Déclaration préalable

Déclaration préalable à l'embauche

André souhaiterait avoir plus d'informations sur la déclaration préalable à l'embauche car il croit avoir entendu que des changements ont eu lieu.

Les formalités que les employeurs sont tenus d'accomplir en cas d'embauche sont simplifiées. La déclaration unique d'embauche (DUE) a disparu au profit d'une nouvelle déclaration préalable à l'embauche (DPAE).

Contenu

La nouvelle déclaration préalable à l'embauche doit, notamment, comporter les mentions suivantes :

  • dénomination sociale ou nom et prénoms de l'employeur, code APE, adresse de l'employeur, numéro du système d'identification du répertoire des entreprises et de leurs établissements ainsi que le service de santé au travail dont l'employeur dépend s'il relève du régime général de la sécurité sociale ;
  • nom, prénoms, sexe, date et lieu de naissance du salarié ainsi que son numéro national d'identification s'il est déjà immatriculé à la sécurité sociale ;
  • date et heure d'embauche ;
  • nature, durée du contrat ainsi que durée de la période d'essai éventuelle pour les contrats à durée indéterminée et les contrats à durée déterminée dont le terme ou la durée minimale dépasse six mois.

Utilité

La déclaration préalable à l'embauche permet à l'employeur de réaliser les déclarations et demandes suivantes :

  • l'immatriculation de l'employeur au régime général de sécurité sociale ;
  • l'immatriculation du salarié à la caisse primaire d'assurance-maladie ;
  • l'affiliation de l'employeur au régime d'assurance chômage ;
  • la demande d'adhésion à un service de santé au travail ;
  • la demande d'examen médical d'embauche ou de visite d'information et de prévention.

Organisme destinataire

Cette déclaration est envoyée à l'organisme de recouvrement des cotisations du régime social de sécurité sociale dans le ressort territorial duquel est situé l'établissement devant employer le salarié. Elle est envoyée au plus tôt dans les huit jours précédant la date prévisible de l'embauche.

Des particularités s'appliquent pour les salariés agricoles

Bon à savoir

Par quel moyen envoyer une déclaration préalable à l'embauche ?

Principe : la déclaration doit être effectuée par envoi électronique. Depuis le 1er octobre 2014, à partir de 50 déclarations par an, la voie électronique est obligatoire et toute violation entraîne une pénalité égale, par salarié, à 0,5 % du plafond mensuel de la sécurité sociale (soit 16,55 € en 2018) (Décr. n° 2014-628 du 17 juin 2014, JO du 19).

Exception : à défaut de déclaration électronique, un formulaire spécifique à retourner à l'Urssaf doit être rempli par l'employeur. En effet, pour les salariés relevant du régime général de sécurité sociale, il doit remplir le formulaire S 1225 « Déclaration préalable d'embauche ». Il s'agit du formulaire Cerfa n° 14738*01 avec sa notice explicative Cerfa n° 51658#01.

L'envoi peut être effectué par télécopie ou par lettre recommandée avec demande d'avis de réception.

Attention

Déclaration préalable à l'embauche : contestation par l'employeur - communication au salarié.

Dans les 5 jours ouvrables suivant celui de la réception de la déclaration, l'Urssaf destinataire adresse à l'employeur un document accusant réception de la déclaration et mentionnant les informations enregistrées. L'employeur dispose de 2 jours ouvrables suivant la réception de ce document pour s'opposer aux informations contenues. Le document non contesté par l'employeur constitue pour ce dernier une preuve de la déclaration.

Lors de l'embauche du salarié, l'employeur est tenu de lui remettre une copie de la déclaration préalable à l'embauche ou de l'accusé de réception. Cette obligation de remise est considérée comme satisfaite dès lors que le salarié dispose d'un contrat de travail écrit, accompagné de la mention de l'Urssaf.

Pour plus d'informations

Registre unique du personnel

Inscription du salarié sur le registre unique du personnel

André se demande quel doit être le contenu du registre unique du personnel.

Les nom et prénom, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l'emploi et la qualification ainsi que les dates d'entrée et de sortie de tous les salariés occupés dans l'établissement à quelque titre que ce soit, même les travailleurs à domicile, sont des mentions devant figurer sur le registre unique du personnel, dans l'ordre d'embauchage.

Le type de contrat doit être mentionné pour les jeunes titulaires d'un contrat d'apprentissage (lien vers les contrats aidés), d'un contrat de qualification ou d'un contrat d'adaptation dans l'emploi.

Ce registre doit être tenu à la disposition des délégués du personnel et de l'inspecteur du travail.

André doit accueillir Rémi, stagiaire ; il se demande s'il doit l'inscrire dans le registre unique du personnel.

Les stagiaires sont inscrits dans une partie spécifique du registre unique du personnel, et non plus dans un registre spécial.

Depuis la loi Egalité et citoyenneté du 27 janvier 2017, les volontaires en service civique doivent également figurer dans cette partie spécifique.

Conseil

Registre unique du personnel et mentions obligatoires

Les mentions obligatoires portées sur le registre unique du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement. Dans la pratique, il est conseillé de les garder sans limitation de durée.

Pour plus d'informations

Autres formalités - Formalités annuelles obligatoires

Convention collective

Les salariés embauchés sont en droit d'être informés sur l'existence et le contenu de la convention collective applicable au sein de l'association. Ainsi, André n'a pas à remettre un exemplaire de la convention collective au salarié mais il doit en mettre un à sa disposition dans les locaux de l'association.

Visite médicale d'embauche

Avant la loi Travail, tout salarié devait faire l'objet d'un examen médical d'aptitude en principe avant l'embauche, et au plus tard, avant l'expiration de la période d'essai. Depuis la loi n° 2016-1088 du 8 août 2016 (JO du 9), seuls les salariés affectés à des postes à risques bénéficient d'une visite médicale d'embauche. Les autres salariés sont vus par le médecin du travail, après leur embauche, pour une visite d'information et de prévention.

L'affiliation aux caisses de retraite complémentaire

En plus de la déclaration préalable à l'embauche, André doit effectuer une démarche indépendante d'affiliation aux caisses de retraite complémentaire obligatoire Arrco et Agirc. Le choix du régime d'affiliation et de l'institution qui le gère relève le plus souvent de la convention collective applicable.

Cette affiliation est obligatoire même si l'employeur a recours au chèque emploi associatif (CEA).

Depuis le 1er janvier 2017, la déclaration sociale nominative (DSN) est totalement généralisée.

La DSN remplace l'ensemble des déclarations annuelles effectuées par les entreprises et leurs mandataires.

Avec la DSN, les employeurs ne procèdent plus qu'à une seule transmission mensuelle dématérialisée à partir des données de la paie. Cette déclaration est directement adressée à l'ensemble des organismes de protection sociale via le site www.net-entreprises.fr ou www.msa.fr pour celles relevant du régime agricole.

Une fois totalement mis en place, le procédé utilisera les données du bulletin de paie dont il constitue l'étape suivante.

Formalité annuelle : la déclaration annuelle des données sociales (DADS).

L'employeur a l'obligation de remplir au plus tard le 31 janvier de chaque année une DADS qui permet de lister les effectifs employés et les rémunérations brutes versées aux salariés sur lesquelles sont calculées les cotisations sociales. A terme, la DADS sera remplacée par la DSN.

La DADS doit être effectuée en ligne, le site officiel de l'information et des services de la DADS.

Bon à savoir

Le support papier est en principe supprimé, la déclaration ne pouvant se faire que par internet, mais pour certains employeurs, qui ne pourraient procéder autrement, des exceptions existent. Il faut alors se rapprocher de l'organisme de sécurité sociale de rattachement pour demander l'envoi, par les services de La Poste, de la liasse pré-imprimée et de la notice explicative jointe.

Emploi des étrangers

André souhaite recruter un salarié étranger. Quelles sont les conditions à respecter ?

Le principe

Tout étranger peut exercer à temps plein ou à temps partiel une activité professionnelle salariée en France, à condition d'être titulaire d'une autorisation de travail en cours de validité et délivrée par le préfet du département où réside l'étranger.

Cette autorisation se matérialise soit par :

  • une carte de résident. Cette carte renouvelable de plein droit est valable dix ans. Elle n'est obtenue qu'à la condition de justifier d'une résidence ininterrompue en France d'au moins trois ans ;
  • une carte de séjour pluriannuelle. Il en existe plusieurs sortes : celle portant la mention « passeport talent », « passeport talent (famille) », « travailleur saisonnier », « étudiant », « vie privée et familiale », « salarié détaché ICT » ou, la plus générale, celle indiquant « salarié ». A chaque mention correspond une possibilité plus ou moins importante d'occuper un emploi en France.
  • une carte de séjour temporaire. Il peut s'agir d'une carte portant la mention « stagiaire ICT », « étudiant », « salarié », « travailleur temporaire » ou « vie privée et familiale ».
  • une autorisation provisoire de travail. Cette autorisation d'une durée maximum de 12 mois renouvelables est adressée au salarié étranger ne pouvant obtenir ni une carte de résident, ni une carte de séjour temporaire et qui a la possibilité de travailler chez un employeur déterminé pour exercer une activité à caractère saisonnier ou une activité à caractère temporaire ;
  • une carte de séjour temporaire portant la mention « carte bleue européenne ».
    Elle est accordée pour une durée égale ou supérieure à un an. Le travailleur étranger doit pour bénéficier de cette carte :
    • être titulaire d'un diplôme sanctionnant au moins trois années d'études supérieures délivré par un établissement d'enseignement supérieur reconnu par l'État dans lequel cet établissement se situe ou le travailleur étranger doit avoir une expérience professionnelle d'au moins cinq ans d'un niveau comparable, sans que lui soit opposable la situation de l'emploi ;
    • percevoir une rémunération annuelle brute au moins égale à une fois et demie le salaire moyen annuel de référence.
  • une carte de séjour portant la mention « Carte de séjour de membre de la famille d'un citoyen de l'Union/EEE/Suisse - toutes activités professionnelles ».
  • Un visa long séjour temporaire (durée supérieure à 3 mois) portant la mention « vacances-travail », qui permet aux ressortissants des Etats ayant conclu une convention en ce sens de séjourner, à titre individuel, dans l'autre Etat signataire afin d'y passer des vacances, tout en y exerçant un métier pour compléter leurs moyens financiers.

Les exceptions

Certains étrangers sont dispensés de l'autorisation de travail :

  • le salarié détaché et travaillant de façon régulière et habituelle pour le compte d'un employeur établi sur le territoire d'un Etat membre de l'Union européenne, d'un autre Etat partie à l'accord sur l'Espace économique européen ou de la Confédération suisse ;
  • le ressortissant étranger exerçant en France, pour une durée inférieure ou égale à trois mois, une activité professionnelle salariée dans l'un des domaines suivant :
    • manifestations sportives, culturelles, artistiques et scientifiques ;
    • colloques, séminaires et salons professionnels ;
    • production et diffusion cinématographiques, audiovisuelles, du spectacle et de l'édition phonographique, lorsqu'il est artiste du spectacle ou personnel technique attaché directement à la production ou à la réalisation ;
    • mannequinat et la pose artistique ;
    • services à la personne et employés de maison pendant le séjour en France de leurs employeurs particuliers ;
    • missions d'audit et d'expertise en informatique, gestion, finance, assurance, architecture et ingénierie ;
    • activités d'enseignement dispensées, à titre occasionnel, par des professeurs invités.

Pour les travailleurs étrangers, le registre unique du personnel doit contenir le type et le numéro d'ordre du titre valant autorisation de travail.

Pour plus d'informations