Le rôle des documents comptables

La comptabilité permet de remplir 4 missions importantes :

  • gérer et contrôler les recettes et les dépenses
  • constater, à un moment donné, la valeur du patrimoine associatif,
  • prévoir les dépenses et les recettes à venir,
  • rendre compte des activités et des finances de l'association.

Les documents comptables permettent la traduction de ces différentes missions.

Les documents de la comptabilité

La comptabilité est, en premier lieu, une technique d'enregistrement, de stockage de tous les flux économiques réalisés par l'association.

Présentation des flux économiques de l'association :

Flux économiques de l'association - Association : Autorités tarifaires ou financeurs - Clients - Adhérents (vente de produits, manifestations, encaissement cotisations) - Fournisseurs (achats biens et services) - Banquiers (compte bancaire, emprunts, ligne de trésorerie...) - Personnel et Organismes sociaux (salaires et charges sociales sur salaires) - Administration fiscale (paiement des impôts, taxe sur les salaires ...) -Presse spécialisée (informations sur l'association) - Administrateurs

L'association, pour réaliser son objet social, achète :

  • des biens,
  • du matériel,
  • des fournitures,
  • éventuellement des prestations.

Elle encaisse :

  • des cotisations,
  • des dons,
  • des subventions,
  • des produits de ses activités.

Elle peut avoir une activité économique et vendre des produits ou réaliser des manifestations qui engendrent des recettes et des dépenses (buvettes, manifestations associatives, etc.).

  • Les achats et autres charges engendrent un flux sortant de trésorerie.
  • Les cotisations, subventions, vente de produits engendrent un flux entrant de trésorerie.

L'ensemble de ces flux économiques engendre des documents appelés pièces comptables pour l'association :

  • Pièces comptables
  • Factures émises par les fournisseurs (achats de biens et de services pour l'association),
  • Factures émises par l'association à ses clients (si ventes),
  • Cartes d'adhérents (cotisations),
  • Bulletins de salaires, déclarations de charges sociales,
  • Déclarations de taxe sur les salaires, déclaration d'impôt sur le revenu,
  • Relevés bancaires pour enregistrer les opérations de trésorerie (encaissements, décaissements).

L'organisation du traitement des opérations comptables conditionne la fiabilité des documents de synthèse qui vont en résulter.

Chaine de traitement comptable : Livre journal (ou journaux) - Grand livre - Balance avant inventaire - Balance après inventaire - Balance après inventaire - Journal centralisateur