Le dépôt d'un dossier de demande de subvention

Les associations peuvent utiliser le formulaire-type Cerfa n° 12156*05 pour leurs demandes de subventions auprès des collectivités territoriales.

Il s'agit d'un formulaire unique Cerfa n° 12156*05 dont les caractéristiques ont été précisées par voie réglementaire.

(Décr. n° 2016-1971 du 28 déc. 2016)

Les associations peuvent donc l'utiliser pour leurs demandes de subventions auprès des collectivités territoriales.

(L. n° 2000-321 du 12 avr. 2000, art. 10 al. 3)

Cette démarche peut être effectuée en ligne sur l'espace « Votre compte associations » de service-public.fr.

Le formulaire Cerfa n° 12156*05 est prévu pour les demandes de subventions « de fonctionnement » des associations agissant dans le champ de l'intérêt général. Toutefois, il ne peut pas être utilisé pour des demandes de subventions d'investissement. Une notice explicative accompagne ce formulaire en précisant les éléments de la demande de subvention (nature de la demande, identification de l'association, relations avec d'autres associations...).

Toutefois, ce formulaire reste à ce jour facultatif pour les collectivités territoriales.

Conseil

L'association devra se renseigner auprès de la collectivité sollicitée pour la demande de subvention pour s'assurer du modèle de dossier à déposer (modèle spécifique à la collectivité ou modèle Cerfa). Elle devra veiller à respecter le calendrier de dépôt des demandes de subventions.

Bon à savoir

Une même association peut demander des subventions de plusieurs collectivités territoriales et/ou de leurs groupements. C'est ainsi qu'une communauté d'agglomération et des communes membres peuvent attribuer des subventions pour des actions et opérations d'intérêt communautaire d'une part et d'intérêt communal d'autre part, s'il est avéré que l'association bénéficiaire intervient à ces deux niveaux.

Loi NOTRe, Août 2015 :

Dans le cas d'une demande de subventions dans un domaine de compétences partagées (culture, tourisme, sport notamment), le législateur a prévu la faculté de créer un guichet unique pour leur instruction et leur octroi.

Concrètement, une demande de multi-subventionnement concernant, par exemple, un projet culturel déposée auprès d'une administration étatique et d'une commune pourra être traitée par une seule autorité.

Il faudra cependant qu'une convention de délégation ait été conclue entre les différentes administrations concernées.

(L. n° 2015-991 du 7 août 2015 portant nouvelle organisation territoriale de la République [NOTRe], art. 105, ajoutant un article L. 1111-8-2 au CGCT).

Les démarches peuvent désormais être facilitées grâce au formulaire unique.

En ce sens, un nouvel outil permet aux associations de déposer une demande de subvention dématérialisée et simplifiée : « Le compte&bsp;asso ».

Pour cela, l'association doit commencer par créer son compte sur : https://lecompteasso.associations.gouv.fr/login, et suivre les étapes indiquées.

Les informations enregistrées n'auront plus à être déclarées une nouvelle fois.

Les pièces à fournir

Pour pouvoir vérifier l'utilité publique communale de la subvention et le sérieux de l'association qui en fait la demande, une commune impose très souvent la fourniture au dossier d'un certain nombre de documents précisés notamment dans le formulaire Cerfa n° 12156*05.

Pour une première demande, l'association doit généralement fournir à la collectivité :

  • son numéro d'inscription au répertoire national des associations (RNA) et son numéro Siret ;
  • la liste de ses dirigeants (mais pas la liste nominative de ses membres) ;
  • un relevé d'identité bancaire portant une adresse correspondant à celle du numéro Siret ;
  • une copie de ses statuts, de ses comptes approuvés du dernier exercice clos et, le cas échéant, du rapport du commissaire aux comptes ainsi que de son plus récent rapport d'activité approuvé.

En aparté

Il n'est pas rare que la collectivité sollicitée pour l'octroi d'une subvention, notamment dans le cadre d'une première demande, impose la présentation de l'extrait du Journal officiel publiant l'annonce de la création de l'association ou des modifications postérieures.

Par ailleurs les dirigeants d'association sont souvent renouvelés sans que les archives de celles-ci les suivent...

Les associations créées depuis le 9/11/2013 peuvent récupérer ces annonces sur le site du Journal Officiel, extrait dont l'authenticité est garantie par une signature électronique.

Gérard Laville - Service 1901

Pour un renouvellement de subvention, l'association doit en principe joindre :

  • une copie de ses statuts, de ses comptes approuvés du dernier exercice clos et, le cas échéant, du rapport du commissaire aux comptes ainsi que de son plus récent rapport d'activité approuvé ;
  • en cas de changements depuis la précédente demande : une copie des nouveaux statuts ainsi que la liste modifiée des dirigeants ou le nouveau relevé d'identité bancaire de l'association.

En revanche, l'association ne doit pas communiquer à l'autorité communale la liste nominative de ses adhérents dans le cadre de l'instruction d'une demande de renouvellement de la subvention.

(CE 28 mars 1997, Solana, req. n° 182912 ; rép. min. n° 35676, JOAN 17 déc. 2013)

Ces démarches sont simplifiées dans le cadre de l'utilisation du formulaire unique. Seules les pièces strictement nécessaires à l'instruction et au suivi des subventions doivent être jointes à la demande. Les associations inscrites au Répertoire national des associations (RNA) n'ont pas à fournir les statuts et la liste des dirigeants.

Dans quel délai la demande doit-elle être faite ?

Il n'y a pas de délai pour déposer une demande de subvention, le seul risque étant l'épuisement des crédits de la collectivité territoriale. Pour éviter cela, l'association doit de préférence effectuer sa demande le plus tôt possible avant le vote du budget primitif qui intervient au plus tard le 15 avril. Intervient ensuite une délibération d'attribution.

Sur quels critères est examinée la demande ?

La demande est examinée en fonction de critères déterminés par la collectivité elle-même, dont l'existence d'un intérêt public local dans lequel s'inscrit le projet de l'association, et la situation financière de l'association (ressources propres de l'association, effectifs, en particulier salariés de l'association...).