Un logiciel pour quoi faire ?

Nécessaire lorsque l'association a une activité importante

Il permet d'enregistrer les opérations dans le livre journal ou les journaux et le grand livre est renseigné directement, la balance également et très souvent le bilan et le compte de résultat sont alimentés directement à partir de la balance.

Obligatoire lorsque son activité se réalise au travers de plusieurs établissements

En effet, il est obligatoire, notamment dans le secteur médico-social, d'établir des comptes, par établissement, pour les autorités de tarification. Il serait impossible de satisfaire cette réglementation si l'association n'utilisait pas un logiciel comptable adapté.

S'assurer de la fiabilité de la comptabilité

L'utilisation d'un logiciel comptable permet de s'assurer de la fiabilité de vos enregistrements. Le logiciel comptable détecte une anomalie lorsque l'enregistrement en partie double n'est pas équilibré.

Un bon outil pour les associations réalisant peu d'opérations

Mais l'utilisation d'un logiciel comptable peut être un outil utile pour les petites associations.

En effet, même si les opérations sont peu nombreuses, le logiciel comptable présente souvent l'intérêt de mettre en place des masques de saisie simplifiés, permettant à un néophyte d'enregistrer les opérations de l'association comme s'il s'agissait d'un tableur.

On lui demande si l'opération est une recette, et il est dirigé vers le journal des recettes, ou si l'opération est une dépense, et il est automatiquement dirigé vers un journal de dépenses.

Souvent un masque apparait lui demandant uniquement la date de l'opération, la nature de la charge, le libellé de l'opération et son montant. La partie double est gérée directement par l'ordinateur. Egalement, les opérations bancaires peuvent faire l'objet d'un téléchargement automatisé qui évite de ressaisir une grande partie des informations propres à chaque écriture.

Un logiciel comptable permet d'autres utilisations

Très souvent, les logiciels comptables présents sur le marché comportent d'autres outils pouvant être utiles à l'association, tels que par exemple la gestion des adhérents (nom, adresse, date d'adhésion, paiement de la cotisation...) ou la gestion des activités.

Comment le choisir ?

Pour une petite association, son choix doit être commandé par la simplicité d'utilisation.

Les éditeurs de logiciels proposent généralement une démonstration préalable (généralement de 15 jours) et il est impératif de bien comprendre le masque simplifié de saisie.

Il peut être également choisi pour ses autres fonctions présentées pouvant aider l'association dans sa gestion.

Pour une association ayant une activité importante, il est important d'avoir un logiciel qui puisse se coupler avec des logiciels de suivi d'activité plus développés, ou un logiciel de paie, évitant ainsi de saisir les écritures liées à la facturation ou à la paye.

Conseil

Demandez conseil à votre banquier ou à votre expert-comptable.

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