Les imprimés de fonctionnement

Aujourd'hui l'essentiel de la communication passe par des canaux numériques (email, site, lettre d'information, réseaux sociaux).

Toutefois un flyer et une affiche seront nécessaires pour rendre visible l'association dans l'espace public et pour ne pas tout miser sur les canaux numériques peu ou pas utilisés.

Ils seront incontournables pour toute la communication événementielle. Si elle s'est trouvée mise à l'arrêt depuis le début de la pandémie, il faut être prêt pour la reprise.

Voici le minimum dont il faut disposer :

  • un flyer : généralement un format A5 qui comprendra des visuels, le logo et les coordonnées de l'association : email, site Internet, comptes des réseaux sociaux. Il pourra être créé avec le logiciel de PAO Inkscape ou avec le service en ligne Canva.
    N'oubliez pas de mentionner « Ne pas jeter sur la voie publique ».
    Depuis l'article L.541-10-1 du Code de l'Environnement, vous devez indiquer sur vos documents imprimés l'importance que vous accordez à la collecte et au tri des déchets.
    Cette mention est donc devenue obligatoire. L'oubli de cette phrase peut être sanctionné par une amende de 750 €.

Si vous êtes dans une démarche de « Communication responsable », vous pourrez également ajouter « Imprimé sur du papier recyclé » ou « Imprimé sur du papier PEFC pour le développement des forêts », mais ce n'est pas obligatoire.

  • une affiche : prévoyez un format supérieur au A4 qui comprendra aussi des visuels, le logo et les coordonnées de l'association, voire les logos de partenaires. Informez-vous sur leur charte graphique pour ne pas commettre d'erreur sur le positionnement de leur logo.

Attention

Respecter la charte graphique

Faites appel à un graphiste pour une mise en page attractive. L'identité visuelle de l'associationdoit être originale et soignée.

Le rapport annuel

Un document à usages multiples, interne et externe

Les supports destinés à l'information des publics externes de l'association peuvent être nombreux et de nature extrêmement différente.

Cependant nous suggérons à toutes les associations de réaliser chaque année un rapport annuel. Bien conçu, ce document offre beaucoup d'avantages et en premier lieu celui de se substituer à un certain nombre d'autres en visant les mêmes objectifs.

Un rapport annuel peut rassembler les éléments suivants :

  • introduction : un éditorial politique et stratégique signé par le président,
  • rappel de la vision, de la mission, des valeurs : une présentation des éléments fondamentaux du projet associatif,
  • réalisations de l'année écoulée : une présentation thématique de préférence à une présentation chronologique, ce qui permet de mettre en relief l'organisation de l'association et la diversité de ses actions,
  • projets à court terme : pour illustrer la vision prospective de l'association et ses besoins,
  • événements : de collecte de fonds ou de sensibilisation,
  • témoignages : de bénévoles, de salariés, de membres, de bénéficiaires, de partenaires,
  • extraits du press-book,
  • liste des partenaires : pour leur rendre hommage et montrer les soutiens dont bénéficie l'association,
  • informations comptables et financières : compte de résultat, bilan, présentation analytique des comptes (par exemple le compte d'emploi des ressources pour les associations collectrices de dons), éventuellement le budget de l'exercice suivant,
  • organigramme : conseil d'administration, autres structures bénévoles, équipe salariée,
  • illustrations : photos, dessins, graphiques.

Attention

Un tel document n'est pas réservé aux plus grandes associations. Toutes ont la possibilité de concevoir un rapport annuel. Qu'il comporte quatre pages ou soixante, que sa présentation soit sommaire ou plus sophistiquée, qu'il soit tiré à cent exemplaires ou à cinq mille voire exclusivement réalisé en version numérique, peu importe : il pourra satisfaire à de nombreux usages.

  • Il remplace la plaquette de présentation (qui devient inutile), il sert de document de référence sur l'association dans le dossier de presse, dans le dossier de demande de subvention, dans le dossier de prospection de sponsors.
  • Il permet de rendre compte et d'apporter une information synthétique, complète, transparente et à jour, à tous les interlocuteurs de l'association : tutelles, partenaires, grands donateurs, journalistes, adhérents privilégiés, bénévoles.
  • Il n'est pas très compliqué à réaliser dans la mesure où il est composé d'éléments qui sont disponibles ou qui doivent être rédigés pour l'assemblée générale.
  • Il donne de l'association une image de transparence, d'efficacité et de professionnalisme qui la distingue des autres.

Bon à savoir

Les versions numériques

Elles sont désormais majoritaires et seront aussi mises en ligne sur le site pour pouvoir être téléchargeables et donneront lieu à une communication sur les réseaux sociaux.

La lettre d'information

L'efficacité d'une association passe d'abord par la richesse et la qualité de sa communication interne : avec les bénévoles, avec les salariés, avec les membres.

Il faut se doter de supports de communication performants à l'égard de ceux qui participent à la vie de l'association.

Que ce soit pour ses membres ou pour toute personne qui s'intéresse à votre association, une lettre d'information (ou « newsletter »), publiée à intervalles réguliers, est un minimum souvent suffisant.

Elle doit comporter tous les éléments que l'association veut communiquer à ses publics :

  • ses activités,
  • ses projets,
  • ses besoins,
  • des témoignages et d'exemples concrets.

Son format dépend des besoins et des moyens de l'association

  • Il peut s'agir d'une page composée avec un logiciel courant de traitement de texte ou d'un document plus charpenté avec une mise en page plus sophistiquée.
    Des logiciels libres tels que Libre Office ou, mieux, Scribus pourront vous aider à créer une maquette sans coût puisque ces outils sont Open Source et gratuitement téléchargeables.
  • Il peut s'agir d'un support fabriqué sur une imprimante en noir et blanc ou d'un autre, imprimé en couleurs.
    Dans tous les cas, cette newsletter peut aussi être réalisée en format PDF pour en faciliter la lecture et l'impression éventuelle.

PDF, le format numérique lisible (presque) partout

Beaucoup de documents imprimés sur papier peuvent aujourd'hui être utilisés en version électronique.

Ils peuvent être convertis au format PDF (Portable Document Format) pour faciliter la lecture et l'impression sur n'importe quelle machine, ainsi que pour rendre plus difficile la modification du document par le destinataire.

Les avantages du PDF sont nombreux :

  • la présentation a un aspect professionnel ;
  • la forme originale (maquette, composition, mise en page) du document est conservée ;
  • le document pourra à coup sûr être imprimé, quels que soient les paramètres de l'imprimante du récepteur ;
  • le document est difficilement modifiable : c'est un atout non négligeable quand on envoie par Internet des documents juridiques ou comptables (contrats, devis, factures, bilans, etc.).

Comment convertir un document au format PDF ?

Pour convertir un document au format PDF, vous pouvez :

  • disposer du logiciel de conversion de document tel que Adobe Acrobat ou d'autres dans le commerce ;
  • trouver des solutions gratuites à télécharger sur Internet (taper : « conversion PDF » sur un moteur de recherche).
  • pour les utilisateurs de Mac et de PC : le système d'exploitation contient généralement un convertisseur PDF dans les fonctions d'enregistrement ou d'impression d'un document.

Le logiciel de lecture d'un document PDF, Adobe Reader, est gratuit.

La réalisation périodique d'une newsletter électronique vous permet de communiquer régulièrement auprès de vos abonnés, dans des conditions financières favorables.

« Lettre d'information » ou véritable « Magazine associatif » ?

Informer les adhérents, bénévoles, salariés, financeurs ou partenaires institutionnels des activités de l'association est indispensable. La lettre d'information est le support adéquat. Elle servira également pour le démarchage de partenaires ou le recrutement des bénévoles.

Une lettre d'information, même courte (2 ou 4 pages) et majoritairement diffusée par Internet, mais produite avec soin et régularité peut déjà s'avérer contraignante à réaliser pour une petite association.

Vouloir aller au-delà de la fonction d'information sur les activités, devient en soi un projet de l'association et non plus uniquement un support de communication. Compte tenu de la nature (valeur, engagement, réflexion...) et de l'environnement (enjeux sociétaux, innovation sociale...) de la majorité des projets associatifs, il est légitime de souhaiter diffuser un véritable « magazine associatif » qui permette d'approfondir la présentation des actions et qui soit le support d'analyses, de réflexions, de reportages, d'interviews... Nombre de magazines associatifs portent des informations et analyses de tout premier ordre. Il est cependant conseillé de se lancer dans un projet qui soit bien en rapport avec la taille et les moyens de l'association : beaucoup de magazines associatifs ont connu un beau n° 1... mais pas de n° 2 !

Attention

Il est bon que la publication soit régulière, quelle que soit la périodicité choisie (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, etc.). Ainsi elle deviendra un rendez-vous attendu par ses destinataires et ceci obligera les responsables de l'association à être exacts au rendez-vous.

Connaissez-vous l'Associalettre, la lettre d'informations mensuelle du site Associathèque ?