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Les organes classiques : l'assemblée générale


La convocation


L’auteur de la convocation

La convocation à l’assemblée générale de l’association doit être préparée et envoyée par la personne ou l’organe désignée par les statuts (voire par le règlement intérieur) : président, secrétaire, bureau, conseil d’administration, voire, plus rarement, une certaine proportion de sociétaires, par exemple le dixième ou le quart… Dans le silence des statuts, l’initiative de la convocation semble revenir au président, mais on peut également concevoir que tous les membres de l’association prennent spontanément l’initiative de se réunir en assemblée

En revanche, même dans le cas d’une association collaborant avec les pouvoirs publics et investie d’une mission de service public, la convocation ne peut jamais émaner de l’autorité de tutelle.


Bon à savoir

Bon à savoir

En l'absence de convocation de l’assemblée générale dans le délai prévu par les statuts, les sociétaires peuvent passer outre la carence de l'organe chargé de la convoquer en demandant en justice, au juge des référés, la désignation d'un administrateur provisoire qui procédera à cette convocation.


Les destinataires de la convocation

En principe, et dans le silence des statuts, tous les membres de l’association participent à l’assemblée générale et sont donc destinataires de la convocation.

Mais les statuts peuvent subordonner l’accès à l’assemblée générale au respect de certaines conditions (ancienneté de l’adhésion, âge minimum, paiement d’une cotisation, etc.) ou le réserver à certaines catégories de membres seulement. Seuls les membres ou catégories de membres remplissant les conditions statutaires sont alors convoqués.

Par ailleurs, dans les associations dotées d’un commissaire aux comptes, ce dernier est obligatoirement convoqué aux assemblées générales (C. com., art. L. 823-17). Bien entendu, celui-ci ne vote pas.

Enfin, les statuts peuvent valablement ouvrir l’assemblée à des personnes qui participent à l’activité de l’association sans avoir la qualité de membre actif : salariés, amis de l’association, anciens sociétaires… Même si elles aussi ne votent pas, la convocation doit quand même leur être adressée.


Les modes de convocation

Les convocations peuvent être adressées aux participants à l’assemblée générale :

  • par lettre simple,

  • par lettre recommandée, éventuellement avec accusé de réception,

  • par insertion dans un bulletin de liaison interne, ou dans la presse nationale ou régionale,

  • par affichage,

  • par télex ou télécopie,

  • par courrier électronique ou par mention sur le site internet de l’association…

Peu importe le mode de convocation dès lors qu’il est prévu par les statuts voire par le règlement intérieur. Toutefois le mode de convocation doit être adapté à la situation de l’association en permettant à tous les membres concernés d’être effectivement informés de la tenue de l’assemblée générale. Ainsi, dans les grandes associations, une annonce dans la presse nationale constitue probablement le mode de convocation le plus opportun. Si de nombreux membres de l’association résident à l’étranger, le courrier électronique est sans doute le procédé le plus simple et le plus efficace. Ce mode de convocation semble être d’ailleurs de plus en plus utilisé ; il faut dire qu’il présente l’avantage de ne (pratiquement) rien coûter à l’association.

En revanche, la convocation verbale est à proscrire, en ce qu’elle ne permet pas à l’association de prouver que tous les membres de l’association ont effectivement été convoqués.

Il est également possible de prévoir des modes de convocation différents en fonction des membres, par exemple que les convocations à l’assemblée générale sont en principe adressées par courrier simple, et par courrier électronique pour ceux des membres qui en font la demande ou qui ont donné leur accord à ce mode de convocation. En pratique, la convocation par voie de courrier électronique, se pratique de plus en plus.

Bon à savoir

Bon à savoir

Il a été jugé, en matière de sociétés – mais la solution est transposable aux associations –, que en cas de convocation par courrier postal, le délai de convocation des associés court à compter de la date d'expédition de la lettre (en l’occurrence une lettre recommandée) et non de sa réception par ses destinataires (Cass. ch mixte, 16 déc. 2005, n° 04-10.986).



Sanctions relatives au non-respect des règles statutaires

Les irrégularités constatées lors de la formalité de convocation à l’assemblée générale peuvent entraîner l’annulation de toutes les décisions prises au cours de la séance.

Il en est de même des irrégularités constatées lors de la tenue de l’assemblée générale, et notamment en cas de violation des règles limitant les mandats, de non-respect de l’ordre du jour, etc.

Conseil : Inutile de multiplier les contraintes statutaires qui ne peuvent pas matériellement être respectées par l’association, au risque de voir annulées ses délibérations.

Le délai de convocation

Le délai de convocation à l’assemblée générale doit être suffisant pour laisser aux participants le temps de préparer la réunion, en particulier de prendre connaissance de l’ordre du jour ainsi que des documents qui y sont joints. Il est en général compris entre quinze jours et un mois. Le mieux est de prévoir un délai de convocation dans les statuts. Le défaut de respect du délai de convocation peut entraîner l’annulation de l’assemblée qui s’est déroulée prématurément, à moins que tous les membres aient pu être présents ou représentés.


Le contenu de la convocation

La convocation doit faire apparaître de manière évidente :

  • l’identification de l’association,

  • la date de la convocation,

  • la date, l’heure et le lieu de l’assemblée générale

  • l’ordre du jour de la réunion, afin que chaque sociétaire puisse prendre connaissance des questions qui seront débattues au cours de l’assemblée et se préparer utilement aux débats. L’ordre du jour a un caractère impératif. En principe, il ne devrait pas être modifié en cours de séance sauf pour la révocation du mandat d’un administrateur qui peut être décidée par l’assemblée générale bien que non prévue à l’ordre du jour. Par ailleurs, le président de séance ne saurait décider de ne pas soumettre au vote une question régulièrement inscrite à l’ordre du jour ;

  • l’identification de l’organe qui en a pris l’initiative et la signature de son auteur.

Les dirigeants de l’association ne peuvent commettre de discrimination entre les membres d’une même catégorie, par exemple en ne convoquant aux assemblées générales que certains d’entre eux. Ainsi, la convocation individuelle est sans doute le meilleur procédé pour que tous les membres soient effectivement informés.

Si l’association préfère recourir à la convocation collective par voie de presse, le journal retenu doit avoir une diffusion suffisamment large ou être susceptible d’être lu par le plus grand nombre. Son lectorat doit également correspondre à la cible visée par la convocation ; ainsi peut-on concevoir, par exemple, qu’une association d’actionnaires publie la convocation collective de son assemblée générale dans un organe de presse économique ou financier. De même, l’affichage dans le local associatif ne peut être envisagé que si l'on est certain que tous les membres sont amenés à s’y rendre régulièrement. Ces considérations sont à prendre en compte au moment de la rédaction des statuts puisque dans tous les cas, ce sont eux qui déterminent le mode de convocation.


Attention

Attention

L’ordre du jour doit être suffisamment précis : les membres doivent pouvoir clairement comprendre la portée des décisions qu’on leur demande de prendre, sans qu’il y ait lieu de se reporter à d’autres documents.

Les "questions diverses" ne sont pas une "session de rattrapage" en cas d’oubli d’un point à l’ordre du jour. Il s’agit uniquement d’informations ne nécessitant pas une délibération.

L’assemblée ne peut délibérer que sur des points figurant à l’ordre du jour, sous peine d’annulation de la résolution adoptée. Mais il y a quelques exceptions : en particulier, l’assemblée doit pouvoir se prononcer sur la question de la révocation des dirigeants, même non inscrite à l’ordre du jour, en vertu de la règle dite des « incidents de séance ».


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