Les modalités de remboursement des frais
Une association peut procéder au remboursement des frais personnellement engagés par les bénévoles à la condition que ces frais correspondent à des dépenses :
- réelles ;
- justifiées ;
- engagées pour les besoins de l’activité associative.
Il est donc vivement conseillé à l’association de demander au bénévole d'établir le plus rigoureusement possible une note de frais qu'il communiquera à l'association avec les originaux de ses justificatifs (factures, en particulier). Celle-ci doit mentionner précisément l’objet de la dépense, son montant, la date à laquelle elle a été engagée, etc.
Lorsque ces conditions sont respectées, les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements qui leur sont versés, car ce ne sont pas des revenus. L’association doit alors conserver les pièces justificatives de la réalité des dépenses pendant 4 ans.
Attention
À défaut de justificatif et dès lors qu’un lien de subordination est établi, les sommes versées au bénévole peuvent être requalifiées en salaires, ce qui peut entraîner des conséquences financières importantes pour l’association (taxes sur les salaires, cotisations sociales, remise en cause de sa gestion désintéressée, etc.), mais aussi pour les bénévoles (impôt sur le revenu).
Il est conseillé de bien fixer les règles internes à l’association, par une décision des instances élues (par exemple en les intégrant au règlement intérieur), concernant le remboursement des frais engagés par les bénévoles afin d’éviter tout malentendu ou dérapages, et notamment :
- Quels sont les frais remboursables (Transport ? Déjeuner ? Fourniture ? Habillement ?...) ?
- Fixe-t-on un plafond (par exemple, pour une nuitée, 50 euros en régions et 80 euros à Paris) ?
- Quel mode de calcul (exemple pour les déplacements : remboursement forfaitaire ou réel ; remboursement des voyages sur la base d’un billet SNCF 2ème classe...) ?
- Faut-il distinguer selon le statut personnel des bénévoles (exemple : frais remboursés uniquement aux étudiants et chômeurs) ?
- ...
Attention
Il est en général déconseillé à une association de rembourser les frais des bénévoles au forfait, même si cette technique est souvent utilisée pour le remboursement des indemnités kilométriques en raison de sa simplicité de mise en œuvre.
Si l’association décide, exceptionnellement, de recourir à la méthode forfaitaire, elle devra conserver les éléments permettant de reconstituer avec une précision suffisante les frais exposés. Mais il existera toujours le risque que l'Urssaf procède à la requalification de ce remboursement en salaires, surtout s’il apparaît que le montant fixé pour le forfait semble anormalement élevé.
Quoi qu'il en soit, pour procéder au remboursement des indemnités kilométriques, l'association doit se référer au barème fiscal de remboursement des frais kilométriques, applicable tant aux salariés qu’aux bénévoles et revalorisé chaque année.
Barème fiscal de remboursement des frais kilométriques salariés-bénévoles
Après avoir été significativement revalorisées ces deux dernières années (soit de 10 % en 2022, puis de 5,4 % en 2023), les différents barèmes des frais kilométriques des bénévoles ont été gelés en 2024. Les montants ci-dessous sont demeurés inchangés par rapport à 2023.
Voiture (2024, pour l’imposition des revenus de 2023)
| Puissance administrative | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
|---|---|---|---|
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
| d : distance parcourue à titre professionnel exprimée en km. Source : arrêté du 27 mars 2023, JO du 7 avril, texte n° 4 |
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Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 %.
Exemple
Pour 3 500 km parcourus à titre professionnel avec un véhicule thermique de 6 CV, le bénévole peut faire état d’un montant de frais réels égal à : 3 500 km × 0,665 = 2 009 €.
S’il utilise un véhicule électrique, le montant s’élève à : 2 009 × 1,2 = 2 410 €.
Moto (2024, pour l’imposition des revenus de 2023)
| Puissance administrative | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
|---|---|---|---|
| 1 ou 2 CV | d × 0,395 | (d × 0,099) + 891 | d × 0,248 |
| 3,4,5 CV | d × 0,468 | (d × 0,082) + 1 158 | d × 0,275 |
| plus de 5 CV | d × 0,606 | (d × 0,079) + 1 583 | d × 0,343 |
| d : distance parcourue à titre professionnel exprimée en km. Pour qu’il s’agisse d’une moto, la cylindrée doit être supérieure à 50 cm3. En-dessous, c’est un cyclomoteur. Source : arrêté du 27 mars 2023, JO du 7 avril, texte n° 4 |
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Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 %.
Cyclomoteur (2024, pour l’imposition des revenus de 2023)
| Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km | |
|---|---|---|---|
| d × 0,315 | (d × 0,079) + 711 | d × 0,198 | |
| d : distance parcourue à titre professionnel exprimée en km. | |||
Pour les véhicules électriques, le montant des frais de déplacement est majoré de 20 %.
Vélo et frais de covoiturage. Nouveau « forfait mobilités durables »
En application de l'article 82 de la loi n° 2019-1428 du 24 décembre 2019 d'orientation des mobilités et du décret d’application n° 2020-541 du 9 mai 2020, dans le cas où un salarié fait usage du vélo ou du covoiturage pour effectuer les déplacements domicile-travail, l’employeur peut désormais rembourser un montant maximum de 700 € par an, entièrement exonéré de charges sociales et fiscales.
Pour les territoires ultra-marins (Guadeloupe, Réunion, Martinique, Guyane, Mayotte), le plafond est fixé à 900 €.
Ce dispositif bénéficie également au bénévole associatif.
Code du travail, article R. 3261-13-1 et R. 3261-13-2
Ce forfait mobilités durables a remplacé, depuis le 11 mai 2020, l’indemnité kilométrique vélo (IKV) dont le montant était fixé à 0,25 euros par kilomètre.
Attention
Un bon remboursement, c’est donc un remboursement « au réel » effectué par l’association sur présentation des justificatifs des dépenses engagées dans l’exercice de sa mission par le bénévole et d'une note de frais établie par celui-ci.
Abandonner ses frais : don ouvrant droit à une réduction fiscale
Plutôt que de demander le remboursement des frais qu’il a personnellement engagés, le bénévole peut décider d’abandonner ces frais à l’association : cet abandon de frais est alors considéré comme un don d’un particulier qui, si l’association est d’« intérêt général », peut procurer un avantage fiscal au bénévole sous forme d’une réduction d’impôt.
Conditions
Les frais engagés par les bénévoles doivent répondre à trois conditions pour ouvrir droit à la réduction d’impôt :
- Ils doivent avoir été engagés strictement en vue de la réalisation de l’objet social d’une œuvre ou d’un organisme d’intérêt général au sens de l'article 200 du Code général des impôts (organismes d’intérêt général, etc.).
- Ils doivent être dûment justifiés et constatés dans les comptes de l’association.
- Le bénévole doit avoir renoncé expressément à leur remboursement.
La réduction d'impôt à laquelle le bénévole peut prétendre est cependant limitée. Elle est égale à un certain pourcentage du montant déclaré des frais non remboursés. Ce pourcentage varie selon la structure à laquelle le non-remboursement profite.
- Il est de 75 % (dans la limite de 1 000 €, ce qui représente une réduction d'impôt maximale de 750 € pour les dons effectués en 2023 et à déclarer en 2024), si le non-remboursement profite à une ou plusieurs associations d'aide aux personnes en difficulté par la fourniture de repas, de logement ou de soins.
- Il est de 66 % dans la limite de 20 % du revenu imposable, dans les autres cas, étant précisés que les excédents (c'est-à-dire les sommes engagées au-delà de 20 % du revenu imposable) peuvent être reportés sur les 5 années suivantes.
En savoir plus sur la fiscalité des dons.
Attention
Si un bénévole abandonne des frais de déplacement, le calcul du montant de la réduction fiscale doit être réalisé à partir du barème des frais kilométriques des salariés (voir partie sur les modalités de remboursement des frais).
Il n’existe plus de barème spécifique à l’abandon de frais par des bénévoles !
Exemple
Mécénat et abandon des frais des bénévoles : des conditions à respecter !
Les frais engagés par les bénévoles dans le cadre d’une activité exercée en vue de la réalisation de l’objet social de l’association peuvent, si ceux-ci renoncent à se faire rembourser, ouvrir droit à réduction d’impôt sur le revenu au titre du mécénat. Toutefois, le président d’association qui, en se contentant de produire une attestation sur l’honneur, ne présente pas les pièces justificatives requises légalement, ne pourra pas bénéficier du régime fiscal du mécénat.
Dans cette affaire, le président ne justifiait pas que les frais prétendument engagés aient été constatés dans les documents comptables de l’association, ni qu’il ait renoncé expressément à leur remboursement, ni même de la réalité des frais qu’il soutenait avoir engagés dans le cadre de son activité bénévole, pas plus que leur réalisation au cours de l’année.
Conseil
L’abandon du remboursement des frais engagés doit donner lieu à une déclaration expresse de la part du bénévole. Cette renonciation peut prendre la forme d’une mention explicite rédigée par le bénévole sur la note de frais, comme, par exemple :
« Je soussigné(e)__________ [Nom et prénom de l’intéressé(e)] certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don.
[Signature] »
Quelles sont les obligations pour les associations ?
L’association doit conserver à l’appui de ses comptes :
- la déclaration d’abandon (voir l’illustration issue de la jurisprudence sur cette page)
- les pièces justificatives qui correspondent aux frais engagés par le bénévole.
Elle doit comptabiliser les frais dans la rubrique « charges d’exploitation » (voir le Guide pratique « Gérer une association ».
Elle doit remettre au bénévole un reçu de don conforme au nouveau formulaire Cerfa n° 11580*05 dument complété afin que ce dernier puisse bénéficier de la réduction d’impôt et pouvoir justifier de son don.
Attention
La délivrance irrégulière d’attestations émises au titre de l’abandon de produits ou de revenus est passible d’une amende fiscale égale à 25 % des montants indûment mentionnés sur les attestations (CGI, art. 1740 A, voire de poursuites pénales pour « fraude fiscale » (CGI, art. 1741).
Remboursement des frais dans les associations sportives
Les frais engagés par les joueurs pour la pratique d’un sport ne sont pas éligibles à la réduction d’impôt (CGI, art. 200), alors même qu’ils renonceraient à leur remboursement.
En revanche, les entraîneurs, éducateurs ou arbitres bénévoles ainsi que les autres bénévoles de l’association peuvent :
- soit demander le remboursement des frais engagés au titre de leur activité bénévole ;
- soit renoncer au remboursement et demander un reçu fiscal pour bénéficier de la réduction d’impôt à titre de dons.
L’administration fiscale dissocie totalement la pratique du sport de son encadrement.
Elle ne répond pas clairement à la question : que se passe-t-il lorsqu’une personne est à la fois joueur ou pratiquant et animateur ou encadrant bénévole ? Ce cumul de situations est pourtant fréquent pour de nombreux parents qui pratiquent eux-mêmes et encadrent les enfants ou les transportent sur les lieux de compétition.
Chèque-repas du bénévole
Une association peut remettre à son personnel bénévole des titres spéciaux de paiement désignés sous l’appellation « chèque-repas du bénévole ». Pour faire profiter ses bénévoles de cet avantage, l’association doit :
- être régulièrement constituée ;
- avoir adopté le principe de la mise en place des « chèques-repas » en assemblée générale.
Ce dispositif fonctionne de la même manière que pour les tickets restaurant dont bénéficient les salariés : il permet au bénévole d’acquitter tout ou partie du prix d’un repas consommé au restaurant ou préparé par un restaurateur (en revanche, à la différence du ticket restaurant, il ne permet pas d'acheter des denrées à certains commerçants non-restaurateurs : commerces alimentaires, boulangeries, primeurs, etc.). C'est l’association qui prend la totalité du montant des chèques-repas à sa charge. Il ne peut ni être remboursé en cas de non-utilisation, ni faire l’objet d’un rendu de monnaie. Par ailleurs, son utilisation est en principe interdite les dimanches et jours fériés, ainsi qu'en dehors du département du lieu de travail du bénévole et des départements limitrophes. Enfin, comme le ticket restaurant, il peut désormais être émis sous une forme dématérialisée.
Bon à savoir
L’association doit tenir à jour la liste des bénéficiaires. Le montant et les modalités d’attribution du chèque-repas sont décidés par l’association et ratifiés par l’assemblée générale.
Sa valeur faciale maximale est cependant égale au maximum de la limite de l’exonération fixée par l’arrêté du 20 décembre 2002 modifié relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale pour les allocations forfaitaires liées à la restauration sur le lieu de travail, soit actuellement 7,30 € (montant pour 2024).
La contribution de l’association est exonérée de toutes charges fiscales, cotisations et contributions sociales. L’avantage qui résulte de cette contribution pour le bénévole n’est pas assujetti à l’impôt sur le revenu.
Enfin, plusieurs mentions doivent figurer sur le titre : mention « Chèques-repas du bénévole », nom et adresse de l’émetteur, montant du chèque, année civile d’émission, etc.
Attention
Les dirigeants bénévoles de l’association qui bénéficient d’une rémunération ne peuvent pas être attributaires de chèque-repas. Il en de même de ses salariés (éligibles, en ce qui les concerne, aux « tickets restaurants »).