Principes fondateurs

La réglementation comptable, et plus particulièrement le Plan comptable général, s'applique aux associations qui établissent des comptes annuels.

Lorsque l'association n'est pas tenue d'établir des comptes annuels, elle n'a pas l'obligation de tenir une comptabilité dite « en partie double ».

Pour peu que cette association n'ait pas d'activité importante et peu d'opérations, elle peut tenir une comptabilité de trésorerie simplifiée. Seuls les mouvements de trésorerie (les opérations indiquées sur le relevé bancaire et les opérations en monnaie) sont enregistrés au cours de l'exercice. Communément, les professionnels de la comptabilité appellent ce dispositif « comptabilité recettes-dépenses ».

Pour celles qui ont l'obligation d'établir des comptes annuels, ou qui le souhaitent pour avoir une comptabilité plus fiable, la comptabilité doit être tenue en « comptabilité d'engagement ». L'ensemble des opérations réalisées sont enregistrées qu'elles soient payées ou non, qu'elles soient encaissées ou non.

La comptabilité, pour avoir une image fiable dans les informations fournies, doit respecter plusieurs principes :

  • l'image fidèle (Art. 120-1 du règlement C.R.C. 99-03) : il s'agit de donner une information comptable représentant la situation économique de l'association. Pensez à inclure le bénévolat 
  • la continuité (Art. 120-1 du règlement C.R.C. 99-03) : l'association doit enregistrer ses opérations dans une logique de poursuite d'activité sur les exercices suivants. 
  • la permanence des méthodes et comparabilité (Art. 120-4 et Art. 130-5 du règlement C.R.C. 99-03) : les mêmes règles et procédures comptables sont utilisées pour chaque exercice afin que les informations soient comparables ; 
  • l'indépendance des exercices : les charges et les produits doivent être rattachés à l'exercice concerné en faisant abstraction des dates d'encaissement et de décaissement (par exemple, les subventions sont à rattacher à l'exercice concerné même si elles ne sont pas encore perçues) 
  • la régularité et sincérité (Art. 120-2 du règlement C.R.C. 99-03) : respect des lois et de la réglementation 
  • la prudence (Art. 120-3 du règlement C.R.C.99-03) : les produits sont comptabilisés lorsqu'ils sont réalisés tandis que les charges sont prises en compte dès que leur réalisation est probable. Il est nécessaire de tenir compte des pertes probables (par exemple, une charge budgétée sur plusieurs années doit être comptabilisée même si elle n'est pas décaissée).

Etapes à respecter

L'organisation d'une comptabilité repose sur des étapes successives à respecter :

Collecte et interprétation des pièces comptables.

Il s'agit d'analyser l'opération à traiter pour la traduire en langage comptable. Il est indispensable de déterminer si l'opération réalisée est une recette, une dépense, un achat, une vente, etc.

Conseil

Il convient également de trier les pièces comptables par nature et de les classer par ordre chronologique. Vous devez conserver tous vos documents comptables.

Toutes recettes et toutes dépenses doivent obligatoirement être appuyées par une « pièce justificative ».

Enregistrement des opérations dans le livre journal

La tenue d'un livre journal ou de plusieurs journaux auxiliaires est obligatoire pour les associations qui appliquent le Plan Comptable Général (PCG) décliné aux associations

Le livre journal doit comporter les informations suivantes :

  • la date de l'opération,
  • l'intitulé du compte concerné ainsi que son numéro,
  • le libellé de l'opération, c'est-à-dire une explication résumée de l'opération et une annotation permettant de retrouver la référence de la pièce comptable.

L'enregistrement de l'ensemble des informations concernant une opération est généralement appelée une écriture.

Une association qui a peu de recettes et de dépenses pourra ouvrir un seul journal retraçant l'ensemble des opérations relatives aux recettes et aux dépenses enregistrées chronologiquement. Chaque enregistrement doit faire référence à la pièce justificative.

Dans les petites associations, il permet de recenser, au jour le jour, l'ensemble des paiements et des recettes.

Généralement, les autres associations, soumises aux obligations du PCG, ouvrent plusieurs journaux auxiliaires.

La forme physique du livre journal n'est pas imposée. Il peut être un registre papier. Généralement le livre journal est un document informatique, soit sous tableur, soit directement issu d'un logiciel informatique.

Bon à savoir

La définition du livre journal mentionne que les opérations doivent être enregistrées au jour le jour. Cela ne veut pas dire qu'il faut enregistrer tous les jours. Toutefois, ne tardez pas à enregistrer les opérations effectuées pour ne pas prendre le risque de perdre des pièces comptables ou d'oublier d'en enregistrer certaines. La fréquence d'enregistrement dépendra de la rigueur de votre classement.

Conseil

Pensez à apposer une mention « Comptabilisé » sur chaque pièce comptable enregistrée.