Le livre journal ou les journaux

Les opérations de l'association, par l'intermédiaire des pièces comptables, sont enregistrées sur un livre journal. Les opérations sont comptabilisées de manière chronologique, au jour le jour et opération par opération.

Bon à savoir

Lorsqu'il existe de nombreuses opérations, il est ouvert un livre journal ou dénommé communément « journal auxiliaire » par nature d'opération. Par exemple :

  • un journal des achats,
  • un journal de banque dans lequel sont enregistrées toutes les opérations de trésorerie,
  • un journal d'opérations diverses de salaires, dans lequel sont enregistrées les écritures de paie et de charges sociales,
  • un journal d'opération diverses, contenant toutes les opérations spécifiques et diverses.

Si votre association a recours à des bénévoles, les contributions volontaires sont enregistrées dans un journal spécifique : le journal des opérations bénévoles.

Cas pratique

L'association « Le club des amis d'associathèque » a acheté un ordinateur pour 600 €, une imprimante pour 150 € le 30/06/Année N.

L'ensemble a été payé comptant, par chèque.

Elle a également acheté du papier, de l'encre pour 50 €.

« L'emploi » est l'acquisition du matériel informatique et des fournitures de bureau (emploi pour l'activité de l'association).

« La ressource » est l'utilisation de l'argent du compte bancaire de l'association.

Livre journal
Date de l'opération Compte Nature opération Emplois Ressources
30/06/Année N Matériel informatique Achat ordinateur auprès du fournisseur X 600 €  
30/06/Année N Matériel informatique Achat d'une imprimante 150 €  
30/06/Année N Banque Paiement ordinateur   750 €
30/06/Année N Fournitures administratives Achats fournitures de bureau (papier, encre) 50 €  
30/06/Année N Banque Paiement fournitures   50 €

Le grand livre

Les écritures comptables enregistrées dans le livre journal sont ensuite reportées sur chaque compte concerné, dans un document appelé le grand livre.

Le grand livre présente l'ensemble des opérations classées par compte comptable, compte après compte.

Cas pratique

L'association « Le club des amis d'associathèque » a acheté un ordinateur pour 600 €, une imprimante pour 150 € le 30/06/Année N.

L'ensemble a été payé comptant, par chèque. Elle a également acheté du papier, de l'encre pour 50 €.

  • « L'emploi » est l'acquisition du matériel informatique et des fournitures de bureau (emploi pour l'activité de l'association).
  • « La ressource » est l'utilisation de l'argent du compte bancaire de l'association.
Le grand livre
Compte informatique Matériel
Emplois Ressources
  600 €    
  150 €    
Solde 750 €    
Le grand livre
Compte Fournitures administratives
(ou fournitures de bureau)
Emplois Ressources
  50 €    
       
Solde 50 €    
Le grand livre
Compte Banque
Emplois Ressources
      750 €
      50 €
    Solde 800 €

La balance

La balance avant inventaire

La balance des comptes est un document de synthèse reprenant, à une date donnée, tous les comptes créés par l'association, dans l'ordre du plan comptable et mentionnant pour chacun d'eux la somme des mouvements affectant ce compte et le solde du compte.

Cas pratique

L'association « Le club des amis d'associathèque » a acheté un ordinateur pour 600 €, une imprimante pour 150 € le 30/06/Année N.

L'ensemble a été payé comptant, par chèque. Elle a également acheté du papier, de l'encre pour 50 €.

  • « L'emploi » est l'acquisition du matériel informatique et des fournitures de bureau (emploi pour l'activité de l'association).
  • « La ressource » est l'utilisation de l'argent du compte bancaire de l'association.
Balance au 30/06/Année N
Libellés du compte Mouvements Soldes
  Emplois Ressources Emplois Ressources
Matériel informatique 750 €   750 €  
Banque   800 €   800 €
Fournitures de bureau 50 €   50 €  
Balance au 30/06/Année N
Libellés du compte Mouvements
  Emplois Ressources
Matériel informatique 750 €  
Banque   800 €
Fournitures de bureau 50 €  
Balance au 30/06/Année N
Libellés du compte Soldes
  Emplois Ressources
Matériel informatique 750 €  
Banque   800 €
Fournitures de bureau 50 €  

La balance après inventaire

Ce document contient, outre l'ensemble des mouvements, compte par compte, les opérations d'inventaire (amortissement, stock, les ajustements de compte de résultat et de bilan).

Le compte de résultat

Le compte de résultat traduit l'activité de l'association tout au long de l'année. Il présente les opérations affectant le résultat et non le patrimoine. Les comptes qui composent le compte de résultat sont des comptes « d'accumulation » tout au long de l'exercice. Les compteurs sont « remis à zéro » au début de chaque exercice comptable.

Cas pratique

L'association « Le club des amis d'associathèque » a acheté un ordinateur pour 600 €, une imprimante pour 150 € le 30/06/Année N.

L'ensemble a été payé comptant, par chèque. Elle a également acheté du papier, de l'encre pour 50 €.

  • « L'emploi » est l'acquisition du matériel informatique et des fournitures de bureau (emploi pour l'activité de l'association).
  • « La ressource » est l'utilisation de l'argent du compte bancaire de l'association.
Charges Dépenses Produits Recettes
Achats fournitures bureau 50 €    
    Résultat 50 €
Total 50 € Total 50 €

Le bilan

Le bilan est l'état du patrimoine de l'association.

Il comprend :

  • les actifs de l'association c'est-à-dire ce qu'elle possède. Un actif est « un élément du patrimoine ayant une valeur économique positive pour l'entité ». L'actif comprend :
    • les droits de propriété (actif immobilisé),
    • les droits de créances (actif circulant : clients, créances...),
  • les passifs de l'association c'est-à-dire ses ressources ou plus simplement ce qu'elle doit :
    • aux membres de l'association (fonds associatifs),
    • aux banques (emprunt, avance bancaire),
    • aux autres tiers (dettes fournisseurs, dettes auprès des salariés et des organismes sociaux, dettes envers l'Etat = autres dettes).

Les comptes qui composent le bilan sont des comptes « de position » et on retient leur solde à un instant donné, celui de la date de clôture de l'exercice. Les soldes sont repris « A nouveau » au début de l'exercice suivant pour assurer la continuité de l'état de la créance ou de la dette envers les tiers.

Cas pratique

L'association « Le club des amis d'associathèque » a acheté un ordinateur pour 600 €, une imprimante pour 150 € le 30/06/Année N.

L'ensemble a été payé comptant, par chèque. Elle a également acheté du papier, de l'encre pour 50 €.

Actif Passif
Actif immobilisé 750 € Fonds associatifs  
Actif circulant   Résultat – 50 €
    Dettes à long terme (emprunts)  
    Banque 800 €
    Autres dettes  
Total 750 € Total 750 €

Le journal centralisateur

Lorsque l'association a mis en place plusieurs journaux auxiliaires, il est nécessaire d'avoir une centralisation des enregistrements sur un journal dit général ou journal centralisateur.

Les enregistrements sont donc rassemblés dans un journal centralisateur de façon mensuelle.

Ce document n'a d'usage que pour donner un sens conforme (au plan mathématique) à la comptabilité qui est présentée, assurant ainsi l'égalité parfaite des cumuls des masses des mouvements comptables au débit et au crédit de l'exercice.

Les autres documents issus de la comptabilité

A partir des informations issues de la comptabilité, les associations peuvent élaborer des outils permettant une gestion au plus près.

Le budget

Permet de prévoir l'activité de l'association ou un nouveau projet, de manière chiffrée.

Le plan de trésorerie

Permet d'anticiper les encaissements et les décaissements mois par mois, sur l'ensemble de l'année.

Les tableaux de bord

Permettent de suivre l'évolution de l'activité à travers quelques informations financières, et de la comparer aux prévisions budgétaires.

Quelle périodicité des documents comptables ?

Objectifs Document Périodicité
Suivre les recettes et les dépenses de l'association Le livre comptable Au jour le jour
Connaître l'équilibre de mon exploitation courante : perte ou bénéfice ? Le compte de résultat 1 fois / an
Estimer la valeur de mon patrimoine associatif Le bilan 1 fois / an
Préciser les méthodes comptables et évènements importants de la vie de l'association L'annexe 1 fois / an
Prévoir les recettes et les dépenses à venir Le budget Etabli sur une année
Vérifié au moins 1 fois / trimestre
Ajuster et prévoir la situation de la trésorerie Le plan de trésorerie 1 fois / mois
Présenter une synthèse des missions de l'association Le rapport moral 1 fois / an
Présenter une synthèse sur les activités Le rapport d'activité 1 fois / an
Présenter une synthèse des états financiers Le rapport financier 1 fois / an
Présenter l'activité de l'association, ses missions et la synthèse des états financiers Le rapport de gestion 1 fois / an