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Frais de déplacement du bénévole :
remboursement ou don ?


(Juin 2017)

Version PDF (309 Ko)


Le bénévole est souvent amené à engager des frais sur ses propres deniers pour le compte de l’association. Cependant, ceci ne doit pas se traduire par un appauvrissement financier, ni par un enrichissement.

Il incombe à l’association de bien fixer les règles internes concernant le remboursement des frais engagés par les bénévoles (voir le guide L’association et les bénévoles).

Les frais de déplacement correspondent aux frais réels et justifiés, engagés par le bénévole ayant utilisé son véhicule pour les besoins de l’activité bénévole. Face à cette situation, le bénévole a deux possibilités :

  • soit il demande à l’association le remboursement des frais engagés (cas n°1),
  • soit il décide de renoncer au remboursement et d’en faire don à l’association (cas n°2).

Bon à savoir

Bon à savoir

Important : Le barème 2017 (celui pour l’imposition des revenus de 2016) des frais de déplacement concernant les salariés et les bénévoles ne doit pas être confondu avec le barème spécifique des frais kilométriques pour la réduction d’impôt applicable au bénévole qui abandonne ses frais à l’association.



Cas n° 1 : le bénévole demande le remboursement de ses frais de déplacement

Il demande à l’association le remboursement des frais engagés selon les modalités et les conditions habituelles prévues par l’association. Pour ce faire, il doit remplir une fiche de frais supportés dans le cadre de son activité bénévole. L’ensemble des frais mentionnés doivent être justifiés au moyen des factures ou justificatifs correspondants.

Barème pour remboursement de frais kilométriques salariés-bénévoles.
L’association pourra utiliser le barème 2017 de remboursement des frais kilométriques fixé par l’administration fiscale (BOI-BAREME-000001-20170224) (voir le guide L’association et les bénévoles)


AUTOMOBILES
Puissance jusqu’à 3 000 km de 3 001 à 6 000 km au-delà de 6 000 km
3 cv et moins d x 0,41 (d x 0,245) + 824 d x 0,286
4 cv d x 0,493 (d x 0,277) + 1 082 d x 0,332
5 cv d x 0,543 (d x 0,305) + 1 188 d x 0,364
6 cv d x 0,568 (d x 0,32) + 1 244 d x 0,382
7 cv et plus d x 0,595 (d x 0,337) + 1 288 d x 0,401

MOTOCYCLETTES
Puissance jusqu’à 3 000 km de 3 001 à 6 000 km au-delà de 6 000 km
p = 1 ou 2 cv d x 0,338 (d x 0,084) + 760 d x 0,211
p = 3, 4 ou 5 cv d x 0,4 (d x 0,070) + 989 d x 0,235
p > 5 cv d x 0,518 (d x 0,067) + 1 351 d x 0,292

CYCLOMOTEURS
jusqu’à 2 000 km de 2 001 à 5 000 km au-delà de 5 000 km
d x 0,269 (d x 0,063) + 412 d x 0,146

Ce barème tient compte de la dépréciation du véhicule dont le bénévole (ou le salarié) est propriétaire, des frais de réparation et d’entretien, de la consommation de carburant, des primes d’assurance, des dépenses de pneumatiques et des frais d’achat des casques et protections. Il n’englobe pas, par exemple, les frais de stationnement ou de péage autoroutier. Mais, ces frais peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés au montant des frais de transport dont l’évaluation est réalisée en fonction du barème publié par l’administration fiscale.


Attention

Attention

l’administration fiscale précise que le barème des frais kilométriques ne s’applique pas aux véhicules fonctionnant exclusivement à l’énergie électrique dans la mesure où ils ont une puissance fiscale de 1 CV, quelle que soit leur puissance.

Par exemple, un bénévole qui aurait utilisé son automobile (5 CV) pour le compte de l’association et qui aurait effectué 1500 km dans l’année, pourra légitimement réclamer à l’association 814,50 € au titre du remboursement de ses frais kilométriques (1500 km x 0,543 €).


Bon à savoir

Bon à savoir

l’association doit conserver les justificatifs produits par le bénévole durant 4 ans. Le délai court à compter de l’année de la dépense.


Attention

Attention

  • 1- en ce qui concerne les risques encourus par une association qui, à défaut de justificatif présenté par le bénévole, déciderait quand même de rembourser les frais kilométriques : voir le guide L’association et les bénévoles.
  • 2- en ce qui concerne les risques encourus par une association qui pratique le remboursement forfaitaire (prudence car risque de requalification par l’Urssaf s’il s’agit d’un salaire déguisé) : voir le guide L’association et les bénévoles.


L’indemnité kilométrique vélo prévue par la loi de transition énergétique du 17 Août 2015 est fixée à 0.25 euro par un décret du 11 Février 2016. (Décret no 2016-144 du 11 février 2016 relatif au versement d’une indemnité kilométrique vélo
par les employeurs privés).


Cas n° 2 : le bénévole décide d’abandonner ses frais de déplacement

Lorsque le bénévole décide d’abandonner ses frais de déplacement à l’association, son action est assimilable à un don à l’association (BOFiP, BOI-IR-RICI-250-20-20120912, n° 220 s.). Il peut, sous certaines conditions, bénéficier de la réduction d’impôt afférente aux dons réalisés.



Barème des frais kilométriques des bénévoles ouvrants droits à la réduction d’impôt.

Les frais doivent être effectués :

  • dans le cadre d’une activité bénévole. Autrement dit, le bénévole ne doit percevoir aucune contrepartie financière pour l’activité réalisée ;
  • pour le compte d’une association réalisant des actions d’intérêt général et présentant un caractère philanthropique, sportif, culturel, etc. (CGI, art. 200). En deux mots, l’association doit être éligible au régime du mécénat (voir le guide La fiscalité des associations).

Les frais engagés par le bénévole doivent être dûment justifiés (détail du nombre de kilomètres parcourus par le bénévole avec son véhicule personnel, etc.). Le remboursement est calculé à partir d’un barème « spécifique » : le barème des frais kilométriques des bénévoles ouvrant droit à réduction fiscale (voir ci-après le barème 2017).



Barème des frais kilométriques des bénévoles ouvrants droits à la réduction d’impôt.

Barème 2016 - frais kilométriques des bénévoles pour la réduction d’impôt
Type de véhicule Montant autorisé par km (en euros)
Automobile 0,308
Vélomoteur, scooter, moto 0,120

Le barème 2017 est accessible sur le site du Ministère de l’intérieur.



Que doivent faire les bénévoles ?

Le bénévole doit remplir un formulaire de déclaration expresse portant sur l’abandon du remboursement des frais engagés. Cette déclaration datée et signée par le bénévole contient notamment :

  • son nom, son prénom et son adresse ;
  • la marque du véhicule utilisé, son numéro d’immatriculation ;
  • une phrase par laquelle le bénévole certifie avoir utilisé son véhicule uniquement pour des déplacements en lien direct avec ses activités bénévoles au sein de l’association concernée par le don (réunion, présence lors d’une conférence, match…, lieu et date) ;
  • une phrase pouvant ainsi être formulée : « Je soussigné (…) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association (…) en tant que don » (voir le guide L’association et les bénévoles).


Quelles sont les obligations pour les associations ?

L’association doit conserver à l’appui de ses comptes :

Elle doit comptabiliser les frais dans la rubrique « charges d’exploitation » (voir le guide Gérer ses comptes).

Elle doit remettre au bénévole un reçu de don conforme au formulaire Cerfa n° 11580*03 dument complété afin que ce dernier puisse bénéficier de la réduction d’impôt et pouvoir justifier de son don.


Attention

Attention

La délivrance irrégulière d’attestations émises au titre de l’abandon de produits ou de revenus est passible d’une amende fiscale égale à 25 % des montants indûment mentionnés sur les attestations (CGI, art. 1740 A), voire de poursuites pénales pour « fraude fiscale » (CGI, art. 1741).



Remboursement des frais dans les associations sportives

Les frais engagés par les joueurs pour la pratique d’un sport ne sont pas éligibles à la réduction d’impôt (CGI, art. 200), alors même qu’ils renonceraient à leur remboursement.

En revanche, les entraîneurs, éducateurs ou arbitres bénévoles ainsi que les autres bénévoles de l’association peuvent :

  • soit demander le remboursement des frais engagés au titre de leur activité bénévole ;
  • soit renoncer au remboursement et demander un reçu fiscal pour bénéficier de la réduction d’impôt à titre de dons.

L’administration fiscale dissocie totalement la pratique du sport de son encadrement. Elle ne répond pas clairement à la question : que se passe-t-il lorsqu’une personne est à la fois joueur ou pratiquant et animateur ou encadrant bénévole ?
Ce cumul de situations est pourtant fréquent pour de nombreux parents qui pratiquent eux-mêmes et encadrent les enfants ou les transportent sur les lieux de compétition.

Rép. min. à J. Valax, JOAN Q du 19 mars 2013, n° 2118.


Sources pour plus d’informations :

  • Consulter le site http://vosdroits.service-public.fr, rubrique Associations> Ressources humaines> Bénévoles, volontaires et salariés> Frais non remboursés des bénévoles.
  • Se reporter à l’instruction fiscale pour le calcul de la réduction d’impôt accordée au bénévole au titre des dons effectués à des organismes sans but lucratif et d’intérêt général : voir BOFiP, BOI-IR-RICI-250-30-20120912.
  • Se reporter à RSA - Base d'imposition des traitements, salaires et revenus assimilés - Charges déductibles du revenu brut - Dépenses professionnelles des salariés - Déduction des frais réels-Frais de déplacement et frais de repas voir BOI-RSA-BASE-30-50-30-20

Juris associations pour le Crédit Mutuel



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