Rétro planning d’une manifestation

Pour se faire connaître, votre association a décidé d’organiser une kermesse dans le quartier.

6 mois au préalable

Il faut déjà préparer l’évènement :

• choisissez le lieu (le quartier), la date (au printemps, un week-end...),
• réfléchissez aux diverses activités que vous proposerez au public (attractions pour les petits et les grands, concert, stands divers, loto, tombola, concours de pétanque, tournoi d’échecs, buvette, buffet, vente de charité, bal...),
• préparez un premier budget prévisionnel et les grandes lignes de l’organisation,
• prenez « la température » à la mairie vis-à-vis de votre projet, pour obtenir un feu vert de principe.

À 5 mois de l’échéance

• Commencez à établir un planning, un budget précis (les recettes sont supérieures aux dépenses, bien sûr, et cela avec une marge d’au moins 20 % pour limiter les risques de mauvaises surprises) et à préparer le dossier que vous joindrez à la demande d’autorisation.
• Mettez en place un comité de pilotage chargé de suivre la préparation de la kermesse.
• Envoyez la demande d’autorisation de la kermesse et de toutes les activités prévues à la mairie (dont la demande spécifique d’autorisation d’ouverture de la buvette, le cas échéant).
• Envoyez la demande d’autorisation à la préfecture si la buvette est installée, par exemple, dans l’enceinte de l’école.
• Contactez la préfecture et la commission de sécurité pour connaître vos obligations en matière de sécurité.
• Contactez une société de protection des personnes pour organiser le service de sécurité de la kermesse si vous attendez beaucoup de monde et si un service d’ordre assuré par les bénévoles ne vous paraît pas suffisant.
• Rencontrez le groupe de musiciens choisi pour animer l’après-midi.
• Contactez le directeur d’un supermarché local et faites-lui miroiter son intérêt à parrainer la kermesse. Votre objectif est d’obtenir gracieusement une série de lots en nature pour le loto et la tombola.
• Faites-vous confirmer par la mairie la disponibilité des locaux prévus (école, salle communale...).

Plus que 2 mois maintenant

• Faire une déclaration au maire de la commune du lieu de la kermesse.
• Concevez, réalisez et imprimez les tracts et affiches.
• Concevez, réalisez et publiez vos informations sur votre site Internet et/ou sur les réseaux sociaux.
• Faites imprimer les billets d’entrée et les billets spécifiques (bal, loto, tombola...). Ils comporteront 3 volets numérotés où figureront le nom de la manifestation, sa date, son heure et le prix du billet.
• Préparez un communiqué de presse clair, concis et attractif, à destination des quotidiens locaux.
• Confirmez définitivement les contrats avec l’orchestre et avec la société de protection des personnes pour le service d’ordre.
• Préparez une évaluation précise des risques encourus par les participants et les bénévoles qui animeront la kermesse, et allez en discuter avec votre assureur, qui vous fera probablement signer un avenant à votre contrat pour couvrir ces risques exceptionnels.
• Mettez au point l’organisation : qui fera quoi ? Organisez les équipes et les responsables qui animeront les différentes activités et stands, ceux chargés de l’accueil du public et des invités, ceux responsables des relations avec les intervenants extérieurs, etc.

Un mois avant le jour J

• Déclarez la manifestation à la SACEM, en demandant à bénéficier des forfaits pour kermesse sonorisée d’une part et pour le bal, d’autre part.
• Déclarez l’évènement au commissariat de police voisin. Les policiers seront ainsi sur le qui-vive le jour venu.
• Déclarez la tenue du buffet et la vente de sandwiches à la Direction Départementale de la Cohésion Sociale et de la Protection des Populations (DDCSPP).
• Déclarez l’emploi temporaire de chaque artiste ou technicien au GUSO.
• Envoyez votre communiqué de presse aux journalistes des quotidiens locaux chargés de traiter les évènements locaux.
• Publiez votre communiqué sur votre site Internet et les réseaux sociaux.
• Envoyez des invitations à tous les membres de l’association et aux personnalités susceptibles d’apporter de la notoriété.
• Essayez de vous faire prêter gracieusement par la mairie ou louez tout le matériel nécessaire à la kermesse : sono, éclairages...

Plus que 15 jours

• Les bénévoles collent les affiches et distribuent les tracts.
• Publiez de nouveaux articles sur votre site Internet avec les détails précis sur votre évènement.
• Préparez les discours que le président prononcera au début et à la fin de la kermesse.
• Achetez le petit matériel nécessaire au repas et à la buvette (assiettes et plats en carton, couverts et verres en plastique).
• Si les donateurs n’ont pas été suffisamment généreux, achetez un complément de lots pour le loto et la tombola.
• La dernière semaine, installez le matériel et procédez aux aménagements : podium, scène pour l’orchestre, tables pour le buffet...
• Réglez les forfaits SACEM.

Un ou deux jours avant et après

• Achetez la nourriture et les boissons.
• Testez le matériel.
• Organisez une dernière réunion avec les bénévoles et un représentant du service d’ordre pour tout vérifier.

Après la kermesse

• Prévoyez des équipes pour ranger le matériel prêté, nettoyer les lieux et rendre le matériel loué.
• Réglez les cotisations pour les musiciens au GUSO, www.guso.com.fr.
• Si les artistes ou musiciens sont domiciliés hors de France, renseignez-vous auprès de l’administration fiscale car vous devrez opérer une retenue à la source de 15 % sur toutes les rémunérations brutes et reverser celle-ci à la recette des impôts au plus tard le 15 du mois suivant le paiement (sauf conventions internationales).
• Faites un « débriefing » entre vous : analysez les incidents, notez ce qui a bien fonctionné, félicitez tous ceux qui ont contribué au succès de la kermesse !
• Conservez un état précis des comptes et tous les justificatifs pendant 6 ans, en cas de contrôle fiscal.
• Sur votre site Internet et/ou vos réseaux sociaux, publiez les photos de votre kermesse, remerciez ceux qui sont venus, etc.

Quelques exemples de règles de sécurité

• Suspension de l’activité habituelle de l’établissement en cas d’incompatibilité avec le type de la manifestation.
• Maintien libre de tous les dégagements de l’établissement pendant la présence du public. Le nombre et la largeur de ceux-ci devront être adaptés à l’effectif du public.
• Interdiction de déposer tous matériels et matériaux dans les voies de circulation du public ainsi que sous les podiums, gradins, tribunes et estrades.
• Les tentures, décors et aménagements suspendus ne doivent pas gêner l’évacuation du public et être parfaitement stabilisés.
• Les tableaux et armoires électriques doivent se situer hors de portée du public tout en restant accessibles aux responsables.
• Les câbles électriques doivent rester hors de portée du public et ne doivent pas constituer une gêne pour son évacuation.
• Les zones techniques doivent être isolées des zones accessibles au public par un système efficace de barrières. L’accès du public doit être interdit notamment aux régies de sonorisation et d’éclairage et aux organes d’alimentation et de distribution électriques.
• Les gradins, podiums, planchers, escaliers, et tribunes doivent être parfaitement stables et supporter une charge de 600 kgf (ou daN/m²) - le kgf (ou kilogramme-force) est l’unité permettant de mesurer la force exercée par un objet sur un espace déterminé aujourd’hui remplacée par le daN (ou décaNewton) dont la valeur est très proche de celle du kilogramme force soit : 1 daN = 1,02 kgf -/m².
• Les projecteurs situés au-dessus d’un endroit accessible au public doivent être affectés d’un système d’accrochage double.