Les modalités de remboursement les frais

Une association peut procéder au remboursement des frais personnellement engagés par les bénévoles à la condition que ces frais correspondent à des dépenses :

  • réelles ;
  • justifiées ;
  • engagées pour les besoins de l'activité associative.

Il est donc vivement conseillé à l'association de demander au bénévole d'établir le plus rigoureusement possible une note de frais qu'il communiquera à l'association avec les originaux de ses justificatifs (factures, en particulier). Celle-ci doit mentionner précisément l'objet de la dépense, la date à laquelle elle a été engagée, etc.

Lorsque ces conditions sont respectées, les bénévoles ne sont pas imposables au titre des remboursements qui leur sont versés, car ce ne sont pas des revenus. L'association doit alors conserver les pièces justificatives de la réalité des dépenses pendant 4 ans.

Attention

À défaut de justificatif et dès lors qu'un lien de subordination est établi, les sommes versées au bénévole peuvent être requalifiées en salaires, ce qui peut entraîner des conséquences financières importantes pour l'association (taxes sur les salaires, cotisations sociales, remise en cause de sa gestion désintéressée, etc.), mais aussi pour les bénévoles (impôt sur le revenu).

Il est conseillé de bien fixer les règles internes à l'association, par une décision des instances élues (par exemple en les intégrant au règlement intérieur), concernant le remboursement des frais engagés par les bénévoles afin d'éviter tout malentendu ou dérapages, et notamment :

  • Quels sont les frais remboursables (Transport ? Déjeuner ? Fourniture ? Habillement ?...) ?
  • Fixe-t-on un plafond (par exemple, pour une nuitée, 50 euros en province et 80 euros à Paris) ?
  • Quel mode de calcul (exemple pour les déplacements : remboursement forfaitaire ou réel ; remboursement des voyages sur la base d'un billet SNCF 2ème classe...) ?
  • Faut-il distinguer selon le statut personnel des bénévoles (exemple : frais remboursés uniquement aux étudiants et chômeurs) ?
  • ...

Attention

Il est en général déconseillé à une association de rembourser les frais des bénévoles au forfait, même si cette technique est souvent utilisée pour le remboursement des indemnités kilométriques en raison de sa simplicité de mise en œuvre. Si l'association décide, exceptionnellement, de recourir à la méthode forfaitaire, elle devra conserver les éléments permettant de reconstituer avec une précision suffisante les frais exposés. Mais il existera toujours le risque que l'Urssaf procède à la requalification de ce remboursement en salaires, surtout s'il apparaît que le montant fixé pour le forfait semble anormalement élevé.

Quoi qu'il en soit, pour procéder au remboursement des indemnités kilométriques, l'association doit se référer au barème fiscal de remboursement des frais kilométriques, applicable tant aux salariés qu'aux bénévoles et revalorisé chaque année.

(BOI-BAREME-000001-20180124, 24 janvier 2018)

Barème fiscal de remboursement des frais kilométriques. Voiture (2018, pour l'imposition des revenus de 2017)

Puissance fiscale jusqu'à 5 000 km de 5 001 à 20 000 km au-delà de 20 000 km
3 cv et moins d × 0,41 (d × 0,245) + 824 d × 0,286
4 cv d × 0,493 (d × 0,277) + 1 082 d × 0,332
5 cv d × 0,543 (d × 0,305) + 1 188 d × 0,364
6 cv d × 0,568 (d × 0,32) + 1 244 d × 0,382
7 cv et plus d × 0,595 (d × 0,337) + 1 288 d × 0,401

d : distance parcourue à titre professionnel exprimée en km.
Depuis l'imposition des revenus de 2012, la puissance fiscale des véhicules est plafonnée à 7 chevaux, contre 13 chevaux auparavant.


Exemple : pour 3 500 km parcourus à titre professionnel avec un véhicule de 6 CV, le bénévole peut faire état d'un montant de frais réels égal à : 3 500 km × 0,568 = 1 988 €.

Barème fiscal de remboursement des frais kilométriques. Moto (2018, pour l'imposition des revenus de 2017)

Puissance jusqu'à 3 000 km de 3 001 à 6 000 km au-delà de 6 000 km
p = 1 ou 2 cv d × 0,338 (d × 0,084) + 760 d × 0,211
p = 3, 4 ou 5 cv d × 0,4 (d × 0,070) + 989 d × 0,235
p > 5 cv d × 0,518 (d × 0,067) + 1 351 d × 0,292

d : distance parcourue à titre professionnel exprimée en km.
Pour qu'il s'agisse d'une moto, la cylindrée doit être supérieure à 50 cm3. En-dessous, c'est un cyclomoteur.


Barème fiscal de remboursement des frais kilométriques. Cyclomoteur (2018, pour l'imposition des revenus de 2017)

  jusqu'à 2 000 km de 2 001 à 5 000 km au-delà de 5 000 km
  d × 0,269 (d × 0,063) + 412 d × 0,146

d : distance parcourue à titre professionnel exprimée en km.


Barème fiscal de remboursement des frais kilométriques. Vélo (2018, pour l'imposition des revenus de 2017)

Le montant fixé à 0,25 euros par kilomètre.

(Décret n° 2016-144 du 12 février 2016 relatif au versement d'une indemnité kilométrique vélo par les employeurs privés ; Code du travail, article D. 3261-15-1)

Attention

Un bon remboursement, c'est donc un remboursement « au réel » effectué par l'association sur présentation des justificatifs des dépenses engagées dans l'exercice de sa mission par le bénévole et d'une note de frais établie par celui-ci.

Abandonner ses frais : don ouvrant droit à une réduction fiscale

Plutôt que de demander le remboursement des frais qu'il a personnellement engagés, le bénévole peut décider d'abandonner ces frais à l'association : cet abandon de frais est alors considéré comme un don d'un particulier qui, si l'association est d'« intérêt général », peut procurer un avantage fiscal au bénévole sous forme d'une réduction d'impôt.

Conditions

Les frais engagés par les bénévoles doivent répondre à trois conditions pour ouvrir droit à la réduction d'impôt :

  • Ils doivent avoir été engagés strictement en vue de la réalisation de l'objet social d'une œuvre ou d'un organisme d'intérêt général au sens de l'article 200 du Code général des impôts (organismes d'intérêt général, etc.).
  • Ils doivent être dûment justifiés et constatés dans les comptes de l'association.
  • Le bénévole doit avoir renoncé expressément à leur remboursement.

La réduction d'impôt à laquelle le bénévole peut prétendre est cependant limitée. Elle est égale à un certain pourcentage du montant déclaré des frais non remboursés. Ce pourcentage varie selon la structure à laquelle le non-remboursement profite. Il est de 75 % (dans la limite de 537 €, ce qui représente une réduction d'impôt maximale de 402 € pour l'imposition, en 2018, des revenus de 2017), si le non-remboursement profite à une ou plusieurs associations d'aide aux personnes en difficulté par la fourniture de repas, de logement ou de soins. Il est de 66 % dans la limite de 20 % du revenu imposable, dans les autres cas, étant précisés que les excédents (c'est-à-dire les sommes engagées au-delà de 20 % du revenu imposable) peuvent être reportés sur les 5 années suivantes.

Attention

Si un bénévole abandonne des frais de déplacement, le calcul du montant de la réduction fiscale doit être réalisé à partir du barème des frais kilométriques des bénévoles (ci-dessous).

Il s'agit d'un barème spécifique à l'abandon de frais par des bénévoles (différent du barème pour le remboursement des frais kilométriques : ci-dessus) et revalorisé chaque année.

Exemple

Mécénat et abandon des frais des bénévoles : des conditions à respecter !

Les frais engagés par les bénévoles dans le cadre d'une activité exercée en vue de la réalisation de l'objet social de l'association peuvent, si ceux-ci renoncent à se faire rembourser, ouvrir droit à réduction d'impôt sur le revenu au titre du mécénat. Toutefois, le président d'association qui, en se contentant de produire une attestation sur l'honneur, ne présente pas les pièces justificatives requises légalement, ne pourra pas bénéficier du régime fiscal du mécénat.

Dans cette affaire, le président ne justifiait pas que les frais prétendument engagés aient été constatés dans les documents comptables de l'association, ni qu'il ait renoncé expressément à leur remboursement, ni même de la réalité des frais qu'il soutenait avoir engagés dans le cadre de son activité bénévole, pas plus que leur réalisation au cours de l'année.

CAA Paris, 18 févr. 2014, n° 13PA01400

Conseil

L'abandon du remboursement des frais engagés doit donner lieu à une déclaration expresse de la part du bénévole. Cette renonciation peut prendre la forme d'une mention explicite rédigée par le bénévole sur la note de frais, comme, par exemple :

« Je soussigné(e)__________ [Nom et prénom de l'intéressé(e)] certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l'association en tant que don.

[Signature] »

Barème

Barème des frais kilométriques des bénévoles pour la réduction fiscale (abandon de frais) :

  • Ce barème est à prendre en compte pour les frais engagés en 2017.
  • Le tarif applicable par kilomètre parcouru est de 0,311 € pour les véhicules automobiles et de 0,121 € pour les vélomoteurs, les scooters et les motos, cela indépendamment de la puissance fiscale ou de la cylindrée de l'engin.

Source : Ministère de l'Intérieur et site Service-Public-Asso.fr.

En aparté

La possibilité d'abandonner son droit à remboursement de frais en échange d'un reçu fiscal délivré par l'association a avant tout été établie pour les bénévoles sportifs puisque c'est au détour d'une modification de la loi sur le sport que cette mesure a été prise.

Mais, devant l'importance phénoménale de la réduction d'impôt potentiellement générée par ces renoncements des bénévoles (les sportifs se déplaçant par milliers chaque week-end de compétition), l'administration fiscale a tenté de « border » le système pour que le coût en soit au moins contenu :

  • tarif kilométrique automobile spécifique et bien inférieur au barème général ;
  • distinction entre les pratiquants et les éducateurs sportifs ou simples accompagnateurs.

Il est ainsi indiqué que les frais engagés par les joueurs, membres d'une association sportive, pour la pratique d'un sport n'ouvrent pas droit à la réduction d'impôt sur le revenu pour dons à l'association, même s'ils renoncent à leur remboursement. En effet, leur participation à la vie associative a pour contrepartie directe l'accès au sport qu'ils ont choisi de pratiquer (le bénévolat devant rester exclusif de toute contrepartie directe ou indirecte).

En revanche, les frais engagés par les entraineurs, éducateurs et arbitres comme ceux engagés par les autres bénévoles de l'association, y compris les dirigeants, sont susceptibles d'ouvrir droit à l'avantage fiscal, ce qui est notamment le cas pour les déplacements réalisés lors du transport gratuit des joueurs sur le lieu de leur activité sportive.

L'administration fiscale ne nous dit toutefois pas ce qu'il convient de faire lorsque le sportif se rend sur les lieux de la compétition pour sa propre pratique mais, également, en y accompagnant ses coéquipiers !

Gérard Laville, Service 1901

En aparté

L'administration fiscale a développé un concept étonnant : les frais d'utilisation de votre véhicule seront différents selon que vous l'utilisez dans un cadre professionnel voire associatif et que vous êtes remboursé, ou qu'il vous sert dans un cadre associatif mais que vous n'êtes pas remboursé !

Les barèmes kilométriques fournis par l'administration fiscale sont en effet très différents selon le cas : par exemple, pour un véhicule moyen de 5 CV, le coût du kilomètre remboursé sera de 0,543 € (hypothèse où le bénévole parcourt au bénéfice de l'association au maximum 5 000 kilomètres l'an) quand il ne sera plus que de 0,311 € (quel que soit le nombre de kilomètres parcourus) si vous abandonnez le droit à être remboursé.

Dans ces conditions, on pourrait peut-être imaginer ne pas abandonner son droit à se faire rembourser et redonner à l'association le montant du remboursement... ?

Gérard Laville, Service 1901

Chèque-repas du bénévole

Une association peut remettre à son personnel bénévole des titres spéciaux de paiement désignés sous l'appellation « chèque-repas du bénévole ». Pour faire profiter ses bénévoles de cet avantage, l'association doit :

  • être régulièrement constituée ;
  • avoir adopté le principe de la mise en place des « chèques-repas » en assemblée générale.

Ce dispositif fonctionne de la même manière que pour les tickets restaurant dont bénéficient les salariés : il permet au bénévole d'acquitter tout ou partie du prix d'un repas consommé au restaurant ou préparé par un restaurateur (en revanche, à la différence du ticket restaurant, il ne permet pas d'acheter des denrées à certains commerçants non-restaurateurs : commerces alimentaires, boulangeries, primeurs, etc.). C'est l'association qui prend la totalité du montant des chèques-repas à sa charge. Il ne peut ni être remboursé en cas de non-utilisation, ni faire l'objet d'un rendu de monnaie. Par ailleurs, son utilisation est en principe interdite les dimanches et jours fériés, ainsi qu'en dehors du département du lieu de travail du bénévole et des départements limitrophes. Enfin, comme le ticket restaurant, il peut désormais être émis sous une forme dématérialisée.

Bon à savoir

L'association doit tenir à jour la liste des bénéficiaires. Le montant et les modalités d'attribution du chèque-repas sont décidés par l'association et ratifiés par l'assemblée générale.

Sa valeur faciale maximale est cependant égale au maximum de la limite de l'exonération fixée par l'arrêté du 20 décembre 2002 modifié relatif aux frais professionnels déductibles pour le calcul des cotisations de sécurité sociale pour les allocations forfaitaires liées à la restauration sur le lieu de travail, soit actuellement 6,20 € (montant pour 2018).

La contribution de l'association est exonérée de toutes charges fiscales, cotisations et contributions sociales. L'avantage qui résulte de cette contribution pour le bénévole n'est pas assujetti à l'impôt sur le revenu.

Enfin, plusieurs mentions doivent figurer sur le titre : mention « Chèques-repas du bénévole », nom et adresse de l'émetteur, montant du chèque, année civile d'émission, etc.

Attention

Les dirigeants bénévoles de l'association qui bénéficient d'une rémunération ne peuvent pas être attributaires de chèque-repas. Il en de même de ses salariés (éligibles, en ce qui les concerne, aux « tickets restaurants »).