Vous êtes une association ayant peu d'opérations : vous aurez une comptabilité de trésorerie ou comptabilité appelée « Recettes-Dépenses ».

Votre livre comptable sera tenu sur un tableur ou sur un tableau papier (moins pratique pour faire les additions).

Trois possibilités :

  • un livre journal unique
  • un livre journal par support de trésorerie, par exemple un journal pour la banque et un journal pour la caisse,
  • un journal pour les recettes et un journal pour les dépenses.

Cas pratique

Les opérations de l'association « Le club des amis d'associathèque » sont les suivantes :

  • versement en banque à la constitution de l'association des premières cotisations pour 500 €, le 01/01/Année N
  • achats de fournitures de bureau pour 100 €, le 12/02/Année N
  • paiement du loyer du local utilisé par l'association pour 50 € le 31/03/Année N
  • dépenses pour l'activité de l'association : 150 €, le 25/05/Année N
  • réception de cotisations complémentaires pour 100 €, le 30/06/Année N
Livre journal unique
Date Libellés Banque Répartition des dépenses Répartition des recettes
      Recettes Dépenses Loyer Dépenses activités Fournitures de bureau Cotisations
1 01/01/Année N Encaissement cotisations 500         500
2 12/02/Année N Paiement par chèque n° xxx des fournitures de bureau   100     100  
3 31/03/Année N Paiement par virement du loyer du mois d'avril 2009   50 50      
4 25/05/Année N Règlement de dépenses pour l'activité par chèque n° yyy   150   150    
5 30/06/Année N Encaissement cotisations 100         100
    Total 600 300 50 150 100 600
    Solde 300          
Livre journal unique
1
Date 01/01/Année N
Libellés Encaissement cotisations
Banque Recettes 500
Dépenses  
Répartition des dépenses Loyer  
Dépenses activités  
Fournitures de bureau  
Répartition des recettes Cotisations 500
Livre journal unique
2
Date 12/02/Année N
Libellés Paiement par chèque n° xxx des fournitures de bureau
Banque Recettes  
Dépenses 100
Répartition des dépenses Loyer  
Dépenses activités  
Fournitures de bureau 100
Répartition des recettes Cotisations  
Livre journal unique
3
Date 31/03/Année N
Libellés Paiement par virement du loyer du mois d'avril 2009
Banque Recettes  
Dépenses 50
Répartition des dépenses Loyer 50
Dépenses activités  
Fournitures de bureau  
Répartition des recettes Cotisations  
Livre journal unique
4
Date 25/05/Année N
Libellés Règlement de dépenses pour l'activité par chèque n° yyy
Banque Recettes  
Dépenses 150
Répartition des dépenses Loyer  
Dépenses activités 150
Fournitures de bureau  
Répartition des recettes Cotisations  
Livre journal unique
5
Date 30/06/Année N
Libellés Encaissement cotisations
Banque Recettes 100
Dépenses  
Répartition des dépenses Loyer  
Dépenses activités  
Fournitures de bureau  
Répartition des recettes Cotisations 100
Livre journal unique
  Total Solde
Recettes 600 300
Dépenses 300  
Loyer 50  
Dépenses activités 150  
Fournitures de bureau 100  
Cotisations 600  

L'association « Le club des amis d'associathèque » est obligée d'ouvrir une caisse car elle réalise des dépenses en monnaie :

  • alimentation de la caisse le 01/07/Année N pour 100 €
  • paiement d'un achat de timbres pour 10 € le 05/07/Année N
Livre journal Banque
Date Libellés Répartition des dépenses Répartition des recettes Caisse
  Loyer Dépenses Fournitures de bureau Cotisations  
1 01/01/Année N Encaissement cotisations       500  
2 12/02/Année N Paiement par chèque n° xxx des fournitures de bureau     100    
3 31/03/Année N Paiement par virement du loyer du mois d'avril 2009 50        
4 25/05/Année N Règlement de dépenses pour l'activité par chèque n° yyy   150      
5 30/06/Année N Encaissement cotisations       100  
6 01/07/Année N Alimentation de la caisse par retrait de la banque         100
  Total 50 150 100 600 100
Livre journal Banque
1
Date 01/01/Année N
Libellés Encaissement cotisations
Répartition des dépenses Loyer  
Dépenses  
Fournitures de bureau  
Répartition des recettes Cotisations 500
Caisse  
Livre journal Banque
2
Date 12/02/Année N
Libellés Paiement par chèque n° xxx des fournitures de bureau
Répartition des dépenses Loyer  
Dépenses  
Fournitures de bureau 100
Répartition des recettes Cotisations  
Caisse  
Livre journal Banque
3
Date 31/03/Année N
Libellés Paiement par virement du loyer du mois d'avril 2009
Répartition des dépenses Loyer 50
Dépenses  
Fournitures de bureau  
Répartition des recettes Cotisations  
Caisse  
Livre journal Banque
4
Date 25/05/Année N
Libellés Règlement de dépenses pour l'activité par chèque n° yyy
Répartition des dépenses Loyer  
Dépenses 150
Fournitures de bureau  
Répartition des recettes Cotisations  
Caisse  
Livre journal Banque
5
Date 30/06/Année N
Libellés Encaissement cotisations
Répartition des dépenses Loyer  
Dépenses  
Fournitures de bureau  
Répartition des recettes Cotisations 100
Caisse  
Livre journal Banque
6
Date 01/07/Année N
Libellés Alimentation de la caisse par retrait de la banque
Répartition des dépenses Loyer  
Dépenses  
Fournitures de bureau  
Répartition des recettes Cotisations  
Caisse 100
Livre journal Banque
  Total
Loyer 50
Dépenses 150
Fournitures de bureau 100
Cotisations 100
Caisse 100

Solde Banque à fin juillet Année N : 600 – 50 – 150 – 100 – 100 = 200.

Ce livre comptable vous permettra de calculer à tout moment le solde disponible de l'association, par différence entre les recettes et les dépenses. A comparer avec le solde figurant sur votre relevé de banque à fin juillet, s'il n'y a pas eu d'autres opérations en juillet.

Cette comparaison doit être réalisée tous les mois pour s'assurer que toutes vos opérations ont été correctement enregistrées.

A la fin de chaque mois, calculez le solde, que vous inscrirez sur la ligne « report à nouveau » au début du mois ou de l'exercice suivant (en recettes si c'est un excédent, en dépenses si c'est un déficit). Vous ferez de même en fin d'année, avant le passage à l'exercice suivant.

Mais le trésorier doit également contrôler les disponibilités réelles restant en banque en intégrant les opérations engagées mais non encore parues sur les relevés de banque. Il s'agit de votre véritable solde bancaire comptable.

Solde comptable bancaire =  solde en banque
– chèques émis par l'association non encore débités par la banque
+ chèques reçus par l'association non encore crédités par la banque.

C'est ce que l'on appelle un état de rapprochement qui doit faire l'objet de contrôles du trésorier. Cet état de rapprochement doit obligatoirement être réalisé à la fin de votre exercice.

Livre journal Caisse
Date Libellés Répartition des dépenses Répartition des recettes Caisse
  Timbres Dépenses activités ... Cotisations ou autre libellé  
1 01/07/Année N Alimentation caisse par la banque         100
2 05/07/Année N Paiement en espèces de timbres 10        
  Total 10       100
Livre journal Caisse
1
Date 01/07/Année N
Libellés Alimentation caisse par la banque
Répartition des dépenses Timbres  
Dépenses  
...  
Répartition des recettes Cotisations  
Caisse 100
Livre journal Caisse
2
Date 05/07/Année N
Libellés Paiement en espèces de timbres
Répartition des dépenses Timbres 10
Dépenses  
Fournitures de bureau  
Répartition des recettes Cotisations  
Caisse  
Livre journal unique
  Total
Timbres 10
Dépenses  
Fournitures de bureau  
Cotisations  
Caisse 100

Le solde de la caisse à fin juillet Année N est de 100 – 10 = 90. Il est impératif de vérifier à chaque fin de mois que le solde comptable de votre caisse corresponde bien au montant des espèces en caisse.

Livre journal Banque Recettes
Date Libellés Banque Répartition des recettes
  Recettes Cotisations Dons Produits activité Subventions
1 01/01/Année N Encaissement cotisations 500 500      
2 30/06/Année N Encaissement cotisations 100 100      
  Total 600 600      
Livre journal Caisse
1
Date 01/01/Année N
Libellés Encaissement cotisations
Banque Recettes 500
Répartition des recettes Cotisations 500
Dons  
Produits activité  
Subventions  
Livre journal Caisse
2
Date 30/06/Année N
Libellés Encaissement cotisations
Banque Recettes 100
Répartition des recettes Cotisations 100
Dons  
Produits activité  
Subventions  
Livre journal Caisse
  Total
Recettes 600
Cotisations 600
Dons  
Produits activité  
Subventions  
Livre journal Banque Recettes
Date Libellés Banque Répartition des dépenses  
  Dépenses Loyer Dépenses activités Fournitures de bureau Autres frais (à détailler par nature)
1 12/02/Année N Paiement par chèque n° xxx des fournitures de bureau 100     100  
2 31/03/Année N Paiement par virement du loyer du mois d'avril 2009 50 50      
3 25/05/Année N Règlement de dépenses pour l'activité par chèque n° yyy 150   150    
  Total 300 50 150 100  
Livre journal Banque Dépenses
1
Date 01/01/Année N
Libellés Encaissement cotisations
Banque Dépenses 100
Répartition des recettes Loyer  
Dépenses activités  
Fournitures de bureau 100
Autres frais (à détailler par nature)  
Livre journal Banque Dépenses
2
Date 31/03/Année N
Libellés Paiement par virement du loyer du mois d'avril 2009
Banque Dépenses 50
Répartition des recettes Loyer 50
Dépenses activités  
Fournitures de bureau  
Autres frais (à détailler par nature)  
Livre journal Banque Dépenses
3
Date 25/05/Année N
Libellés Règlement de dépenses pour l'activité par chèque n° yyy
Banque Dépenses 150
Répartition des recettes Loyer  
Dépenses activités 150
Fournitures de bureau  
Autres frais (à détailler par nature)  
Livre journal Banque Dépenses
  Total
Dépenses 300
Loyer 50
Dépenses activités 150
Fournitures de bureau 100
Autres frais (à détailler par nature)  
Livre journal Caisse Dépenses
Date Libellés Caisse Répartition des dépenses  
  Dépenses Timbres Dépenses activités Fournitures de bureau Autres frais (à détailler par nature)
1 05/07/Année N Paiement en espèces de timbres 10 10      
    Total 10 10      
Livre journal Caisse Dépenses
1
Date 05/07/Année N
Libellés Paiement en espèces de timbres
Caisse Dépenses 10
Répartition des dépenses Timbres 10
Dépenses activités  
Fournitures de bureau  
Autres frais (à détailler par nature)  
Livre journal Caisse Dépenses
  Total
Dépenses 10
Timbres 10
Dépenses activités  
Fournitures de bureau  
Autres frais (à détailler par nature)  

Il faut bien constater que lorsqu'il y a peu d'opérations, le livre journal unique donne immédiatement, sans calcul intermédiaire, le solde du compte de banque.

A partir de ce(s) livre(s) journal (aux), vous établirez un compte de résultat où :

  • les dépenses seront présentées à droite,
  • les recettes présentées à gauche.
Compte de résultat
Dépenses Recette
Nature Montant Nature Montant
Fournitures de bureau 100 Cotisations 600
Activité 150    
Loyer 50    
Timbres 10    
Résultat positif (excédent) 290    
Total Général 600   600
Bilan
Actif Passif
Nature Montant Nature Montant
Actif immobilisé   Fonds associatifs  
Actif circulant   Résultat 290
Trésorerie   Dettes auprès d'établissement de crédit  
Timbres 10    
Banque 200 Autres dettes  
Caisse 90    
Total Général 290   290

Comme vous pouvez le constater, nous retrouvons, dans le bilan, le résultat calculé dans le compte de résultat. Il s'agit de l'application du principe de partie double.

Pensez à demander le livre comptable du Crédit Mutuel à votre Caisse locale.

Le classement du plan comptable

La comptabilité est un système de classement des opérations selon leur nature. Elle est codifiée. Cette codification s'appelle le plan comptable général (PCG).

Sa structure :

Il s'agit d'une codification décimale (appelée « classe comptable »).

Classe Nature des Comptes
Bilan 1 Comptes de capitaux
2 Comptes d'immobilisation
3 Comptes de stocks
4 Comptes de tiers
5 Comptes financiers
Compte de résultat 6 Comptes de charges
7 Comptes de produits
Volontariat 8 Comptes de contributions volontaires

Chaque rubrique à deux chiffres peut elle-même être subdivisée en sous rubriques (à 3 ou 4 chiffres), appelée « compte », si cela est utile. (cf plan comptable en téléchargement)

En fonction de sa nature, chaque opération sera enregistrée dans un compte.

Exemples

  • les fournitures de bureau seront enregistrées dans un compte de charges (ou dépenses pour les petites associations) donc dans un compte de la classe 6, soit le compte 606 400 « Fournitures administratives »,
  • les cotisations seront enregistrées dans un compte de produits (ou recettes pour les petites associations) donc dans un compte de la classe 7, soit le compte 756 « Cotisations »,
  • les acquisitions d'investissements (matériel de transport) sont enregistrées dans un compte de bilan et plus précisément dans un compte de la classe 2, soit le compte 218 300 « Matériel de transport »,
  • les dettes auprès des fournisseurs sont enregistrées dans un compte de bilan soit dans le compte de la classe 4, soit le compte 401 « Fournisseurs ».

C'est ainsi qu'à partir d'un journal, les opérations de même nature sont transposées dans un compte particulier, qui donne le grand livre, qui est ensuite centralisé dans une balance, qui elle-même servira à l'élaboration du compte de résultat et du bilan.