Le lieu : premier élément à définir

Vous ferez votre choix après avoir effectué l'inventaire des possibilités pour une manifestation en intérieur (salle des fêtes, salle communale, paroissiale ou privée, école, foyer rural, foyer de jeunes, maison de quartier, gymnase...) ou en extérieur (place, jardin public, terrain communal ou privé, cour d'école, stade, chemin, impasse...).

Puis vous étudierez :

  • les conditions d'accès au site,
  • les possibilités de parking (voitures et éventuellement autocars).

Ensuite, il vous faudra vérifier le bon état et le bon fonctionnement :

  • des équipements (sono, éclairage...),
  • des aménagements (stands, estrades, bar, vestiaires...).

Sans oublier bien sûr de vérifier la présence de toilettes !

Conseil

Pensez à prévoir également un lieu de repli abrité pour vos manifestations en extérieur si la météo devait se gâter.

La commune prête souvent des locaux

Un lieu à la fois disponible et gratuit, c'est l'idéal... mais c'est rare !

N'hésitez pas à mettre en avant le rôle social et les moyens limités de votre association :

  • pour solliciter le concours des collectivités publiques,
  • pour vous faire prêter des locaux,
  • pour obtenir des remises, notamment sur certaines installations et équipements assez onéreux.

Vérifiez également, le cas échéant, les conditions de location :

  • assurances,
  • charges annexes,
  • entretien...

Veillez tout particulièrement à l'assurance relative aux locaux, même si vous les avez obtenus à titre gracieux.

La date : un choix réfléchi

Vous devez déterminer la date en fonction du public visé par l'évènement.

Du public dépend le choix :

  • d'un jour de semaine ou d'un week-end,
  • de la saison,
  • de l'horaire.

Attention

Pour les manifestations en extérieur, soyez attentifs bien sûr à la météo !

Évitez absolument d'entrer en concurrence avec d'autres évènements marquants qui se dérouleraient au même moment (match « majeur » de coupe du monde de football...).

La date de la manifestation doit être fixée suffisamment à l'avance pour avoir le temps de vous organiser et de faire un minimum de promotion.

En revanche, votre manifestation peut voir son impact multiplié grâce à divers effets de synergie : choix de la date en fonction :

  • d'un sujet d'actualité brûlant,
  • d'un débat parlementaire en cours,
  • d'un problème de société à l'affiche.

Des manifestations communes avec d'autres associations ou organisations qui partagent des préoccupations proches de celles de votre association peuvent aussi contribuer à renforcer vos messages et à décupler votre notoriété.

Mais il faut alors prendre garde de ne pas brouiller les discours et d'éviter de donner une impression de confusion.