Budget

Attention aux mauvaises surprises

Même si votre budget a été pensé et préparé avec le plus grand soin, les surprises sont fréquentes, bonnes ou mauvaises, sur les dépenses comme sur les recettes. Cet exercice d'anticipation n'est pas facile.

Il existe un moyen simple de parer aux déconvenues :

  • la minoration volontaire des recettes attendues en privilégiant les options pessimistes ou en leur appliquant un coefficient modérateur (– 30 % par exemple),
  • parallèlement, l'augmentation des dépenses prévues par une majoration arbitraire (+ 10 % par exemple).

Vous devrez bien entendu attribuer une valeur à chaque poste de votre budget, sans en oublier...

Pour les dépenses :

  • le personnel,
  • les artistes et les intervenants extérieurs,
  • les charges sociales et patronales,
  • les frais divers (déplacements, repas...),
  • la location de la salle et les dépenses annexes (chauffage, électricité, nettoyage...),
  • le coût des installations (stands, décoration, tables, chaises...), du matériel technique (éclairage, sono...) et de vos opérations de communication (affiches, prospectus, communiqué de presse, programmes...),
  • les achats de consommables,
  • les assurances,
  • les taxes,
  • les droits d'auteur et les droits voisins...

Pour les recettes :

  • les revenus de la billetterie,
  • les ventes de nourriture, de boissons, d'objets et de produits divers,
  • le parrainage,
  • les recettes des jeux...
Le budget
Dépenses (frais) Recettes (ventes et soutiens)
Location salle Billets d'entrée
Location équipement Participation aux jeux
Lumières Emplacements
Sono Billets de tombola
Rémunération traiteur Objets
Rémunération techniciens Buvette
Rémunération artistes Buffet, sandwiches
Boissons Parrainage, sponsoring
Nourriture Subventions (municipales, départementales...)
Assiettes/verres/nappes...  
Publicité (affiches, tracts...)  
Com (téléphone, timbres)  
Droits d'auteur (SACEM, SPRE...)  
Assurances  
Taxes  
Total Total

Le TPE saisonnier

Espèces et chèques sont les moyens de paiement couramment utilisés pour régler les participations aux manifestations des associations.

Le comptage des espèces, se rendre à la banque pour mettre les dépôts en sécurité... autant de manipulations (et de risque d'erreur) qui peuvent être évitées grâce au TPE saisonnier.

Avec ces Terminaux de Paiement Electronique, les participants à vos manifestations règlent avec leur carte bancaire sur le lieu de la manifestation, et le compte de votre association est directement crédité.

Pour plus de renseignements, contactez votre interlocuteur Crédit Mutuel !

La recherche d'un parrain

Le parrainage de votre manifestation peut vous permettre de diminuer sensiblement les frais d'organisation de l'évènement, voire de les annuler.

Il vous faut pour cela trouver une entreprise soucieuse de son image par rapport à la cause que vous défendez.

Certaines grandes entreprises et fondations d'entreprise sont « spécialisées » dans le parrainage d'un sport (tennis, football, rugby...) ou d'une activité (spectacles artistiques, randonnées sportives...).

Mais les grandes entreprises ne sont pas les seules susceptibles de vous parrainer, surtout si vos besoins financiers ne sont pas démesurés.

Certaines PME peuvent très bien être intéressées par ce genre de « publicité indirecte ». Mais il s'agit bien souvent d'entreprises qui n'ont pas d'expérience dans ce domaine. Ce sera donc à vous de leur proposer la formule du partenariat.

Passez en revue les entreprises ou commerces susceptibles de trouver un intérêt dans le sujet de votre manifestation :

  • magasins ou fabricants de matériel sportif pour une réunion sportive,
  • agences de voyages ou de prestations de loisirs pour un spectacle,
  • entreprises de distribution de détail pour une kermesse ou un loto (dans ce dernier cas, vous pourrez plus facilement obtenir des lots en nature pour les gagnants)...

Les risques de « compromission » avec le monde des affaires sont limités, dans la mesure où la participation de l'entreprise qui va vous parrainer ne pourra apparaître que sous forme de son logo ou de son nom sur les supports écrits qui annoncent l'évènement.

Dans tous les cas, votre demande devra être préparée avec le plus grand soin :

  • qualité et exhaustivité du dossier,
  • choix de la personne à qui le présenter ou par qui le faire passer...