

Cependant une certitude s’impose à tous, le numérique a fait une percée fracassante dans nos vies et les changements de comportement qu’il a engendré ne semblent pas devoir disparaitre de sitôt.

Alors pour vous aider à faire du numérique votre nouvel allié et de votre rentrée un succès, nous avons réalisé cet e-book. Il vous propose des pistes de réflexion pour adapter vos actions, des outils pour animer et gérer plus efficacement, des idées pour relever les challenges qui sont les vôtres...

La rentrée est toujours pleine d’enjeux pour les associations, ce qui en fait un moment phare de la vie associative. Nous espérons que la vôtre sera un succès !

1 Une rentrée associative cela se prépare !

Faites le point sur votre environnement associatif, avant de définir le cap de cette rentrée. Malheureusement certaines associations autour de vous n’auront pas eu la chance de pouvoir survivre à l’année écoulée ou bien seront très fragilisées. Osez analyser les perspectives que cela ouvre pour votre association.

Prenez le temps de questionner adhérents, bénévoles et membres sur les enseignements qu’ils ont pu tirer des derniers mois, quelles sont leur envies et leurs objectifs pour l’année à venir. Si vous optez pour un questionnaire en ligne, sachez que les plateformes qui proposent ce service, vous délivrent aussi une analyse quantitative des résultats.

Penchez-vous sur votre projet associatif et demandez-vous s’il nécessite d’être réévalué, de même que vos enjeux et fixez-vous des objectifs concrets pour cette rentrée et l’année à venir.

2 Envisagez de nouvelles activités pour votre rentrée

Bien sur votre mission est de créer du lien, de réunir les gens. Alors la distanciation et les activités en ligne ce n’est pas vraiment ce qui vous fait vibrer. Néanmoins, votre ambition est probablement aussi d’assurer une continuité dans vos activités, il est donc temps pour vous de tirer le meilleur parti du numérique dans cette optique.

Repensez vos activités en intégrant les possibilités offertes par le numérique, ne vous laissez pas démoraliser par les tentatives pas forcément couronnées de succès que vous avez initiées en 2020, mais tirez-en des enseignements. Et pour cette rentrée associative, osez l’innovation !

Les réseaux sociaux par exemple sont une manne pour recruter de nouveaux adhérents. De nombreuses personnes y recherchent des activités à pratiquer en extérieur plutôt qu’en salle ou bien depuis chez elles pour économiser le temps de trajet et se consacrer davantage à leur activité favorite, proposez leur quelque chose et soyez souple.

Les visios, tout le monde râle, mais finalement chacun y trouve son avantage, alors pourquoi pas vous. Par exemple proposez des cours en ligne comme une option pour la continuité de vos activités en format mixte (présentiel + distanciel) et vous aurez peut-être la surprise de voir l’absentéisme diminuer.

Organisez des manifestations, créez des challenges, des défis sportifs, des soirées de jeu, des actions solidaires…en ligne. Sortez des sentiers battus, changez votre point de vue, en un mot INNOVEZ !

3 Mobilisez la gouvernance, son soutien est essentiel

Ça y est vous avez apporté un nouveau souffle à vos actions, trouvé des nouvelles idées et les moyens pour les mettre en œuvre, il est donc temps pour vous de convaincre vos membres que votre stratégie et la bonne et de les faire adhérer à vos projets.

Commencez par impliquer votre conseil d’administration puisque c’est son rôle de valider vos orientations stratégiques et vos décisions de gestion, mais surtout parce qu’il est important qu’il apporte un soutien sans faille à votre projet auprès des membres. Les nouvelles dispositions liées à la crise sanitaire vous permettent d’organiser bureau et CA sous forme d’audio ou de visio-conférence, cela apporte une souplesse non négligeable et permet de réduire l’absentéisme.

Une fois votre conseil d’administration acquis à votre stratégie, il est temps de rendre compte de vos choix à vos membres lors d’une assemblée générale. Jusqu’au 30 septembre vous pouvez organiser vos instances à distance, il existe de nombreuses solutions numériques prévues pour vous faciliter la vie.

Si vous organisez votre AG en format mixte : présentiel et distanciel, pensez à prolonger votre AG par un événement festif pour ceux qui auront pu se déplacer, car il est temps de resserrer les liens et vous pourrez répondre à toutes les questions que votre nouveau plan d’action aura suscité. Quoi de mieux pour bien démarrer votre rentrée associative ?

4 La rentrée associative, un moment clé pour informer et communiquer

Informez vos publics de la reprise de vos activités et des nouveautés que vous allez mettre en œuvre.

Pour le monde associatif, la principale interrogation est de savoir si les adhérents seront au rendez-vous de cette rentrée. Pour les adhérents, la question est de savoir quelles associations poursuivront leurs actions et sous quelle forme.

Votre priorité est donc de vous rendre visible et de vous faire désirer.

Le forum des associations, est l’événement incontournable de la vie associative locale, il vous donne l’occasion de renouer avec le public, vos adhérents, vos bénévoles.

  • Si votre forum est maintenu tant mieux ! Profitez-en pour aller à la rencontre de vos adhérents et futurs adhérents, on a tous besoin de renouer avec la vie sociale, la vraie !
    Mais il se peut que vous manquiez de bénévoles ou de moyens pour assurer votre présence sur l’événement, dans ce cas n’hésitez pas à proposer une alternative avec une présence sous forme de stand virtuel ou de portes ouvertes en visio. Parlez-en avec les organisateurs pour voir s’ils peuvent vous donner malgré tout un peu de visibilité ou demandez à une association « amie » présente sur le Forum de mettre en avant votre présence digitale. Dans tous les cas, n’hésitez pas à communiquer autour de votre présence virtuelle sur votre site, vos réseaux sociaux et aussi auprès de médias locaux.
  • Si le forum de votre commune est annulé ne vous laissez pas abattre et proposez une alternative. Pensez à vous associer avec d’autres associations pour créer votre propre Forum de rentrée, ou à organiser des portes ouvertes dans vos locaux. Prévoyez une captation vidéo de votre événement pour pouvoir le proposer en version numérique à ceux qui n’auraient pas pu venir. De plus cela vous donnera de la matière pour communiquer.

Ne ratez pas votre manifestation de rentrée, en physique ou en distanciel tous les moyens sont bons pour créer votre événement.

Communiquez autour de vos actions, c’est important.

Valorisez votre travail et vos initiatives, car vous êtes votre meilleur allié. Voyez les choses en grand et passez en revue tous les canaux de communication que vous pouvez activer.

  • Préparez un mailing ou une newsletter selon vos préférences et faites un envoi massif auprès de vos adhérents, ex-adhérents, bénévoles, membres, partenaires, médias, ... Cela vous donnera l’occasion de remettre à jour votre fichier pour être en conformité avec le RGPD.
  • Pensez aux relations presse, elles vous offrent une couverture plus large que vos propres outils de communication, ce qui est bon pour attirer du monde sur un événement ou dévoiler son nouveau programme. Attention les médias risquent d’être très sollicités, donc valorisez-vous avec des communiqués de presse attractifs et incisifs.
  • Ne négligez pas non plus votre site internet et vos réseaux sociaux, c’est là que vos habitués et votre réseau vous attendent.

5 Animez votre réseau de bénévoles

Sans votre réseau de bénévoles, difficile d’envisager sereinement votre rentrée associative. Or pour bon nombre d’associations, le réseau de bénévoles a été fragilisé, certains se désengagent, d’autres déménagent, ... Bref le réseau est fragilisé.

Pour repartir du bon pied, vous allez devoir recruter, gérer et fédérer ce maillon essentiel à votre activité.

Le recrutement des bénévoles n’est pas un acte anodin, d’autant que les associations cherchent de plus en plus à s’adjoindre des compétences dont elles vont pouvoir tirer parti. Il faut donc adopter la même rigueur et les mêmes pratiques que si vous recrutiez un salarié. Identifiez clairement les ressources humaines dont vous avez besoin, soyez précis dans la description de la mission pour laquelle vous recrutez aussi bien dans la fiche de mission que vous donnerez au bénévole que dans l’annonce que vous allez publier.

Si vous avez du mal à trouver des bénévoles, le service civique ou le mécénat de compétence peuvent vous être d’une aide précieuse.

L’intégration de nouveaux bénévoles au sein de votre organisation est une étape importante. Plus l’accueil sera rigoureux et agréable, plus vite vos bénévoles seront opérationnels et efficaces. Prenez du temps pour créer du lien, leur donner les éléments de contexte essentiels à la bonne réalisation de leur mission, équipez les dignement avec du matériel informatique fonctionnel et intégrez les rapidement à votre équipe.

Si vous sentez que cela peut-être nécessaire, n’hésitez pas à former vos bénévoles à vos outils et vos pratiques. La formation est un élément d’animation RH qui valorise et fidélise les bénévoles.

Fédérez vos équipes, elles n’en seront que plus efficaces. Écouter, impliquer, animer, communiquer sont les piliers d’une saine gestion des bénévoles, ils favorisent le sentiment d’appartenance. À vous de tout mettre en œuvre pour qu’en présentiel comme en distanciel une continuité soit assurée.

6 Donnez vie à vos projets, trouvez des financements

La recherche de financement, voilà le nerf de la guerre, pour mener à bien vos projets. Le financement des associations revêt bien des formes, certaines plus que d’autres peuvent bénéficier, sous une forme ou une autre, de l’apport du digital.

Optez pour l’adhésion en ligne, en ayant recours à des solutions numériques vous vous simplifiez la vie associative et ça c’est épatant !

Il existe de nombreuses plateformes qui proposent des services d’adhésions en ligne. Pas besoin d’avoir de site internet ou d’être présents sur les réseaux sociaux pour pouvoir recourir à l’adhésion en ligne. En effet, la plateforme s’occupe de tout y compris de gérer la liste des cotisants, de délivrer les reçus fiscaux, d’adresser des remerciements, ...

Il vous suffit de créer un compte en ligne et ensuite de communiquer le lien de connexion à vos adhérents, soit par mail, soit sur votre site et vos réseaux sociaux, ...

Si certains adhérents ne veulent pas payer en ligne, vous aurez toujours la possibilité de les intégrer manuellement sur la plateforme pour les consolider avec les autres.

Des dons virtuels bien réels, les dons en ligne ne cessent de progresser, et le montant de la générosité individuelle est 86 % plus élevé pour les dons en ligne récurrents que pour les dons par téléphone ou courrier, ce qui donne à réfléchir...

Si vous souhaitez passer à la collecte de dons en ligne, vous pourrez recourir aux mêmes plateformes que pour les adhésions ou faire appel à des plateformes de financement participatif qui proposent différents type de financements.

Pensez partenariats

La recherche de partenaire ne se fait pas à la légère. Le partenariat, quelle que soit sa forme, repose sur le principe d’un intérêt commun.

  • Dans le cas d’un partenariat avec contrepartie ou sponsoring, votre partenaire attend une contrepartie à son apport financier, le plus souvent sous forme d’apport en visibilité sur vos événements, vos outils et canaux de communication.
  • Dans le cas du partenariat sans contrepartie ou mécénat, l’entreprise mécène cherche avant tout à soutenir des projets en proximité avec ses valeurs ou ses actions. Si vous voulez trouver un mécène, plusieurs plateformes numériques proposent un service de mise en relation d’associations et d’entreprises. Elles privilégient le mécénat de compétences mais certaines proposent aussi du mécénat financier.

Si vous vous lancez dans le partenariat pensez à respecter quelques règles pour pérenniser la relation.

Vous souhaitez aller plus loin dans l’organisation de votre rentrée associative ? N’hésitez pas à consulter notre e-book qui vous donnera des conseils détaillés pour chacune de ces 6 étapes clés.

Bonne rentrée associative !

Rentrée associative : 6 temps forts où le numérique est votre allié

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