Les imprimés de fonctionnement

Aujourd'hui l'essentiel de la communication passe par le numérique. Les associations qui ne souhaitent pas se passer du papier (par exemple dans leurs échanges officiels) peuvent se doter de quelques supports pour la plupart aisés à réaliser avec une simple imprimante couleurs.

Voici le minimum dont il faut disposer :

  • le papier à lettre : une page A4 avec le logo et les coordonnées de l'association. Un seul type de papier à lettre (il n'est pas utile d'avoir plusieurs modèles différents). La suite de lettre (une page A4 avec un rappel du logo en plus petites dimensions que sur le papier à lettre) est un luxe dont on peut se passer ;
  • la carte de visite : au format 94 mm × 54 mm, en présentation horizontale ou verticale, avec le logo, les coordonnées de l'association, le nom et les fonctions de la personne. Toutes les personnes (élus, bénévoles et salariés) qui ont des relations avec l'extérieur de l'association doivent disposer d'une carte de visite nominative. C'est l'assurance pour ceux-ci d'être joignables par leurs interlocuteurs. C'est aussi une marque de professionnalisme lors de rendez-vous, l'échange de cartes étant un protocole courant.

Deux autres documents sont facultatifs mais utiles :

  • la chemise : uavec ou sans rabat, permettant de rassembler des documents au format A4 (210 mm × 297 mm), c'est un support qui porte le logo de l'association, ses coordonnées, éventuellement son slogan. La chemise peut être utilisée pour des usages divers : dossier de presse, dossier de présentation pour les partenaires, revue de presse, matériel d'information dans les réunions, etc. ;
  • la page de garde : c'est un document au format A4, différent du papier à lettre, qui reprend des éléments de l'identité graphique (logo, code couleurs, symbole) pour former une présentation de fantaisie. Il sera utilisé comme décor de première page pour des documents divers : rapport, article, sommaire d'un dossier, etc. Ce type de support est très utile lorsqu'on ne veut pas investir dans des documents trop sophistiqués. Un simple document saisi sur un logiciel de traitement de textes et imprimé en noir et blanc sera rehaussé dans sa présentation avec une première page qui rappellera élégamment l'identité graphique de l'association.

Le rapport annuel

Un document à usages multiples

Les supports destinés à l'information des cibles externes de l'association peuvent être nombreux et de nature extrêmement différente.

Cependant nous suggérons à toutes les associations de réaliser chaque année un rapport annuel. Bien conçu, ce document offre beaucoup d'avantages et en premier lieu celui de se substituer à un certain nombre d'autres en visant les mêmes objectifs.

Un rapport annuel peut rassembler les éléments suivants :

  • introduction : un éditorial politique et stratégique signé par le président,
  • rappel de la vision, de la mission, des valeurs : une présentation des éléments fondamentaux du projet associatif,
  • réalisations de l'année écoulée : une présentation thématique de préférence à une présentation chronologique, ce qui permet de mettre en relief l'organisation de l'association et la diversité de ses actions,
  • projets à court terme : pour illustrer la vision prospective de l'association et ses besoins,
  • événements : de collecte de fonds ou de sensibilisation,
  • témoignages : d'élus, de bénévoles, de salariés, de membres, de bénéficiaires, de partenaires,
  • extraits du press-book,
  • liste des partenaires : pour leur rendre hommage et montrer les soutiens dont bénéficie l'association,
  • informations comptables et financières : compte de résultat, bilan, présentation analytique des comptes (par exemple le compte d'emploi des ressources pour les associations collectrices de dons), éventuellement le budget de l'exercice suivant,
  • organigramme : conseil d'administration, autres structures bénévoles, équipe salariée,
  • illustrations : photos, dessins, graphiques.

Attention

Un tel document n'est pas réservé aux plus grandes associations. Toutes ont la possibilité de concevoir un rapport annuel. Qu'il comporte quatre pages ou soixante, que sa présentation soit sommaire ou plus sophistiquée, qu'il soit tiré à cent exemplaires ou à cinq mille voire exclusivement réalisé en version numérique, peu importe : il pourra satisfaire à de nombreux usages.

  • Il remplace la plaquette de présentation (qui devient inutile), il sert de document de référence sur l'association dans le dossier de presse, dans le dossier de demande de subvention, dans le dossier de prospection de sponsors.
  • Il permet de rendre compte et d'apporter une information synthétique, complète, transparente et à jour, à tous les interlocuteurs de l'association : tutelles, partenaires, grands donateurs, journalistes, adhérents privilégiés, bénévoles.
  • Il n'est pas très compliqué à réaliser dans la mesure où il est composé d'éléments qui sont disponibles ou qui doivent être rédigés pour l'assemblée générale.
  • Il donne de l'association une image de transparence, d'efficacité et de professionnalisme qui la distingue des autres.

Bon à savoir

Les versions électroniques

Beaucoup de documents imprimés sur papier, dont le rapport annuel, peuvent aujourd'hui être utilisés en version électronique. Ils peuvent être convertis au format PDF pour faciliter la lecture et l'impression sur n'importe quelle machine, ainsi que pour rendre plus difficile la modification du document par le destinataire. Ces documents peuvent aussi être aisément insérés dans le site Internet de l'association.

La lettre d'information

L'efficacité d'une association passe d'abord par la richesse et la qualité de sa communication interne : avec les bénévoles, avec les salariés, avec les membres.

Il faut se doter de supports de communication performants à l'égard de ceux qui participent à la vie de l'association.

Que ce soit pour ses membres ou pour toute personne qui s'intéresse à votre association, une lettre d'information (ou « newsletter »), publiée à intervalles réguliers, est un minimum souvent suffisant.

Elle doit comporter tous les éléments que l'association veut communiquer à ses cibles :

  • ses activités,
  • ses projets,
  • ses besoins,
  • des témoignages et d'exemples concrets.

Son format dépend des besoins et des moyens de l'association

  • Il peut s'agir d'une page composée avec un logiciel courant de traitement de texte ou d'un document plus charpenté avec une mise en page plus sophistiquée.
  • Il peut s'agir d'un support fabriqué sur une imprimante en noir et blanc ou d'un autre, imprimé en couleurs.

Dans tous les cas, cette newsletter peut aussi être réalisée en fichier électronique et en format PDF pour en faciliter la lecture et l'impression éventuelle.

PDF, le format numérique lisible (presque) partout

Beaucoup de documents imprimés sur papier peuvent aujourd'hui être utilisés en version électronique.

Ils peuvent être convertis au format PDF (Portable Document Format) pour faciliter la lecture et l'impression sur n'importe quelle machine, ainsi que pour rendre plus difficile la modification du document par le destinataire.

Les avantages du PDF sont nombreux :

  • la présentation a un aspect professionnel ;
  • la forme originale (maquette, composition, mise en page) du document est conservée ;
  • le document pourra à coup sûr être imprimé, quels que soient les paramètres de l'imprimante du récepteur ;
  • le document est difficilement modifiable : c'est un atout non négligeable quand on envoie par Internet des documents juridiques ou comptables (contrats, devis, factures, bilans, etc.).

Comment convertir un document au format PDF ?

Pour convertir un document au format PDF, vous pouvez :

  • disposer du logiciel de conversion de document tel que Adobe Acrobat ou d'autres dans le commerce ;
  • trouver des solutions gratuites à télécharger sur Internet (taper : « conversion PDF » sur un moteur de recherche).
  • pour les utilisateurs de Mac et de PC : le système d'exploitation contient généralement un convertisseur PDF dans les fonctions d'enregistrement ou d'impression d'un document.

Le logiciel de lecture d'un document PDF, Adobe Reader, est gratuit.

Il est souvent préinstallé sur un micro-ordinateur et peut être téléchargé sur www.adobe.fr

La généralisation de l'usage d'Internet offre aujourd'hui la possibilité de faire des économies d'impression et de frais d'affranchissement postal.

La réalisation périodique d'une newsletter électronique vous permet de communiquer régulièrement auprès de vos abonnés, dans des conditions financières favorables.

« Lettre d'information » ou véritable « Journal associatif » ?

Informer les adhérents, bénévoles, salariés, financeurs ou partenaires institutionnels des activités de l'association est indispensable. La lettre d'information est le support adéquat. Elle servira également pour le démarchage de partenaires ou le recrutement des bénévoles.

Une lettre d'information, même courte (2 ou 4 pages) et majoritairement diffusée par Internet, mais produite avec soin et régularité peut déjà s'avérer contraignante à réaliser pour une petite association.

Vouloir aller au-delà de la fonction d'information sur les activités, devient en soi un projet de l'association et non plus uniquement un support de communication. Compte tenu de la nature (valeur, engagement, réflexion...) et de l'environnement (enjeux sociétaux, innovation sociale...) de la majorité des projets associatifs, il est légitime de souhaiter diffuser un véritable « journal associatif » qui permette d'approfondir la présentation des actions et qui soit le support d'analyses, de réflexions, de reportages, d'interviews... Nombre de journaux associatifs portent des informations et analyses de tout premier ordre. Il est cependant conseillé de se lancer dans un projet qui soit bien en rapport avec la taille et les moyens de l'association : beaucoup de journaux associatifs ont connu un beau n° 1... mais pas de n° 2 !

À l'heure d'Internet, il faut également se demander si les moyens humains et financiers ne doivent pas être plus avantageusement concentrés sur l'animation d'un site et des réseaux sociaux.

Attention

Il est bon que la publication soit régulière, quelle que soit la périodicité choisie (mensuelle, trimestrielle, semestrielle, etc.). Ainsi elle deviendra un rendez-vous attendu par ses destinataires et ceci obligera les responsables de l'association à être exacts au rendez-vous.

Conseil

D'autres supports peuvent être imaginés comme l'e-mailing, souvent utilisé pour permettre à l'association :

  • de lancer un appel à dons,
  • de communiquer sur une nouvelle action,
  • etc.

Mais il ne faut le faire que s'ils sont strictement indispensables. Les bonnes questions à se poser sont : « Avons-nous besoin d'un nouveau support pour dire ce que nous avons à dire ? Cela ne peut-il pas être publié dans notre lettre d'information interne ? ». La réalisation d'une lettre d'information bien faite, respectueuse de la périodicité annoncée et sans retard est une charge qu'il faut assumer. Il n'est pas toujours utile d'y ajouter des projets secondaires.

Connaissez-vous l'associalettre, la lettre d'informations mensuelle du site associathèque ?