Chaque opération pourrait être enregistrée directement dans le compte de résultat et dans le compte de bilan, avec des signes + et des signes – selon qu'il faille augmenter ou diminuer les postes de ces deux documents.

Mais il devient très vite difficile d'appliquer cette méthode dès lors que les opérations sont plus nombreuses.

Il existe donc des supports d'enregistrement appelés « comptes ».

A chaque poste du bilan ou du compte de résultat correspond au minimum un compte dans lequel sont enregistrés, de manière chronologique, les différents mouvements qui l'affectent.

C'est cette méthode qui est utilisée lorsque vous enregistrez vos opérations dans le livre journal.

Chaque opération concerne au minimum deux comptes (partie double).

Toute opération s'analyse toujours comme un emploi et une ressource.

Les achats de biens et de prestations, les charges liées aux personnels, les impôts, en bref les dépenses sont considérés comme des emplois. Les produits (recettes) sont des ressources pour l'association.

Les actifs de l'association sont bien des emplois (immobilisations utilisées pour l'activité, stocks utilisés pour l'activité, les créances sont, tant qu'elles ne sont pas réglées, un emploi pour l'association, la trésorerie est un emploi des fonds associatif).

Les passifs sont des ressources (emprunts, dettes non encore payées, résultat).

Un compte obéit aux conventions suivantes :

  • toute augmentation d'emploi ou diminution de ressource se note à la gauche d'un compte = Débit
  • toute augmentation de ressource ou diminution d'emploi se note à la droite d'un compte = Crédit

Cas pratique

L'association « Le club des amis d'associathèque » a encaissé des sommes issues d'une manifestation qu'elle a réalisée pour 1 000 €, des dons pour 500 € et des cotisations pour 400 €.

Il s'agit de ressources pour l'association, donc ces opérations seront enregistrées à la droite du compte, au crédit.

Produits d'activité Dons Cotisations Banque
Débit Crédit Débit Crédit Débit Crédit Débit Crédit
  1 000 €   500 €   400 € 1 900 €  
    Et l'ensemble de ces encaissements ont été remis à la banque (emploi). L'enregistrement comptable, appelé écriture comptable, est équilibré puisque le total des ressources (crédit) est égal au total des emplois (débit).

Cas pratique

L'association « Le club des amis d'associathèque » a acquis un véhicule pour un montant de 10 000 € financé pour 8 000 € par emprunt et pour 2 000 € avec les fonds qui se trouvaient en banque.

Cette opération est analysée comme :

  • un emploi pour l'achat du véhicule qui doit servir à la réalisation de l'activité,
  • une ressource pour l'emprunt puisqu'il s'agit d'un apport de trésorerie (certes momentané car il faudra le rembourser),
  • une diminution d'emploi pour l'utilisation des fonds présents à la banque.
Immobilisation : Matériel de transport Emprunt Banque
Débit Crédit Débit Crédit Débit Crédit
10 000 €     8 000 €   2 000 €
     

Cas pratique

L'association « les amis d'associathèque » a employé du personnel pour réaliser sa manifestation. Le salaire brut de ce salarié est de 1 000 €, les charges sociales du salarié de 100 €. Il s'agit d'emplois.

Son salaire net payé est donc de 900 €.

Les charges sociales patronales s'élèvent à 300 € (emplois)

L'association paye aux organismes sociaux les charges salariales et patronales.

Le mouvement de trésorerie correspondant aux règlements de ces diverses dépenses est une diminution d'emplois.

Charges : Rémunérations Charges : Charges sociales patronales Banque
Débit Crédit Débit Crédit Débit Crédit
1 000 €   300 €     900 €
          400 €
     

La comptabilité d'engagement

La comptabilité dite d'engagement est obligatoire pour toutes les associations soumises à l'obligation d'élaborer des comptes annuels et à se référer aux principes du plan comptable.

Les opérations sont enregistrées dans les comptes dès lors qu'elles sont engagées par l'association. Il importe peu qu'il y ait eu un mouvement de trésorerie.

On ne parle donc plus de recettes et de dépenses mais de produits et de charges.

Les produits sont des ressources (crédit) et les charges, des emplois (débit).

C'est pourquoi il existe des comptes appelés comptes de tiers, qui permettent d'équilibrer les opérations tant qu'elles n'ont pas subi un mouvement de trésorerie (encaissement ou décaissement).

Les opérations sont engagées dès que l'association est d'accord sur la chose et le prix.

Pour les achats :

Dès qu'elle est d'accord sur la chose et le prix. Il se peut que les biens ne soient pas encore livrés. Mais par mesure de simplification, on enregistre l'opération dès que l'association a reçu une facture.

Pour les produits :

Par mesure de simplification, on admet que l'opération est engagée dès que la facture est émise, ou un contrat est signé (une décision d'octroi pour les subventions ou un emprunt, par exemple). Il se peut que certains produits soient considérés comme engagés par la décision du tiers. Par exemple pour les dons, c'est la remise, la réception du chèque qui marque l'engagement du donateur de donner.

Dans ces conditions, l'écriture comptable passera directement par le compte banque.

Cas pratique

L'association « Le club des amis d'associathèque » achète des denrées alimentaires à un grossiste pour l'organisation de sa manifestation, à hauteur de 1 000 €. Elle a reçu la facture.

Ce montant a été réglé à la fin du mois au fournisseur, donc pas instantanément.

L'achat de denrées alimentaires est une charge pour l'association (un emploi – débit).

La ressource est constituée par le fait que le fournisseur octroie un délai de paiement (fait crédit pendant un laps de temps à l'association).

Achats de marchandises Fournisseurs X
Débit Crédit Débit Crédit
1 000 €     1 000 €
   

Au moment du paiement, l'association annule sa dette (diminution de ressources) par une diminution des fonds en banque (diminution d'emplois).

Fournisseurs X Banque
Débit Crédit Débit Crédit
1 000 €     1 000 €