La convocation

L'auteur de la convocation

La convocation à l'assemblée générale de l'association doit être préparée et envoyée par la personne ou l'organe désigné par les statuts (voire par le règlement intérieur) : président, secrétaire, bureau, conseil d'administration, voire, plus rarement, une certaine proportion de sociétaires, par exemple le dixième ou le quart... Dans le silence des statuts, l'initiative de la convocation semble revenir au président, mais on peut également concevoir ir - en pratique uniquement dans les petites associations - que tous les membres prennent spontanément l'initiative de se réunir en assemblée.

En revanche, même dans le cas d'une association collaborant avec les pouvoirs publics et investie d'une mission de service public, la convocation ne peut jamais émaner de l'autorité de tutelle.

Il s'agirait là, en effet, d'une ingérence, inconcevable pour une collectivité publique, dans le fonctionnement d'une personne morale de droit privé.

Bon à savoir

En l'absence de convocation de l'assemblée générale dans le délai prévu par les statuts, les sociétaires peuvent passer outre la carence de l'organe chargé de la convoquer en demandant en justice, au juge des référés, la désignation d'un administrateur provisoire qui procédera à cette convocation.

Les destinataires de la convocation

En principe, et dans le silence des statuts, tous les membres de l'association participent à l'assemblée générale et sont donc destinataires de la convocation.

Mais les statuts peuvent subordonner l'accès à l'assemblée générale au respect de certaines conditions (ancienneté de l'adhésion, âge minimum, paiement d'une cotisation, etc.) ou le réserver à certaines catégories de membres seulement. Seuls les membres ou catégories de membres remplissant les conditions statutaires sont alors convoqués.

Par ailleurs, dans les associations dotées d'un commissaire aux comptes, ce dernier est obligatoirement convoqué aux assemblées générales, et pas uniquement à celle qui statue sur l'approbation des comptes de l'exercice écoulé (C. com., art. L. 823-17). Bien entendu, celui-ci ne vote pas. ,.mais a vocation à faire valoir son point de vue lorsque toute question entrant dans son champ d'intervention est évoquée en assemblée.

Enfin, les statuts peuvent valablement ouvrir l'assemblée à des personnes qui participent à l'activité de l'association sans avoir la qualité de membre actif : salariés, amis de l'association, anciens sociétaires... Même si elles aussi ne votent pas, la convocation doit quand même leur être adressée.

Les modes de convocation

Les convocations peuvent être adressées aux participants à l'assemblée générale :

  • par lettre simple,
  • par lettre recommandée, éventuellement avec accusé de réception,
  • par insertion dans un bulletin de liaison interne, ou dans la presse nationale ou régionale,
  • par affichage,
  • par courrier électronique ou par mention sur le site internet de l'association,
  • voire par télex ou télécopie, même si ces modes de communication tendent à tomber en désuétude.

Peu importe le mode de convocation dès lors qu'il est prévu par les statuts, voire par le règlement intérieur. Toutefois le mode choisi doit être adapté à la situation de l'association en permettant à tous les membres concernés d'être effectivement informés de la tenue de l'assemblée générale. Ainsi, dans les grandes associations, une annonce dans la presse nationale ou sur le site internet de l'association constitue probablement le mode de convocation le plus opportun. Si de nombreux membres de l'association résident à l'étranger, le courrier électronique est sans doute le procédé le plus simple et le plus efficace. Ce mode de convocation semble être d'ailleurs de plus en plus utilisé ; il faut dire qu'il présente l'avantage de ne (pratiquement) rien coûter à l'association.

En revanche, la convocation verbale est à proscrire, en ce qu'elle ne permet pas à l'association de prouver que tous les membres de l'association ont effectivement été convoqués.

Il est également possible de prévoir des modes de convocation différents en fonction des membres, par exemple que les convocations à l'assemblée générale sont en principe adressées par courrier simple, et par courrier électronique pour ceux des membres qui en font la demande ou qui ont donné leur accord à ce mode de convocation. En pratique, la convocation par voie de courrier électronique, se pratique de plus en plus.

Le délai de convocation

Le délai de convocation à l'assemblée générale doit être suffisant pour laisser aux participants le temps de préparer la réunion, en particulier de prendre connaissance de l'ordre du jour ainsi que des documents qui y sont joints. Il est en général compris entre quinze jours et un mois. Le mieux est de prévoir un délai de convocation dans les statuts. Le défaut de respect de ce délai peut entraîner l'annulation de l'assemblée qui s'est déroulée prématurément, à moins que tous les membres aient pu être présents ou représentés à celle-ci.

Bon à savoir

Il a été jugé, en matière de sociétés - mais la solution est transposable aux associations -, que en cas de convocation par courrier postal, le délai de convocation des associés court à compter de la date d'expédition de la lettre (en l'occurrence une lettre recommandée) et non de sa réception par ses destinataires.

(Cass. Ch. mixte, 16 déc. 2005, n° 04-10.986)

Le contenu de la convocation

  • l'identification de l'association ;
  • la date de la convocation ;
  • la date, l'heure et le lieu de l'assemblée générale ;
  • l'ordre du jour de la réunion, afin que chaque sociétaire puisse prendre connaissance des questions qui seront débattues au cours de l'assemblée et se préparer utilement aux débats. L'ordre du jour a un caractère impératif. En principe, il ne devrait pas être modifié en cours de séance, sauf pour la révocation du mandat d'un administrateur qui peut être décidée par l'assemblée générale bien que non prévue à l'ordre du jour. Par ailleurs, le président de séance ne saurait décider de ne pas soumettre au vote une question régulièrement inscrite à l'ordre du jour; c'est le principe de l'intangibilité de l'ordre du jour ;
  • l'identification de l'organe qui en a pris l'initiative et la signature de son auteur.

Les dirigeants de l'association ne peuvent commettre de discrimination entre les membres d'une même catégorie, par exemple en ne convoquant aux assemblées générales que certains d'entre eux. Ainsi, la convocation individuelle est sans doute le meilleur procédé pour que tous les membres soient effectivement informés.

Si l'association préfère recourir à la convocation collective par voie de presse, le journal retenu doit avoir une diffusion suffisamment large ou être susceptible d'être lu par le plus grand nombre. Son lectorat doit également correspondre à la cible visée par la convocation ; ainsi peut-on concevoir, par exemple, qu'une association d'actionnaires publie la convocation collective de son assemblée générale dans un organe de presse économique ou financier. De même, l'affichage dans le local associatif ne peut être envisagé que si l'on est certain que tous les membres sont amenés à s'y rendre régulièrement. Ces considérations sont à prendre en compte au moment de la rédaction des statuts puisque dans tous les cas, ce sont eux qui déterminent le mode de convocation.

Attention

L'ordre du jour doit être suffisamment précis : les membres doivent pouvoir clairement comprendre la portée des décisions qu'on leur demande de prendre, sans qu'il y ait lieu de se reporter à d'autres documents.

Les « questions diverses » ne sont pas une « session de rattrapage » en cas d'oubli d'un point à l'ordre du jour. Il s'agit uniquement d'informations ne nécessitant pas une délibération.

L'assemblée ne peut délibérer que sur des points figurant à l'ordre du jour, sous peine d'annulation de la résolution adoptée. Mais il y a quelques exceptions : en particulier, l'assemblée doit pouvoir se prononcer sur la question de la révocation des dirigeants, même non inscrite à l'ordre du jour, en vertu de la règle, inspirée du droit des sociétés, dite des « incidents de séance ».

Sanctions relatives au non-respect des règles statuaires

Les irrégularités constatées lors de la formalité de convocation à l'assemblée générale peuvent entraîner l'annulation de toutes les décisions prises au cours de la séance.

Il en est de même des irrégularités constatées lors de la tenue de l'assemblée générale, et notamment en cas de violation des règles limitant les mandats, de non-respect de l'ordre du jour, etc.

Conseil : Inutile de multiplier les contraintes statutaires qui ne peuvent pas matériellement être respectées par l'association, au risque de voir annulées ses délibérations.

La tenue de l'assemblée générale

La vérification du quorum

Dès le début de la réunion, il appartient au bureau de séance désigné de s'assurer que l'assemblée générale peut régulièrement se tenir et notamment que le quorum éventuellement prévu par les statuts est réuni. Le quorum est le pourcentage de sociétaires dont la présence ou la représentation peut être requise par les statuts pour que l'assemblée puisse valablement délibérer. La fixation d'un quorum est destinée à garantir la représentativité et l'autorité des assemblées en évitant que les décisions soient prises par une trop petite fraction des membres.

A cette fin, prévoyez une feuille de présence. Le quorum doit être respecté pendant toute la durée de l'assemblée (la conséquence est qu'il est possible de quitter l'assemblée au cours de celle-ci, mais uniquement si les conditions de quorum demeurent remplies à la suite de ce départ).

Le quorum peut être calculé sur le nombre de membres présents uniquement ou sur le nombre de membres présents ou représentés (membres votant par procuration) ; de même, peuvent être réputés présentes les personnes qui participent à l'assemblée par voie de visioconférence. Ces éléments doivent être prévus par les statuts ou, à défaut, par le règlement intérieur.

Aucune obligation relative au quorum n'est imposée par la loi du 1er juillet 1901, ni par son décret d'application. Mais si les statuts ont institué des règles de quorum, leur respect constitue alors une condition substantielle de validité des délibérations adoptées. Toute décision adoptée sans que le quorum requis par les statuts n'ait été respecté est susceptible d'être annulée.

(Versailles, 1re ch., 30 juin 2011, n° 10/03018)

Le mode de scrutin

Le vote a-t-il lieu à main levée ou à bulletin secret ?

Il appartient aux statuts de définir le mode de scrutin pour l'adoption des délibérations par l'assemblée générale.

Il est possible de réserver le vote à bulletin secret à l'élection ou à la révocation des administrateurs, à l'exclusion des autres délibérations, ou si un ou plusieurs membres le requièrent.

Le vote doit avoir lieu sur tous les points figurant à l'ordre du jour (sauf sur ceux qui n'appellent pas de vote). Le président de séance ne saurait écarter des débats et du vote certains points de celui-ci ou lever la séance avant que l'ordre du jour ne soit épuisé.

Attention

Dans le silence des statuts, le vote par procuration est de droit. A l'inverse, le vote par correspondance (éventuellement via Internet) doit être prévu par les statuts pour pouvoir être mis en œuvre.

Bon à savoir

Dans une affaire récemment jugée, se posait la question de savoir s'il était possible pour un parti politique - constitué sous forme d'association - de recourir au vote par correspondance pour supprimer un article 11 bis de ses statuts instituant une présidence d'honneur.

L'article 24 des statuts prévoient que « les assemblées peuvent être tenues ordinairement et extraordinairement » et que « pour toutes les assemblées, la convocation peut être faite individuellement ou par voie de presse au moins quinze jours à l'avance ». Quant à l'article 26, relatif aux travaux de l'assemblée générale ordinaire, il stipule que « toutes les délibérations de l'assemblée générale sont prises à la majorité des membres présents ou votant par correspondance », tandis que l'article 27 énonce que « l'assemblée générale extraordinaire statue sur toutes les questions urgentes qui lui sont soumises » et qu'« elle seule peut apporter toutes les modifications aux statuts ».

Pour la Cour de cassation, il résulte de ces stipulations claires et précises que les statuts de l'association en cause ne prévoyaient le vote par correspondance que pour l'assemblée générale ordinaire, et non pour l'assemblée générale extraordinaire. Dès lors, l'organisation d'un vote par correspondance portant sur l'approbation de nouveaux statuts constitue un trouble manifestement illicite justifiant la saisine du juge des référés pour suspendre l'assemblée extraordinaire organisée par voie postale jusqu'à la tenue d'une assemblée nouvelle dans les formes conformes aux statuts de l'association.

(Civ. 1re, 25 janv. 2017, n° 15-25.561)

La majorité requise

C'est le nombre de voix nécessaire pour qu'une proposition soit adoptée. Les statuts peuvent instaurer plusieurs types de majorité, en fonction de l'importance des décisions soumises au vote des sociétaires, à savoir :

  • Majorité simple (ou relative) : la décision est adoptée lorsque les votes favorables l'emportent sur les votes défavorables, quel que soit le nombre de voix exprimées.
  • Majorité absolue : la proposition doit obtenir au moins la moitié des voix plus une.
  • Majorité qualifiée : elle requiert, par exemple, les deux tiers ou les trois quarts des suffrages. Elle n'est généralement retenue que pour les assemblées générales extraordinaires décidant de la modification des statuts ou de la dissolution de l'association.
  • Unanimité : elle crée un droit de véto au profit de n'importe quel membre ; le droit de véto peut également n'être accordé par les statuts qu'à un membre particulier de l'association ou à une catégorie de membres. Il vaut mieux que l'exigence de l'unanimité ne soit prévue que pour des cas de délibérations très limités (ex. changement d'objet) sous peine d'aboutir à une paralysie du fonctionnement de l'association.

Conseil

Prévoyez dans les statuts, lorsque le quorum n'est pas atteint, la réunion d'une seconde assemblée quelques jours plus tard, qui pourra statuer sur le même ordre du jour et avec un quorum plus faible, voire sans condition de quorum.

Bon à savoir

En cas de carence des personnes qui ont statutairement le pouvoir de convoquer, les sociétaires doivent avoir recours au juge (en principe, lors d'une instance en référé devant le tribunal de grande instance). Ce dernier ordonnera alors la réunion d'une assemblée ou procédera à la désignation d'un administrateur provisoire chargé de réunir cette assemblée et de veiller au respect de la procédure statutaire. Mais il ne peut pas convoquer lui-même cette assemblée.

Bon à savoir

En pratique, les statuts ne prévoient pas toujours les règles de majorité applicables, y compris pour les décisions de l'assemblée générale ayant pour objet la modification des statuts.

A cet égard, la Cour de cassation a récemment jugé que : « dans le silence des statuts d'une association, seules les modifications statutaires ayant pour effet d'augmenter les engagements des associés doivent être adoptées à l'unanimité ». La difficulté est qu'il n'est pas toujours facile d'identifier ce qu'il faut entendre par décision augmentant les engagements des membres d'une association. La Haute juridiction semble favorable à une approche restrictive de celle-ci.

En effet, selon elle, la modification des statuts, qui a pour effet de permettre l'exclusion d'un adhérent sans motif disciplinaire et sans possibilité d'être entendu ne constitue pas une hypothèse d'augmentation des engagements des membres.

(Civ. 1re, 1er févr. 2017, n° 16-11.979)

Le quorum

Le quorum est le nombre minimum de membres dont la présence est requise pour que l'assemblée générale puisse valablement délibérer : si ce nombre n'est pas atteint, aucune décision ne peut être prise.

On prend généralement en compte dans le quorum, outre les membres de l'association physiquement présents, ceux qui sont représentés par un autre membre ; encore faut-il que les statuts le prévoient. Le quorum peut être fixé au quart, au tiers, à la moitié ou plus des membres de l'association. Il est généralement plus faible lors de la seconde réunion d'une assemblée, c'est-à-dire lorsque que l'assemblée convoquée sur première convocation n'a pu se tenir faute de respect des conditions de quorum. Il est également possible de prévoir que la seconde réunion se tiendra sans condition de quorum. En revanche, les règles de majorité sont identiques selon que la réunion de l'assemblée se déroule sur première ou deuxième convocation.

Sanctions relatives au non-respect des règles statutaires

Les irrégularités constatées lors de la formalité de convocation à l'assemblée générale peuvent entraîner l'annulation de toutes les décisions prises au cours de la séance.

Il en est de même des irrégularités constatées lors de la tenue de l'assemblée générale, et notamment en cas de violation des règles limitant les mandats, de non-respect de l'ordre du jour, etc.

Conseil : Inutile de multiplier les contraintes statutaires qui ne peuvent pas matériellement être respectées par l'association, au risque de voir annulées ses délibérations.

Les suites de l'assemblée générale

L'établissement du procès-verbal

L'établissement d'un procès-verbal n'est en principe pas obligatoire. Il est pourtant fortement recommandé, notamment pour pouvoir prouver la teneur des résolutions votées et ainsi obtenir leur exécution. . Il peut même parfois s'agir d'une obligation statutaire (ou du règlement intérieur).

Communication et publicité

Sauf si les statuts l'imposent, le procès-verbal de l'assemblée générale n'a pas à être communiqué par écrit aux adhérents de l'association. Il est cependant généralement consultable sur place et sur simple demande par tout adhérent. Il peut alors en être délivré copie moyennant remboursement des frais occasionnés.

Une publicité à la préfecture du procès-verbal est requise pour rendre opposables aux tiers certaines délibérations de l'assemblée dont il fait état (L. du 1er juillet 1901, art. 5, al. 6) :

  • les modifications des statuts ;
  • les changements de nom et de siège ;
  • et les changements dans les organes d'administration et de direction.

Enfin, n'oubliez pas de communiquer à votre banque tout changement dans la liste des personnes habilitées à gérer les comptes de l'association.