Une organisation soignée

De 3 à 6 mois avant l’évènement

Vous devrez décider de manière collective au sein de l’association :

• du principe,
• de l’opportunité,
• du type de la manifestation.

Vous tracerez le plus tôt possible les grandes lignes de l’organisation et du budget.

Au moins 3 mois à l’avance

Vous devrez :

• retenir la salle,
• contacter les artistes et/ou les personnalités dont vous souhaiteriez l’intervention.

De 3 mois à 1 mois avant l’évènement

Vous devrez avoir mis au point toutes les opérations de communication :

• communiqués de presse,
• prospectus,
• affiches,
• liste des invités,
• cartons d’invitation,
• confirmation de la participation des intervenants extérieurs...

Dans le mois qui précède la manifestation

Définissez :

• les rôles de chacun (adhérents et bénévoles),
• le planning d’exécution des tâches :
  • distribution des prospectus,
  • collage des affiches,
  • location ou achat des équipements nécessaires,
  • organisation du service de sécurité,
  • rédaction et préparation des discours,
• accueil des participants...

C’est aussi le moment pour vous de vérifier soigneusement avec votre assureur que l’assurance de l’association couvre tous les risques liés à l’évènement.

Enfin, deux jours avant ou la veille de la manifestation

Procédez aux achats éventuels de nourriture et de boissons.

Faites effectuer tous les essais techniques nécessaires.

Contactez votre assureur et faites la liste des risques

L’organisation d’une manifestation dans un lieu public comporte malheureusement un certain nombre de risques d’incidents ou d’accidents plus ou moins graves, qu’il faut prévenir autant que possible et contre lesquels il faut absolument vous assurer.

Malgré toutes les précautions que vous pourrez prendre, le risque zéro n’existe pas !

Dans tous les cas, vous devez réfléchir sérieusement à tous les risques encourus.

Ceux-ci dépendent du type de manifestation, de l’endroit où elle a lieu, du nombre de personnes attendues, du type de public...

L’anticipation de ces risques est nécessaire pour deux raisons :

• améliorer leur prévention par des dispositions techniques ou la mise en place d’un service d’ordre ou de sécurité ;
• présenter la liste de ces risques à votre assureur, avec qui vous conviendrez ensuite :
  • ou bien que l’assurance actuelle de votre association est suffisante pour les couvrir,
  • ou bien, le plus souvent, de signer un avenant spécifique à la manifestation (et de verser une prime complémentaire correspondante).

La description que vous ferez à votre assureur de la manifestation doit être très complète : type, date, durée, description précise des lieux, public attendu, liste des risques éventuels et mesures de prévention prévues.

Quelques exemples de questions à vous poser concernant :

Le nombre de personnes présentes :

• Existe-t-il des risques de bousculade ?
• Le lieu de la manifestation et ses accès présentent-ils des goulets d’étranglement ?
• L’accès de secours est-il assuré ? ...

Le type de public :

• Y aura-t-il des enfants (avec les risques inhérents à l’inconscience de leur âge) ?
• Des personnes âgées ou peu mobiles ?
• Si du public remuant est attendu, faut-il demander au commissariat le passage de rondes de police ? ...

Le matériel :

• Risques particuliers d’incendie ?
• De chute d’objets ?
• Est-il raisonnable de vendre des bouteilles en verre à la buvette ? ...

Le type de manifestation :

• Des barrières de sécurité sont-elles prévues (manifestation sportive) ?
• La sécurité de la caisse est-elle assurée (manifestation payante) ?
• Les objets mis en ventes sont-ils surveillés (vide-greniers) ?