Les produits de l'association

Quels produits pour l'association ?

Les ressources d'une association peuvent être distinguées selon leur provenance :

  • certaines proviennent des membres (les cotisations, les apports),
  • d'autres, de tiers (les dons et libéralités, les subventions),
  • d'autres, enfin, proviennent de l'activité (le produit des ventes ou prestations de services, les produits financiers).

Comment les enregistrer ?

Les produits sont enregistrés dans les comptes de la classe « 7 - Comptes de produits ».

Les produits courants, présentant un caractère répétitif, sont ventilés selon leur nature dans les comptes d'exploitation suivants :

  • « 70 - Ventes de produits fabriqués, de prestations de services et de marchandises » à ventiler en fonction des activités développées et des besoins internes de gestion ;
  • « 74 - Subventions de fonctionnement » à ventiler selon les différents financeurs ;
  • « 75 - Autres produits de gestion courante » dont les comptes « 754 - Collectes » et « 756 - Cotisations reçues des adhérents ».

Qu'est-ce qu'une cotisation et comment l'enregistrer ?

La cotisation est une somme d'argent versée par les membres pour adhérer à l'association ou bénéficier de ses services. Le principe de la cotisation est souvent prévu par les statuts et son montant voté en assemblée générale. Dans certaines associations, ce montant est parfois symbolique. Dans d'autres, il permet de contribuer au financement du fonctionnement de l'organisme.

Cas pratique

L'association « Le club des amis d'associathèque » perçoit le 15 janvier 2012, 7 500 € de cotisations de ses membres au titre de l'exercice Année N.

Enregistrement de l'encaissement des cotisations
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Banque Encaissement de cotisations 15/01/Année N 512 - Banque 7 500  
Banque Encaissement de cotisations 15/01/Année N 756 - Cotisations reçues des adhérents   7 500

Dons manuels

Qu'est-ce qu'un don manuel et comment l'enregistrer ?

Le don manuel est un geste délibéré, sans contrepartie pour la personne qui l'effectue. Il peut se définir comme le versement d'une somme d'argent ou la transmission à titre gratuit de matériel, de mobilier ou de tout autre bien meuble sans que l'opération ait donné lieu à la rédaction d'un acte notarié. Le don manuel se distingue de la donation lorsque son montant n'affecte pas de façon significative le patrimoine du donateur.

Toute association déclarée peut, sans aucune autorisation spéciale, recevoir des dons manuels. Ce n'est pas pour cela qu'elles sont toutes habilitées à émettre des reçus fiscaux (voir infra).

L'association peut solliciter des dons pour financer un projet particulier, par exemple, l'organisation d'une manifestation, la rénovation d'une œuvre d'art ou bien la construction d'un local pour une activité particulière.

Les appels à générosité peuvent également représenter une des sources fondamentales de certaines associations. C'est le cas, notamment, des œuvre humanitaires ou à caractère social ou socio-éducatif.

Le donateur qui fait un don pour le projet en question, décide de son affectation. On parle d'un don affecté.

L'enregistrement comptable sera différent selon qu'il est affecté ou non.

Si l'association reçoit habituellement des dons (chaque année), ceux-ci doivent être comptabilisés dans un compte 7581 « Dons manuels non affectés » ou 7582 « Dons manuels affectés ».

Si les dons reçus ne constituent pas une ressource récurrente et sont exceptionnels, il convient de les comptabiliser dans les produits exceptionnels dans un compte :

  • 7718 - « Autres produits exceptionnels sur opérations de gestion » pour les dons exceptionnels non affectés ;
  • 7713 - « Libéralités reçues » pour les dons exceptionnels affectés faisant l'objet d'un acte officiel.
Schéma d'écriture pour les dons non affectés
Date Compte Nature Débit Crédit
31/12/Année N 512xxx - Banque XXX Don Mme Y - chèque n° 789 100  
31/12/Année N 512xxx - Banque XXX Don Mme Y - chèque n° 789   100

Ou

Date Compte Nature Débit Crédit
31/12/Année N 512xxx - Banque XXX Don M. et Mme Z - chèque n° 123 500  
31/12/Année N 512xxx - Banque XXX Don M. et Mme Z - chèque n° 123   500

L'association sollicite des dons pour un projet particulier et les donateurs qui répondent à cette sollicitation expriment leur volonté de faire un don pour ce projet. On parle alors de dons affectés.

Les dons affectés à un projet particulier ne sont pas nécessairement consommés en totalité durant l'exercice au cours duquel ils ont été perçus.

En fin d'exercice, la partie non consommée du don affecté sera enregistrée au compte « 6895 - Engagements à réaliser sur dons manuels affectés » via un compte « 195 - Fonds dédiés sur dons manuels affectés ».

Au cours des exercices suivants, la partie consommée du don manuel est reprise dans un compte de produits au rythme de la réalisation du projet : le montant consommé du compte « 195 - Fonds dédiés sur dons manuels affectés » est alors repris progressivement par le crédit du compte « 7895 - Report des ressources non utilisées provenant des dons manuels des exercices antérieurs ».

Ce système de comptabilisation permet ainsi d'affecter la ressource constitutive de la part des dons reçus affectés à l'exercice pour lequel elle a été effectivement attribuée et utilisée.

Cas pratique

Les dons manuels affectés

L'association « Le club des amis d'associathèque » sollicite des dons pour financer un projet particulier.

Elle a estimé qu'il fallait 10 000 € pour le mener à bien.

En Année N l'association a reçu tout au long de l'année, des dons pour une valeur totale de 10 000 € dont le dernier de M. et Mme Z, reçu le 31 décembre Année N, d'un montant de 1 000 €, le chèque étant daté du 28 décembre année N. L'association l'a mis en encaissement tout début janvier N + 1.

Le projet n'a pas encore démarré, les dons reçus ne sont pas consommés.

En N + 1, l'association a engagé 5 000 € de dépenses sur ce projet.

Encaissement du don de M. et Mme Z :

Bien que le don de M. et Mme Z ait été encaissé début 2016, la datation, l'envoi et la réception du chèque en année N expriment la volonté des donateurs de faire leur don en Année N ; il peut donc être comptabilisé en Année N.

Date Compte Nature Débit Crédit
Date Compte Nature Débit Crédit
28/12/Année N 512 - Banque XXX Don M. et Mme Z - chèque n° 123 1 000  
28/12/Année N 7582 - Dons manuels affectés Don M. et Mme Z - chèque n° 123   1 000

L'ensemble des dons est comptabilisé dans le compte 7582 - Dons manuels affectés, pour un montant de 10 000 €.

Au 31 décembre Année N, le projet n'a pas débuté. Ce don et d'autres dons reçus ne sont donc pas consommés. Afin de ne pas avoir d'incidence sur le résultat de l'Année N, il convient d'enregistrer l'écriture suivante :

Date Compte Nature Débit Crédit
31/12/Année N 6895 - Engagements à réaliser sur dons manuels affectés Dons sur projet X non consommés 10 000  
31/12/Année N 195 - Fonds dédiés sur dons manuels affectés Dons sur projet X non consommés   10 000

En Année N + 1, l'association a débuté son projet et a engagé des dépenses pour 5 000 €. Ces dépenses ont été enregistrées dans chaque compte de charges par nature.

Il est donc nécessaire de « consommer » les dons à hauteur des dépenses engagées.

Date Compte Nature Débit Crédit
31/12/N + 1 195 - Fonds dédiés sur dons manuels affectés Consommation des dons sur projet X 5 000  
31/12/Année N 7895 - Report des ressources non utilisées provenant des dons manuels des exercices antérieurs Consommation des dons sur projet X   5 000

Fin Année N + 1, le solde du compte « 195 - Fonds dédiés sur dons manuels affectés » est de 5 000 € correspondant aux dons qu'il reste à consommer sur N + 2.

Générosité du public

Qu'est-ce qu'un produit issu de la générosité du public et comment l'enregistrer ?

Toute association qui souhaite faire une campagne d'appel à la générosité publique est tenue d'en faire la déclaration préalable auprès de la préfecture du département de son siège et d'établir un compte d'emploi des ressources collectées, lorsque cette campagne remplit certaines conditions :

  • elle a pour but de soutenir une cause scientifique, sociale, familiale, humanitaire, philanthropique, éducative, sportive, culturelle ou concourant à la défense de l'environnement ;
  • elle est menée, soit sur la voie publique, soit en utilisant des moyens de communication (affichage, presse, audiovisuel, voie postale ou procédés de télécommunication).

En l'état actuel de la règlementation, suite à l'ordonnance n° 2015-904 du 25 juillet 2015 de simplification pour les associations, l'obligation de déclarer les campagnes d'appel, d'une part, et l'établissement du Compte d'Emploi des Ressources, d'autre part, est soumise à des seuils dont les montants ne sont pas encore connus (décembre 2017).

Les dons non affectés présentent un caractère exceptionnel et sont enregistrés dans le compte « 7718 - Autres produits exceptionnels sur opérations de gestion ».

Les dons affectés présentent généralement un caractère exceptionnel et seront donc enregistrés lors de leur perception dans un compte de la rubrique « 77 - Produits exceptionnels » et plus précisément au compte « 7713 - Dons et Libéralités reçues ».

Par contre, si les dons ont un caractère répétitif (exemple campagnes annuelles de collecte), ils sont enregistrés dans un compte « 754 - Collectes ».

Comme pour les dons manuels, les dons qui ont été affectés à un projet (par exemple affectés à l'aide humanitaire liée au tsunami), peuvent ne pas être complètement utilisés dans l'exercice ou dans l'année. Ils devront donc faire l'objet d'un enregistrement dans les comptes de « Fonds dédiés ».

Cas pratique

Les produits issus de la générosité du public

L'association « Le club des amis d'associathèque » a perçu, le 18 avril N, 3 500 € de don affecté à un projet particulier.

Au titre de l'exercice Année N + 1, 1 250 € ont été consommés ; le reliquat de 2 250 € est consommé dès le 1er trimestre Année N + 2.

Enregistrement du don encaissé
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Banque Encaissement du don 18/04/N 512 - Banque 3 500  
Banque Encaissement du don 18/04/N 7718 - Autres produits exceptionnels sur opérations de gestion   3 500
Enregistrement de la partie non utilisée au 31/12/N + 1
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Opérations diverses Fonds dédiés 31/12/N + 1 6895 - Engagements à réaliser sur dons affectés 2 250  
Opérations diverses Fonds dédiés 31/12/N + 1 195 - Fonds dédiés sur dons manuels affectés   2 250
Enregistrement de la partie utilisée sur l'exercice précédent
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Opérations diverses Fonds dédiés 31/12/N + 2 195 - Fonds dédiés sur dons manuels affectés 2 250  
Opérations diverses Fonds dédiés 31/12/N + 2 7895 - Report des ressources non utilisées provenant des dons manuels affectés   2 250

Par contre, si les dons ont un caractère répétitif (exemple campagnes annuelles de collecte), ils sont enregistrés dans un compte 754 - Collectes.

Les subventions de fonctionnement

Qu'est-ce qu'une subvention de fonctionnement et comment l'enregistrer ?

La loi du 31 juillet relative à l'économie sociale et solidaire a donné une définition légale de la subvention publique de la façon suivante :

« Constituent des subventions, les contributions facultatives de toute nature, valorisées dans l'acte d'attribution, décidées par les autorités administratives et les organismes chargés de la gestion d'un service public industriel et commercial, justifiées par un intérêt général et destinées à la réalisation d'une action ou d'un projet d'investissement, à la contribution au développement d'activités ou au financement global de l'activité de l'organisme de droit privé bénéficiaire. Ces actions, projets ou activités sont initiés, définis et mis en œuvre par les organismes de droit privé bénéficiaires. Ces contributions ne peuvent constituer la rémunération de prestations individualisées répondant aux besoins des autorités ou organismes qui les accordent ».

A noter : depuis cette publication, la doctrine incite à considérer que le terme « subvention » ne peut être utilisé que lorsqu'il s'agit de versements, d'aides et de financement de nature publique (versés par l'Etat, des collectivités publiques, des établissements publics ou des fonds versés par l'Union Européenne). Lorsque l'association reçoit des versements provenant d'organismes privés (organismes affiliés, fédérations ou unions), il s'agit de libéralités qui méritent l'utilisation d'autres vocables comme (aides, financements, soutiens financiers, etc.).

Par ailleurs, il convient de distinguer les subventions de fonctionnement des subventions d'investissement.

Les subventions de fonctionnement contribuent à couvrir les charges courantes de fonctionnement de l'association.

Les conventions d'attribution des subventions doivent être examinées pour prendre en considération les conditions suspensives ou résolutoires qu'elles contiennent.

Si une condition suspensive existe et qu'elle n'est pas levée, elle ne permet pas d'enregistrer la subvention en produits. Elle sera comptabilisée lors de son encaissement partiel ou total dans le compte 4419 - Avances sur subventions. La convention de subvention ne peut être comptabilisée que lors de la levée de cette condition suspensive.

Si une condition résolutoire existe, elle permet d'enregistrer la subvention en produits. Mais, dans ce cas, une provision pour reversement doit être constatée dès qu'il apparaît probable qu'un ou plusieurs objectifs fixés dans la condition résolutoire ne peuvent pas être atteints. Dès que la certitude existe, le montant à reverser doit être constaté en dettes.

La subvention est inscrite en produits lors de la notification d'attribution de la subvention, la contrepartie étant une créance à l'égard de celui qui l'attribue. Le compte « 74 - Subventions de fonctionnement » est crédité par le débit du compte « 4417 - Subventions d'exploitation à recevoir », les règlements des financeurs étant inscrits au crédit du compte « 4417 - Subventions d'exploitation à recevoir » par le débit du compte « 512 - Banque ».

Les spécificités relatives aux subventions d'exploitation accordées pour plusieurs exercices ou non utilisées en totalité au cours de l'exercice d'attribution sont traitées dans la partie « Les autres opérations spécifiques ».

Cas pratique

Les subventions de fonctionnement

L'association « Le club des amis d'associathèque » a reçu le 10 mars Année N – 1, du Conseil Général, la notification d'attribution d'une subvention de fonctionnement d'un montant 15 000 € au titre de l'exercice Année N – 1.

La convention a été signée par les parties le 28 février Année N – 1.

Un premier acompte a été perçu le 18 mars Année N – 1 à hauteur de 11 250 €.

Le solde ne sera perçu qu'après envoi des comptes annuels Année N – 1, soit au cours de l'exercice Année N.

Enregistrement de l'attribution de la subvention
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Opérations diverses Attribution d'une subvention 28/02/Année N – 1 4417 - Subventions d'exploitation à recevoir 15 000  
Opérations diverses Attribution d'une subvention 28/02/Année N – 1 74 - Subventions de fonctionnement   15 000
Enregistrement de l'encaissement de l'acompte versé
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Banque Encaissement acompte subvention 18/03/N – 1 512 - Banque 11 250  
Banque Encaissement acompte subvention 18/03/N – 1 4417 - Subventions d'exploitation à recevoir   11 250

Au 31 décembre Année N – 1, le solde débiteur du compte « 4417 - Subventions d'exploitation à recevoir » fera apparaître la créance de 3 750 € envers le Conseil Général.

Enregistrement de l'encaissement de l'acompte vers
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Banque Encaissement solde subvention 30/06/Année N 4417 - Subventions d'exploitation à recevoir 3 750  
Banque Encaissement solde subvention 30/06/Année N 512 - Banque   3 750

L'encaissement du solde de la subvention fait disparaitre le compte « 4417 - Subvention d'exploitation à recevoir ». L'association n'a plus de créance envers le Conseil Général.