Classement des pièces comptables

Vos pièces comptables doivent être classées par nature et de façon chronologique.

Le classement de vos pièces comptables dépend :

  • d'une part de leur volume,
  • d'autre part de l'organisation de l'association et de son trésorier.

Conseil

Utilisez un rangement sous forme de classeur. Il y a moins de risque de perte de document que dans des pochettes.

Pour les petites associations :

  • un classeur « Banque » pour tous vos relevés bancaires et justificatifs des mouvements de banque (virement, remise de chèque, justificatifs de frais bancaire, etc.) ;

    Attention

    Pensez à ouvrir un classeur distinct par banque si vous avez plusieurs banques.

  • un classeur « Caisse » contenant tous les justificatifs payés par caisse ;

    Conseil

    Si vous avez beaucoup de dépenses réglées par caisse, et afin de ne pas oublier de dépenses, ouvrez un cahier de caisse (de type agenda journalier) ou vous reporterez le solde initial de caisse, les sorties de caisse, les entrées en caisse et le solde final jour par jour. Cette méthode vous permettra de contrôler rapidement à tout moment le solde théorique de caisse mentionné sur ce cahier, le solde réel d'espèces en caisse et à chaque fin de mois, le solde comptable du compte de caisse.

  • un classeur « Factures d'achat et de services acquittées » factures sur lesquelles vous inscrirez les dates et numéros de règlement (n° chèque) ;
  • un classeur « Note de frais », numérotées sans oublier leurs justificatifs ;
  • un classeur « Cotisations » pour suivre les cotisations reçues et celles non encore encaissées ;
  • un classeur « Factures clients » si l'association émet des factures sur lesquelles seront apposés la date de l'encaissement et le n° de la remise de chèque ou du virement comptable ;
  • un classeur pour les salaires et organismes sociaux, si nécessaire ;
  • un classeur pour les impôts, si nécessaire.

Pour les associations ayant beaucoup d'opérations comptables, il faudra multiplier les classeurs et en ouvrir davantage.

Conseil

N'hésitez pas à ouvrir un classeur « Immobilisations » regroupant les factures originales de chaque investissement acquis. Cela constitue un véritable gain de temps de recherche lorsque vous souhaitez mettre au rebut ou vendre une immobilisation. De plus, la durée de conservation de ces factures est plus longue que la durée de conservation des factures d'achat.

Conservation de vos pièces comptables

Ces pièces devront être conservées dans un lieu unique, le local de l'association, plutôt qu'au domicile de l'un des dirigeants !

Vous devez conserver certains de vos documents important pendant 30 ans, contrairement à la prescription commerciale qui est de 5 ans.

Documents à conserver 3 ans au minimum :

  • les souches de chéquiers bancaires et postaux,
  • les rapports des commissaires aux comptes (à compter de l'assemblée les approuvant),
  • le registre de présence des conseils d'administrations et des assemblées (nous vous conseillons de les garder au moins 10 ans pour faire face à d'éventuels litiges),
  • les factures d'eau,
  • les factures de téléphone.

Documents à conserver 5 ans :

  • les quittances de loyer,
  • le livre de paie à dater de sa clôture,
  • le double des bulletins de paie,
  • les quittances de gaz et d'électricité.

Documents à conserver 6 ans :

  • le journal des opérations bénévoles (document non imposé par le plan comptable mais recommandé par le CNVA), pour les associations ayant décidé de les valoriser au plan comptable,
  • les pièces comptables et les déclarations faites dans le cadre des activités de l'association et qui sont soumises à l'impôt sur les sociétés,
  • les avis d'imposition,
  • tous les documents fiscaux (déclaration d'impôt sur les bénéfices, de TVA, de taxe professionnelle, de taxe sur les salaires, reçus fiscaux émis, etc.),
  • les feuilles d'impôts locaux.

Documents à conserver 10 ans :

  • tous les documents comptables (comptes de résultat, bilans, factures clients et fournisseurs, documents bancaires, comptes annuels, livre-comptable, grand livre et livre d'inventaire, livre du personnel),
  • les pièces justificatives de la comptabilité : factures, pièces bancaires, etc.,
  • les contrats passés (le délai prend effet à la fin du contrat).

Documents à conserver 30 ans :

  • les titres de propriétés (nous vous conseillons toutefois de conserver ces documents toute la vie de l'association en matière de biens immobiliers),
  • les actes de ventes,
  • les actes de donation,
  • les documents relatifs aux subventions,
  • les procès-verbaux des assemblées générales, des conseils d'administration,
  • les feuilles de présence.

Documents à conserver toute la vie de l'association :