De nombreuses associations sont confrontées à des difficultés de trésorerie : baisses ou retards de subventions, volatilité des financements publics ou privés, hausse des coûts de fonctionnement...
On constate également que certaines structures, notamment employeuses, disposent d’un montant de trésorerie très limité, ce qui les rend vulnérables face aux imprévus.
Définitions et enjeux
Il faut bien distinguer budget et trésorerie :
- le budget est un plan prévisionnel des recettes et dépenses sur l’année ;
- la trésorerie reflète la réalité du compte bancaire jour après jour.
La trésorerie d’une association est l’ensemble des sommes d’argent mobilisables à court terme qui lui permet de financer ses activités et projets.
Cette trésorerie peut être positive ou négative, et elle est étroitement liée à deux notions fondamentales que sont le Fonds de Roulement (FR) et les Besoins en Fonds de Roulement (BFR).
Pour gérer efficacement la trésorerie de son association, il est nécessaire de bien enregistrer toutes les transactions financières, d’établir des factures, de suivre les paiements régulièrement.
Une gestion défaillante de la trésorerie peut avoir de nombreuses conséquences :
- un découvert bancaire (difficultés financières, frais) ;
- l’impossibilité de régler les dépenses courante ;
- une perte de confiance des membres, partenaires et financeurs (difficultés d’obtenir des subventions, du mécénat...) ;
- entacher la réputation de l’association.
Une gestion rigoureuse permet donc d’assurer la continuité des activités, le financement des projets, de respecter les obligations légales, de garantir la transparence vis-à-vis de ses partenaires, financeurs...
Pour la plupart des associations, la gestion de trésorerie est un savant équilibre entre des dépenses de fonctionnement quasi quotidiennes et des rentrées d’argent irrégulières.
En conséquence, le renforcement de la trésorerie de son association est incontournable et représente un enjeu majeur de continuité et d’autonomie.
Retrouvez dans ce dossier : comment anticiper les difficultés de trésorerie grâce aux outils de pilotage, quelles sont les bonnes pratiques à adopter pour améliorer les flux financiers et sécuriser la trésorerie de l’association...
Anticiper les difficultés de trésorerie
La trésorerie d’une association loi 1901 reflète sa santé économique et sa capacité à réaliser ses projets. Une gestion efficace de la trésorerie assure la stabilité de la structure ainsi que sa crédibilité auprès de ses partenaires.
L’irrégularité des ressources impose aux associations de suivre de près leur gestion et à davantage anticiper grâce à :
- la maîtrise des coûts qui est essentielle, d’autant plus lorsque le contexte budgétaire est tendu. Aussi, en optimisant le budget de fonctionnement, l’association se donne la capacité de réaffecter les sommes économisées à son objet, ses missions ;
- la comptabilité outil de contrôle et de gestion qui, à partir de l’information financière permet d’élaborer des budgets prévisionnels, des plans de trésorerie, des tableaux de bord, d’établir une gestion suivie au mois par mois ou par trimestre de l’activité quotidienne de l’association ;
- des procédures de contrôle interne dont l’association pourra se doter comme le contrôle de gestion qui consiste à vérifier que les procédures comptables et financières diffusées sont appliquées, et qui assure un suivi de la gestion (par exemple en comparant le résultat réalisé par rapport au budget affecté) ;
- la maîtrise et le pilotage des risques internes (gouvernance, opérationnel, ressources humaines, système d’information, etc.) et externes (concurrence, réglementation, environnement, cyberattaque) en élaborant par exemple une cartographie des risques propre à son association.
Les outils de pilotage sont indispensables à toute association pour bien conduire sa situation financière et détecter les difficultés au plus tôt.
Les différents outils de pilotage à mettre en œuvre par l’association
Le trésorier de l’association va établir un budget initial à partir d’une analyse détaillée tant des sources de revenus (cotisations, dons, subventions, activités génératrices de revenus) que des dépenses prévues (coûts d’exploitation, projets, événements).
Cette estimation doit être réaliste et basée sur des données historiques et des prévisions fiables. Il est important de réviser le budget régulièrement, d’identifier les écarts entre les prévisions et les réalisations, et de l’ajuster en conséquence.
Il pourra s’appuyer ensuite sur :
- le budget prévisionnel annuel il est validé par le Conseil d’administration de l’association en début d’exercice et il devra être suivi mensuellement. C’est un outil d’anticipation qui constitue une véritable feuille de route de l’association. Si un écart supérieur à 10 % est constaté cela doit déclencher une analyse.Il est important de se fonder sur les années précédentes pour pouvoir établir un budget prévisionnel réaliste.
- le plan de trésorerie mensuel qui permet d’anticiper les décalages entre les encaissements et les décaissements, éviter une trésorerie négative afin de négocier à l'avance une facilité de caisse avec la banque. Tenir un plan de trésorerie prévisionnel est une bonne pratique comptable pour une association. Ce plan aide à anticiper les flux financiers sur les 12 mois à venir et comprend généralement un tableau encaissements/décaissements.
- le tableau de bord il aide à déterminer et à gérer le taux d'encaissement des subventions, le niveau de trésorerie, le ratio masse salariale/ressources, le nombre de jours de trésorerie disponible. Le tableau de bord permet de mesurer l’état d’avancement de l’activité et du résultat par rapport à l’exercice précédent. Il doit être mis à jour régulièrement.
- l’analyse du résultat et des réserves va permettre de détecter un déficit ou une baisse anormale des réserves.
Les outils bancaires facilitateurs
Des outils bancaires peuvent aider les associations à mieux anticiper, à gagner en efficacité et à sécuriser leurs activités.
Ces outils permettent notamment :
- d’effectuer des opérations simples de gestion des comptes (virements, prélèvements, monétique) ;
- d’optimiser le paiement des factures et des salaires (e-factures, e-mandats et télétransmission des opérations) ;
- de sécuriser les dépenses (carte de paiement et de retrait avec plafonds personnalisés, facturation électronique) ;
- de diversifier et sécuriser des encaissements (cotisations, dons, billetterie en ligne, paiements dématérialisés) ;
- de gérer et faire fructifier les excédents de trésorerieponctuels via des outils de gestion assistée de trésorerie.
En cas d’excédent de trésorerie, l’association pourra soit l’optimiser ou le faire fructifier sur différents types de placements. Selon les différents critères définis objectif, montant, durée, flexibilité, liquidité, niveau de risques, fiscalité afférente afin de ne pas perdre les avantages liés à une gestion désintéressée ou d’intérêt général, l’excédent pourra être placée sur des livrets dédiés, des comptes à terme, des bons de caisse, des bons de capitalisation, des SCPI, de la syndication... Consultez votre banquier !
Adopter de bonnes pratiques pour gérer et sécuriser la trésorerie
Le trésorier a un rôle central et doit gérer de façon responsable et transparente les fonds de l’association.
Une bonne gestion de la trésorerie de l’association nécessite donc l’accomplissement régulier de tâches par le trésorier.
Opérer un suivi quotidien des flux de trésorerie et l’enregistrement des justificatifs
Le trésorier doit suivre tous les encaissements et décaissements (suivi des dépenses pour éviter les frais superflus), en vérifiant et pointant tous les mouvements sur les comptes bancaires. Tous ces mouvements doivent être inscrits dans les livres comptables de l’association afin d’éviter tout retard pouvant impacter la santé financière de la structure. Pour cela, il assurera la mise en oeuvre de procédures de contrôle interne.
Gérer et suivre les contributions des membres et des tiers
La trésorerie d’association est principalement alimentée par les contributions de ses membres (cotisations) ou des tiers (dons, legs, mécénat, prestations de services...). Ainsi, le trésorier doit impérativement effectuer toutes les formalités afférentes à la réception de ces contributions et dons. Cela passe par l’inscription de ces éléments dans les registres comptables et leur déclaration auprès des administrations. Si l’association est autorisée à émettre des reçus fiscaux, il est de la responsabilité du trésorier de les établir et de les communiquer aux donateurs, ainsi qu’aux services compétents dont l’administration fiscale.
Rechercher des financements et assurer leur suivi
Le trésorier doit trouver les financements nécessaires aux activités et aux projets de l’association qui ont été validés par le Conseil d’administration dans le budget initial.
C’est lui également qui fera les démarches pour obtenir une subvention, pour répondre à un appel à projets, souscrire un prêt bancaire pour augmenter le fonds de roulement de l’association...
Il devra veiller à diversifier les sources de financement de l’association (financements publics et privés, appels aux dons, mécénat…) pour ne pas dépendre d’une seule.
 Bonnes pratiques |
 Erreurs à éviter |
|---|---|
| Rapprochements bancaires réguliers : meilleure traçabilité des flux | Confusion entre trésorerie et résultat comptable : mauvaise évaluation financière |
| Fonds de roulement suffisant : sécurité financière face aux imprévus | Négligence des petites dépenses : déséquilibre budgétaire progressif |
| Formation des bénévoles à la gestion : meilleure implication et autonomie | Report des contrôles internes : risque de fraudes ou d’erreurs non détectées |
| Comptabilisation après chaque opération : comptabilité claire et à jour | Excédent non justifié : mauvaise image ou gestion perçue comme déséquilibrée |
Améliorer les flux financiers pour sécuriser la trésorerie
Les associations ont à leur disposition différents leviers pour améliorer les flux financiers ainsi que leur capacité d’anticipation.
Par exemple :
- la négociation de versements d’acomptes sur les subventions ;
- la renégociation des délais de paiements, des contrats ;
- l’accélération des encaissements ou l’optimisation des dépenses mensuelles ;
- la mutualisation de locaux, matériels, personnel ou l’externalisation de certaines fonctions administratives ;
- l’automatisation des tâches, le recours à l’IA... ;
- l’usage de solutions financières spécifiques comme les avances sur subvention ou les lignes de trésorerie.
Autres pistes
La banque peut également accompagner les associations grâce à des dispositifs de prévention des aléas (alertes sur comptes, assurances des biens, locaux, dirigeants et salariés) qui permettront d’éviter d'éventuels impacts en trésorerie.
La création d’un fonds de réserve peut être une solution pour faire face aux imprévus financiers et assurer la continuité des activités de l’association pendant les périodes de crise.
Enfin, une communication régulière avec les financeurs et les partenaires bancaires peut permettre d’anticiper les besoins financiers, de trouver des solutions adaptées et de renforcer la confiance mutuelle, essentielle à la sécurisation financière de l’association.
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Auteur
Dossier rédigé par le Crédit Mutuel pour Associathèque.