Nature et conséquences des remboursements de frais des bénévoles

La justification insuffisante de remboursement de frais kilométriques peut remettre en cause le caractère désintéressé de la gestion d’une association.

Le caractère désintéressé de la gestion d’une association est soumis à de multiples conditions, qui peuvent ne pas résister à un examen approfondi de l’administration. Les conséquences fiscales et financières peuvent alors être particulièrement lourdes.

La justice administrative rappelle régulièrement à l’ordre des structures manquant de rigueur et de vigilance sur l’ensemble des aspects qui caractérisent une gestion désintéressée. C’est le cas de la cour d’appel de Paris qui, par une décision du 19 mars 2025, rappelle certains points d’attention en matière de remboursement forfaitaire de frais kilométriques.

Des justificatifs insuffisants

En l’espèce, une association sportive procédait à un remboursement forfaitaire de frais kilométriques au bénéfice d’un de ses membres bénévoles. Les justificatifs présentés pour légitimer le versement de ces sommes se résumaient à un tableau, produit par le bénévole lui-même, indiquant les dates de déplacements, leurs motifs, la distance parcourue et le montant des frais.

En l’absence d’éléments probants, tels que des tickets de péage, des factures d’achat de carburant ou de tout élément tangible permettant d’affirmer l’utilisation du véhicule personnel du bénévole, l’administration a estimé au cours d’un contrôle de comptabilité que rien ne permettait d’établir la réalité des frais engagés par le bénévole, rendant leur remboursement injustifié. Ainsi, ces versements ont été considérés comme des avantages en nature, avec de lourdes conséquences pour l’association.

Avantages en nature et fiscalisation

En effet, le bénévole étant membre de l’association, le versement d’avantages en nature remet en cause la gestion désintéressée de l’association. L’absence de gestion désintéressée entraîne notamment l’assujettissement de l’association aux impôts commerciaux et l’impossibilité d’émettre des reçus fiscaux pour les dons qu’elle reçoit.

Pour le bénévole, les sommes versées sont considérées comme des rémunérations et avantages occultes, et imposés en tant que tels en l’absence d’éléments permettant de les identifier comme des avantages consentis sans contrepartie.

Gestion désintéressée et remboursement de frais kilométriques

Pour autant, rembourser les frais des bénévoles sans perdre le caractère désintéressé de la gestion est possible sous certaines conditions, qui nécessitent notamment de la précision dans les justificatifs présentés. Il en va ainsi si les frais sont engagés dans le cadre des missions attribuées au bénévole dans la mise en œuvre de l’objet social de l’association, que la réalité des dépenses est matérialisée par des justificatifs probants, que leur remboursement est effectué à l’euro près et que les pièces justificatives sont conservées par la structure pendant 10 ans. Sans cela, la jurisprudence continuera de documenter des cas évitables de fiscalisation d’associations.