Un logiciel de comptabilité : de quoi parle-t-on ?
Il existe aujourd’hui des solutions spécialement dédiées à la gestion comptable des associations.
Certaines sont sous forme de logiciel à installer sur l’ordinateur.
D’autres solutions sont en ligne et ne nécessitent pas de télécharger un logiciel. Elles sont donc accessibles de n’importe quel ordinateur à la condition de disposer d’une connexion internet.
Certains logiciels ont apporté une grande simplification de la comptabilité en automatisant :
- la saisie via des formulaires simples et rapides à compléter ;
- l'intégration des factures dans le plan comptable ;
- la production des documents comptables (comptes de résultat, bilan, documents demandés par vos partenaires, etc.), en simplifiant leur lecture via des fonctionnalités pédagogiques.
Un logiciel pour quoi faire ?
Nécessaire lorsque l’association a une activité importante
Il permet d’enregistrer les opérations dans le livre journal ou les journaux et le grand livre est renseigné directement, la balance également et très souvent le bilan et le compte de résultat sont alimentés directement à partir de la balance.
Obligatoire lorsque son activité se réalise au travers de plusieurs établissements
En effet, il est obligatoire, notamment dans le secteur médico-social, d’établir des comptes, par établissement, pour les autorités de tarification. Il serait impossible de satisfaire cette réglementation si l’association n’utilisait pas un logiciel comptable adapté.
S’assurer de la fiabilité de la comptabilité
L’utilisation d’un logiciel comptable permet de s’assurer de la fiabilité de vos enregistrements. Le logiciel comptable détecte une anomalie lorsque l’enregistrement en partie double n’est pas équilibré.
Un bon outil pour les associations réalisant peu d’opérations
Mais l’utilisation d’un logiciel comptable peut être un outil utile pour les petites associations.
En effet, même si les opérations sont peu nombreuses, le logiciel comptable présente souvent l’intérêt de mettre en place des masques de saisie simplifiés, permettant à un néophyte d’enregistrer les opérations de l’association comme s’il s’agissait d’un tableur.
On lui demande si l’opération est une recette, et il est dirigé vers le journal des recettes, ou si l’opération est une dépense, et il est automatiquement dirigé vers un journal de dépenses.
Souvent un masque apparait lui demandant uniquement la date de l’opération, la nature de la charge, le libellé de l’opération et son montant. La partie double est gérée directement par l’ordinateur. Egalement, les opérations bancaires peuvent faire l’objet d’un téléchargement automatisé qui évite de ressaisir une grande partie des informations propres à chaque écriture.
Un logiciel comptable permet d’autres utilisations
Très souvent, les logiciels comptables présents sur le marché comportent d’autres outils pouvant être utiles à l’association, tels que par exemple la gestion des adhérents (nom, adresse, date d’adhésion, paiement de la cotisation...) ou la gestion des activités.
Comment le choisir ?
Pour une petite association, son choix doit être commandé par la simplicité d’utilisation.
Les éditeurs de logiciels proposent généralement une démonstration préalable (généralement de 15 jours) et il est impératif de bien comprendre le masque simplifié de saisie.
Il peut être également choisi pour ses autres fonctions présentées pouvant aider l’association dans sa gestion.
Pour une association ayant une activité importante, il est important d’avoir un logiciel qui puisse se coupler avec des logiciels de suivi d’activité plus développés, ou un logiciel de paie, évitant ainsi de saisir les écritures liées à la facturation ou à la paye.
De même, le logiciel doit intégrer une comptabilité analytique pour suivre des axes stratégiques (activités, actions, etc.).
Un logiciel de gestion des dons est conseillé pour les associations concernées.
Pourquoi privilégier un logiciel de comptabilité en ligne ?
Il est possible d’opter pour une solution de comptabilité en ligne (sur internet).
Cette solution présente de nombreux avantages dont :
- le partage et la collaboration entre bénévoles : en ayant des accès à la comptabilité pour plusieurs personnes, évitant ainsi que celle-ci soit isolée chez le ou la trésorier ère sans aucun regard extérieur ;
- le passage d'une équipe à l'autre : pas de réinstallation du logiciel sur de nouveaux ordinateurs lors du changement d'équipe, seulement des mises à jour de codes d’accès personnels ;
- sécuriser les sauvegardes : pas de perte des données si l'ordinateur est sinistré : virus, casse, vol, incendie, ...
Utiliser ce type d’outil est un vrai atout dans la structuration et la professionnalisation de l'association.
Pour aller plus loin et savoir comment choisir un logiciel de comptabilité en ligne, consultez la fiche conseil de notre expert.
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