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L'enregistrement des opérations


L'enregistrement comptable

Vous êtes une association ayant peu d'opérations : vous aurez une comptabilité de trésorerie ou comptabilité appelée "Recettes-Dépenses".

Votre livre comptable sera tenu sur un tableur ou sur un tableau papier (moins pratique pour faire les additions).

Trois possibilités :

  • un livre journal unique,
  • un livre journal par support de trésorerie, par exemple un journal pour la banque et un journal pour la caisse,
  • un journal pour les recettes et un journal pour les dépenses.

Crédit Mutuel, LA banque des associations

Pensez à demander le livre comptable du Crédit Mutuel à votre Caisse locale

Ces possibilités dépendent du nombre d'opérations effectuées par l'association, de son organisation, et de la manière du trésorier à se sentir à l'aise avec un tableau plutôt qu'un autre.


Cas pratique


Cas pratique

Les opérations de l'association "Le club des amis d'associathèque" sont les suivantes :

  • versement en banque à la constitution de l'association des premières cotisations pour 500 €, le 01/01/Année N,
  • achats de fournitures de bureau pour 100 €, le 12/02/Année N,
  • paiement du loyer du local utilisé par l'association pour 50 € le 31/03/Année N,
  • dépenses pour l'activité de l'association : 150 €, le 25/05/Année N,
  • réception de cotisations complémentaires pour 100 €, le 30/06/Année N.

Livre journal unique

Date Libellé Banque Répartition
des dépenses
Répartition
des recettes
      Recettes Dépenses Loyer Dépenses
activités
Fournitures
de bureau
Cotisations
1 01/01/Année N Encaissement cotisations 500         500
2 12/02/Année N Paiement par chèque n°xxx des fournitures de bureau   100     100  
3 31/03/Année N Paiement par virement du loyer du mois d'avril 2009   50 50      
4 25/05/Année N Règlement de dépenses pour l'activité par chèque n°yyy   150   150    
5 30/06/Année N Encaissement cotisations 100         100
TOTAL 600 300 50 150 100 600
Solde 300          

Cas pratique

L'association "Le club des amis d'associathèque" est obligée d'ouvrir une caisse car elle réalise des dépenses en monnaie :

  • alimentation de la caisse le 01/07/Année N pour 100 €,
  • paiement d'un achat de timbres pour 10 € le 05/07/Année N.

Livre journal Banque

Date Libellé Répartition
des dépenses
Répartition
des recettes
Caisse
      Loyer Dépenses
activités
Fournitures
de bureau
Cotisations
1 01/01/Année N Encaissement cotisations       500  
2 12/02/Année N Paiement par chèque n°xxx des fournitures de bureau     100  
3 31/03/Année N Paiement par virement du loyer du mois d'avril 2009 50        
4 25/05/Année N Règlement de dépenses pour l'activité par chèque n°yyy   150      
5 30/06/Année N Encaissement cotisations       100  
6 01/07/Année N Alimentation de la caisse par retrait de la banque         100
TOTAL 50 150 100 600 100

Solde Banque à fin juillet Année N : 600-50-150-100-100 = 200.

Ce livre comptable vous permettra de calculer à tout moment le solde disponible de l'association, par différence entre les recettes et les dépenses. A comparer avec le solde figurant sur votre relevé de banque à fin juillet, s'il n'y a pas eu d'autres opérations en juillet.

Cette comparaison doit être réalisée tous les mois pour s'assurer que toutes vos opérations ont été correctement enregistrées.

A la fin de chaque mois, calculez le solde, que vous inscrirez sur la ligne "report à nouveau" au début du mois ou de l'exercice suivant (en recettes si c'est un excédent, en dépenses si c'est un déficit). Vous ferez de même en fin d'année, avant le passage à l'exercice suivant.

Mais le trésorier doit également contrôler les disponibilités réelles restant en banque en intégrant les opérations engagées mais non encore parues sur les relevés de banque. Il s'agit de votre véritable solde bancaire comptable.

Solde comptable bancaire = solde en banque
- chèques émis par l'association non encore débités par la banque
+ chèques reçus par l'association non encore crédités par la banque

C'est ce que l'on appelle un état de rapprochement qui doit faire l'objet de contrôles du trésorier. Cet état de rapprochement doit obligatoirement être réalisé à la fin de votre exercice.


Livre journal Caisse

Date Libellé Répartition des dépenses Répartition des recettes Banque
      Timbres Dépenses activités ... Cotisations ou autres libellés  
1 01/07/Année N Alimentation caisse par la banque         100
2 05/07/Année N Paiement en espèces de timbres 10        
TOTAL 10       100

Le solde de la caisse à fin juillet Année N est de 100 – 10 = 90. Il est impératif de vérifier à chaque fin de mois que le solde comptable de votre caisse corresponde bien au montant des espèces en caisse.


Livre journal Banque Recettes

Date Libellé Banque Répartition
des recettes
      Recettes Cotisations Dons Produits activité Subventions
1 01/01/Année N Encaissement cotisations 500 500      
2 30/06/Année N Encaissement cotisations 100 100      
TOTAL 600 600      

Livre journal Banque Dépenses

Date Libellé Banque Répartition
des dépenses
      Dépenses Loyer Dépenses
activités
Fournitures
de bureau
Autres frais
(à détailler par nature)
1 12/02/Année N Paiement par chèque n°xxx des fournitures de bureau 100     100  
2 31/03/Année N Paiement par virement du loyer du mois d'avril 2009 50 50      
3 25/05/Année N Règlement de dépenses pour l'activité par chèque n°yyy 150   150    
TOTAL 300 50 150 100  

Livre journal Caisse Dépenses

Date Libellé Caisse Répartition
des dépenses
      Dépenses Timbres Dépenses
activités
Fournitures
de bureau
Autres frais
(à détailler par nature)
1 12/02/Année N Paiement en espèces de timbres 10 10      
TOTAL 10 10      

Il faut bien constater que lorsqu'il y a peu d'opérations, le livre journal unique donne immédiatement, sans calcul intermédiaire, le solde du compte de banque.

A partir de ce(s) livre(s) journal(aux), vous établirez un compte de résultat où :

  • les dépenses seront présentées à droite,
  • les recettes présentées à gauche.

Compte de résultat

DEPENSES RECETTES
Nature Montant Nature Montant
Fournitures de bureau 100 Cotisations 600
Activités 150    
Loyer 50    
Timbres 10    
Total 310   600
Résultat positif
(excédent)
290
   
TOTAL GENERAL 600   600

Bilan

ACTIF PASSIF
Nature Montant Nature Montant
Actif immobilisé   Fonds associatifs  
Actif circulant   Résultat
290
Trésorerie   Dettes auprès
d'établissements
de crédit
 
Banque 200 Autres dettes  
Caisse 90    
TOTAL GENERAL 290   290

Comme vous pouvez le constater, nous retrouvons, dans le bilan, le résultat calculé dans le compte de résultat. Il s'agit de l'application du principe de partie double.