La déclaration préalable à l'embauche (DPAE)

André souhaiterait avoir plus d'informations sur la déclaration unique d'embauche (DUE) car il croit avoir entendu que des changements ont eu lieu.

La DUE n'existe plus. Elle a été remplacée par la DPAE qui une procédure de déclaration obligatoire, systématique et nominative pour chaque salarié que l'employeur a l'intention d'embaucher.

Contenu

La déclaration préalable à l'embauche doit comporter les mentions suivantes :

  • la dénomination sociale de l'association ;
  • le code NAF (APE) ;
  • le numéro Siret et l'adresse de l'établissement ;
  • le service de santé au travail dont dépend l'association ;
  • l'identité et éventuellement le numéro de Sécurité sociale du salarié ;
  • la date et l'heure de l'embauche ;
  • les informations relatives au contrat de travail (type, durée, etc.).

Utilité

La DPAE permet à l'employeur de réaliser les déclarations et demandes suivantes :

  • l'ouverture du compte employeur auprès de l'Urssaf, lorsqu'il s'agit de la première embauche ;
  • l'immatriculation du salarié auprès de la caisse primaire d'assurance maladie (CPAM) ;
  • l'affiliation de l'employeur auprès du régime d'assurance chômage ;
  • la demande d'adhésion de l'employeur à un service de santé au travail ;
  • la demande d'examen médical d'embauche ;
  • le pré-établissement de la liste des salariés embauchés qui servira à la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

En pratique...

L'employeur doit faire parvenir la DPAE à l'Urssaf huit jours avant l'embauche et au plus tard la veille.
La déclaration peut être faite sur internet : www.due.urssaf.fr.
Une copie de cette déclaration doit être remise au salarié.
L'Urssaf envoie un accusé de réception dans les cinq jours.

Cas de dispense

La DPAE doit être effectuée pour tous les salariés de l'association. Elle n'est donc pas à effectuer pour :

  • les intérimaires ;
  • les salariés mis à disposition par un autre employeur ;
  • les stagiaires en entreprise ;
  • les bénévoles ;
  • les volontaires en service civique.

Quelles sont les sanctions du défaut de DPAE ?

L'employeur qui n'effectue pas la DPAE s'expose à différentes sortes de sanctions, cumulables :

  • des sanctions civiles : l'Urssaf a qualité pour appliquer un redressement de cotisations sociales éludées du fait de l'absence de déclaration ;
  • des sanctions administratives : une pénalité égale à 300 fois le taux horaire du minimum garanti (3,62 euros en 2019) ;
  • des poursuites pénales : l'absence de DPAE est punie de l'amende prévue pour les contraventions de 5e classe (1 500 euros), appliquée autant de fois que de salariés concernés. L'absence intentionnelle de DPAE constitue le délit de travail dissimulé par dissimulation d'emploi salarié et l'employeur, personne morale, encourt une amende de 225 000 euros et un placement sous surveillance judiciaire.

Des particularités s'appliquent pour les salariés agricoles

Bon à savoir

Par quel moyen envoyer une déclaration préalable à l'embauche ?

Principe : la déclaration doit être effectuée par envoi électronique. Depuis le 1er octobre 2014, à partir de 50 déclarations par an, la voie électronique est obligatoire et toute violation entraîne une pénalité égale, par salarié, à 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale (soit 16,89 € en 2019) (Décr. n° 2014-628 du 17 juin 2014, JO du 19).

Exception : à défaut de déclaration électronique, un formulaire spécifique à retourner à l'Urssaf doit être rempli par l'employeur. En effet, pour les salariés relevant du régime général de sécurité sociale, il doit remplir le formulaire S 1225 « Déclaration préalable d'embauche ». Il s'agit du formulaire Cerfa n° 14738*01 avec sa notice explicative Cerfa n° 51658#01.

L'envoi peut être effectué par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Attention

Déclaration préalable à l'embauche : contestation par l'employeur - communication au salarié.

Dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception de la déclaration, l'Urssaf destinataire adresse à l'employeur un document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées. L'employeur dispose de 2 jours ouvrables suivant la réception de ce document pour s'opposer aux informations contenues. Le document non contesté par l'employeur constitue pour ce dernier une preuve de la déclaration.

Lors de l'embauche du salarié, l'employeur est tenu de lui remettre une copie de la déclaration préalable à l'embauche ou de l'accusé de réception. Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l'Urssaf.

Pour plus d'informations

Registre unique du personnel

L'employeur doit tenir un registre du personnel, où sont portées dès l'embauche les informations concernant tous les travailleurs.
Aucune forme n'est imposée.
Ce registre doit être tenu par établissement, et non au siège social de l'entreprise.

Inscription du salarié sur le registre unique du personnel

André se demande quel doit être le contenu du registre unique du personnel.

Les nom et prénom, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l'emploi et la qualification ainsi que les dates d'entrée et de sortie de tous les salariés occupés dans l'établissement à quelque titre que ce soit, même les travailleurs à domicile, sont des mentions devant figurer sur le registre unique du personnel, dans l'ordre d'embauchage.

Le type de contrat doit être mentionné pour les jeunes titulaires d'un contrat d'apprentissage (lien vers les contrats aidés), d'un contrat de qualification ou d'un contrat d'adaptation dans l'emploi.

Ce registre doit être tenu à la disposition des délégués du personnel et de l'inspecteur du travail.

André doit accueillir Rémi, stagiaire ; il se demande s'il doit l'inscrire dans le registre unique du personnel.

Les stagiaires sont inscrits dans une partie spécifique du registre unique du personnel, et non plus dans un registre spécial.

Depuis la loi Egalité et citoyenneté du 27 janvier 2017, les volontaires en service civique doivent également figurer dans cette partie spécifique.

Conseil

Registre unique du personnel et mentions obligatoires

Les mentions obligatoires portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. Dans la pratique, il est conseillé de les garder sans limitation de durée.

Pour plus d'informations

Autres formalités - Formalités annuelles obligatoires

Information relative à la convention collective applicable

Les salariés embauchés sont en droit d'être informés sur l'existence et le contenu de la convention collective applicable au sein de l'association. Ainsi, André n'a pas à remettre un exemplaire de la convention collective au salarié mais il doit en mettre un à sa disposition dans les locaux de l'association.

La visite d'information et de prévention (VIP)

Tout salarié bénéficie de la visite d'information et de prévention, qui a remplacé la visite médicale d'embauche.

La visite d'information et de prévention peut être effectuée par le médecin du travail.
Elle est réalisée dans un délai maximum de 3 mois à partir de l'embauche (ou avant l'embauche pour les travailleurs mineurs et les travailleurs de nuit).
Elle a pour objet d'interroger le salarié sur son état de santé, de l'informer sur les risques liés à son poste de travail et de l'informer de son droit à bénéficier, à tout moment, d'une visite à sa demande avec le médecin du travail.
La visite est renouvelée dans un délai maximum de 5 ans.

L'affiliation aux caisses de retraite complémentaire

En plus de la déclaration préalable à l'embauche, André doit effectuer une démarche indépendante d'affiliation à la caisse de retraite complémentaire obligatoire Arrco-Agirc. Le choix du régime d'affiliation et de l'institution qui le gère relève le plus souvent de la convention collective applicable.

Cette affiliation est obligatoire même si l'employeur a recours au chèque emploi associatif (CEA).

La déclaration sociale nominative (DSN)

Depuis le 1er janvier 2017, la déclaration sociale nominative (DSN) est généralisée.

La DSN remplace l'ensemble des déclarations annuelles effectuées par les entreprises et leurs mandataires :

  • l'attestation employeur destinée à Pôle emploi ;
  • la DMMO/l'EMMO ;
  • la radiation des contrats complémentaires ;
  • la DUCS Urssaf ;
  • les autres DUCS (retraite complémentaire, prévoyance, etc.) et les bordereaux de cotisation des mutuelles et sociétés d'assurance ;
  • le relevé mensuel de mission des salariés intérimaires ;
  • les déclarations de cotisations MSA ;
  • la DADS-U ;
  • le recouvrement de certains régimes spéciaux ou particuliers ;
  • le prélèvement à la source (nouveauté depuis janvier 2019).

Avec la DSN, les employeurs ne procèdent plus qu'à une seule transmission mensuelle dématérialisée à partir des données de la paie. Cette déclaration est directement adressée à l'ensemble des organismes de protection sociale via le site www.net-entreprises.fr ou www.msa.fr pour celles relevant du régime agricole.

Une fois totalement mis en place, le procédé utilisera les données du bulletin de paie dont il constitue l'étape suivante.

Bon à savoir

Le support papier est en principe supprimé, la déclaration ne pouvant se faire que par internet, mais pour certains employeurs, qui ne pourraient procéder autrement, des exceptions existent. Il faut alors se rapprocher de l'organisme de sécurité sociale de rattachement pour demander l'envoi, par les services de La Poste, de la liasse pré-imprimée et de la notice explicative jointe.

Emploi des étrangers

André souhaite recruter un salarié étranger. Quelles sont les conditions à respecter ?

Le principe

Tout étranger peut exercer à temps plein ou à temps partiel une activité professionnelle salariée en France, à condition d'être titulaire d'une autorisation de travail en cours de validité et délivrée par le préfet du département où réside l'étranger.

Cette autorisation se matérialise soit par :

  • une carte de résident. Cette carte renouvelable de plein droit est valable dix ans. Elle n'est obtenue qu'à la condition de justifier d'une résidence ininterrompue en France d'au moins trois ans ;
  • une carte de séjour pluriannuelle. Il en existe plusieurs sortes : celle portant la mention « passeport talent », « passeport talent (famille) », « travailleur saisonnier », « étudiant », « vie privée et familiale », « salarié détaché ICT » ou, la plus générale, celle indiquant « salarié ». A chaque mention correspond une possibilité plus ou moins importante d'occuper un emploi en France.
  • une carte de séjour temporaire. Il peut s'agir d'une carte portant la mention « stagiaire ICT », « étudiant », « salarié », « travailleur temporaire » ou « vie privée et familiale ».
  • une autorisation provisoire de travail. Cette autorisation d'une durée maximum de 12 mois renouvelables est adressée au salarié étranger ne pouvant obtenir ni une carte de résident, ni une carte de séjour temporaire et qui a la possibilité de travailler chez un employeur déterminé pour exercer une activité à caractère saisonnier ou une activité à caractère temporaire ;
  • une carte de séjour temporaire portant la mention « carte bleue européenne ».
    Elle est accordée pour une durée égale ou supérieure à un an. Le travailleur étranger doit pour bénéficier de cette carte :
    • être titulaire d'un diplôme sanctionnant au moins trois années d'études supérieures délivré par un établissement d'enseignement supérieur reconnu par l'État dans lequel cet établissement se situe ou le travailleur étranger doit avoir une expérience professionnelle d'au moins cinq ans d'un niveau comparable, sans que lui soit opposable la situation de l'emploi ;
    • percevoir une rémunération annuelle brute au moins égale à une fois et demie le salaire moyen annuel de référence.
  • une carte de séjour portant la mention « Carte de séjour de membre de la famille d'un citoyen de l'Union/EEE/Suisse - toutes activités professionnelles ».
  • Un visa long séjour temporaire (durée supérieure à 3 mois) portant la mention « vacances-travail », qui permet aux ressortissants des Etats ayant conclu une convention en ce sens de séjourner, à titre individuel, dans l'autre Etat signataire afin d'y passer des vacances, tout en y exerçant un métier pour compléter leurs moyens financiers.

Les exceptions

Certains étrangers sont dispensés de l'autorisation de travail :

  • le salarié détaché et travaillant de façon régulière et habituelle pour le compte d'un employeur établi sur le territoire d'un Etat membre de l'Union européenne, d'un autre Etat partie à l'accord sur l'Espace économique européen ou de la Confédération suisse ;
  • le ressortissant étranger exerçant en France, pour une durée inférieure ou égale à trois mois, une activité professionnelle salariée dans l'un des domaines suivant :
    • manifestations sportives, culturelles, artistiques et scientifiques ;
    • colloques, séminaires et salons professionnels ;
    • production et diffusion cinématographiques, audiovisuelles, du spectacle et de l'édition phonographique, lorsqu'il est artiste du spectacle ou personnel technique attaché directement à la production ou à la réalisation ;
    • mannequinat et la pose artistique ;
    • services à la personne et employés de maison pendant le séjour en France de leurs employeurs particuliers ;
    • missions d'audit et d'expertise en informatique, gestion, finance, assurance, architecture et ingénierie ;
    • activités d'enseignement dispensées, à titre occasionnel, par des professeurs invités.

Pour les travailleurs étrangers, le registre unique du personnel doit contenir le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail.

Pour plus d'informations