Faites connaître votre manifestation

Selon le type de manifestation choisie, vous concevrez et diffuserez :

Choisissez avec discernement les journalistes et les personnalités invitées, sans oublier de penser à « la » personne qui, pour l'occasion, peut apporter un grand « plus » à votre manifestation. Le patronage bienveillant d'une personnalité connue est toujours un gage de succès.

Pour que votre manifestation soit une réussite et qu'elle attire le plus grand nombre possible de personnes, faites-la connaître !

  • Multipliez affiches, banderoles, prospectus et programmes à distribuer.
  • Choisissez habilement les endroits où les poser ou les diffuser.

Attention

Les affiches destinées à annoncer une manifestation doivent être autorisées par le maire. Elles peuvent être installées trois semaines avant le début de la manifestation et doivent être retirées une semaine au plus tard après la fin de la manifestation.

Sur ces documents doivent figurer :

  • la date,
  • l'heure,
  • le lieu,
  • le prix d'entrée de la manifestation,
  • le nom et les coordonnées de l'association,
  • le nom et les coordonnées des parrains ou sponsors le cas échéant.

Conseil

N'hésitez pas à adresser un communiqué de presse aux journaux régionaux et aux radios locales.

Essayez d'obtenir un article ou une interview avant et après la manifestation.

Le succès de votre manifestation est l'affaire de tous !

Une bonne organisation logistique et des réunions préparatoires avec tous les membres et les bénévoles concernés sont la garantie d'une participation active et motivée de tous, de la prévention des dérapages et autres mauvaises surprises et, partant, du succès.

Misez sur l'efficacité !

  • Constituez autant d'équipes que de types de tâches.
  • Prévoyez des roulements pour les équipes officiant le jour de l'évènement, pour que chacun puisse quand même participer à la fête.
  • Répartissez le travail équitablement et désignez une personne chargée de superviser l'ensemble.

Vous pouvez, par exemple, monter des équipes chargées :

  • de la réalisation des démarches administratives auprès de la municipalité et de tous les organismes concernés,
  • de l'établissement et du suivi du budget,
  • du suivi de la promotion de la manifestation, de la communication et des relations avec les parrains,
  • du contrôle des points techniques, des installations et de leur maintenance,
  • de l'organisation de l'accueil du public et des participants pendant la manifestation, de la coordination et du service d'ordre,
  • de l'approvisionnement et de la gestion de la buvette et de la vente de petite restauration,
  • du nettoyage, du rangement et de la remise en ordre après la fête,
  • du suivi après la manifestation de son impact médiatique et dans le public, afin d'en tirer les enseignements pour le prochain évènement.