Quelle valeur légale ?

Aucune disposition légale ou réglementaire n'impose aux associations d'établir un procès-verbal des délibérations de leurs assemblées générales, réunions de conseil d'administration ou de bureau, ni d'en tenir un registre, à l'exception des associations reconnues d'utilité publique (ARUP) pour qui il est obligatoire de tenir des procès-verbaux des séances du conseil d'administration et des assemblées générales.
Statuts types d'ARUP approuvés par le CE dans son avis du 19 juin 2018, art. 5 et 9

Les procès-verbaux, moyen de preuve

Si ces documents ne sont pas obligatoires, mais que l'association les établit, quelle est leur valeur juridique ? Ils ont valeur de commencement de preuve par écrit de la régularité de la décision prise par l'instance. Ils ne sont pas irréfutables : en cas de contestation, le procès-verbal fera foi jusqu'à preuve contraire, qui peut être apportée par tout moyen (témoignage, courrier, mail, etc.).

Les procès-verbaux : la mémoire de l'association

Le registre permet de conserver de manière chronologique l'historique de toutes les décisions prises par l'association. Tenu à jour, il constitue la preuve de la réalité du fonctionnement de l'association.

Bon à savoir

Les juges annulent très régulièrement les décisions adoptées par les organes collégiaux au motif qu'elles ne sont pas formalisées dans des procès-verbaux et que la preuve de leur régularité ne peut être apportée.

V. par ex. Civ. 1re 15 mai 2018, n° 17-19.361

Tenue du registre

Absence de formalisme particulier

Il n'existe aucune obligation quant au support matériel d'un registre des délibérations. En pratique, rien n'interdit de prévoir un classeur de feuilles mobiles, tenu de manière chronologique, sans blanc ni rature ni surcharge.

Bon à savoir

Il est préférable de faire coter et parapher le registre par le président de l'association. De même, il est conseillé de le conserver au siège de l'association au minimum pendant la durée de la prescription civile, à savoir 5 ans.

En cas d'obligations prévues par les statuts ou le règlement intérieur

Les statuts ou le règlement intérieur peuvent imposer la rédaction de procès-verbaux. Une réponse ministérielle précise, s'agissant des associations bénéficiant de la personnalité juridique : « Aucun texte législatif ou réglementaire ne leur impose d'établir et de conserver [...] les procès-verbaux des délibérations de leur assemblée générale et de leur conseil d'administration. Mais les associations sont évidemment tenues en la matière par les stipulations de leurs statuts ou de leur règlement intérieur ».
Rép. min. à M. Charret, JOAN du 28 févr. 1970, n° 9854, p. 491

Les statuts ou le règlement intérieur des associations précisent parfois la personne ou l'organe chargé d'établir ces procès-verbaux (le président ou le secrétaire, le plus souvent) ou de les signer pour attester ainsi leur régularité. Le non-respect des statuts ou du règlement intérieur peut entraîner l'irrégularité des procès-verbaux.

Contenu des procès-verbaux

Plus le procès-verbal est détaillé, mieux il répondra à sa finalité.

La liste des contenus à inscrire dans les procès-verbaux se retrouve sur la page dédiée du Guide pratique « Fonctionnement de l'association ».

Sanctions

Aucune sanction légale n'est prévue en cas de non-réalisation des procès-verbaux des délibérations, des organes de l'association. En l'absence de document régulier, une association est dans l'incapacité de prouver la régularité de ses assemblées et décisions. Les décisions prises par une assemblée générale non retranscrite peuvent donc être annulées par un tribunal.

Bon à savoir

L'établissement, comme l'usage d'un faux, constituent un délit punissable de trois ans d'emprisonnement et de 45 000 euros d'amende.

C. pén., art. 441-1, al. 1

Auteur

Juris associations pour le Crédit Mutuel