Il incombe à l’association de bien fixer les règles internes concernant le remboursement des frais engagés par les bénévoles.
Voir le Guide pratique « L’association et les bénévoles ».
Les frais de déplacement correspondent aux frais réels et justifiés, engagés par le bénévole ayant utilisé son véhicule pour les besoins de l’activité bénévole.
Face à cette situation, le bénévole a deux possibilités :
- soit il demande à l’association le remboursement des frais engagés (cas n°1),
- soit il décide de renoncer au remboursement et d’en faire don à l’association (cas n°2).
Cas n°1 : le bénévole demande le remboursement de ses frais de déplacement
Il demande à l’association le remboursement des frais engagés selon les modalités et les conditions habituelles prévues par l’association.
Pour ce faire, il doit remplir une fiche de frais supportés dans le cadre de son activité bénévole.
L’ensemble des frais mentionnés doivent être justifiés au moyen des factures ou justificatifs correspondants.
Barème pour remboursement de frais kilométriques salariés-bénévoles
Ainsi, le barème de remboursement des frais kilométriques 2023, pour l’imposition des revenus 2022 de remboursement des frais kilométriques fixé par l’administration fiscale.
Voir le Guide pratique « L’association et les bénévoles ».
| Automobiles | |||
|---|---|---|---|
| Puissance fiscale | Jusqu’à 5 000 km | De 5 001 à 20 000 km | Au-delà de 20 000 km |
| 3 CV et moins | d × 0,529 | (d × 0,316) + 1 065 | d × 0,370 |
| 4 CV | d × 0,606 | (d × 0,340) + 1 330 | d × 0,407 |
| 5 CV | d × 0,636 | (d × 0,357) + 1 395 | d × 0,427 |
| 6 CV | d × 0,665 | (d × 0,374) + 1 457 | d × 0,447 |
| 7 CV et plus | d × 0,697 | (d × 0,394) + 1 515 | d × 0,470 |
| d : représente la distance parcourue en kilomètres. | |||
Depuis 2021, le montant des frais de déplacement calculés à partir de ces barèmes est majoré de 20 % pour les véhicules électriques.
Source : arrêté du 27 mars 2023
| Moto | |||
|---|---|---|---|
| Puissance fiscale | Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km |
| 1 ou 2 CV | d × 0,395 | (d × 0,099) + 891 | d × 0,248 |
| de 3 à 5 CV | d × 0,468 | (d × 0,082) + 1 158 | d × 0,275 |
| Plus de 5 CV | d × 0,606 | (d × 0,079) + 1 583 | d × 0,343 |
| d : représente la distance parcourue en kilomètres. | |||
Pour qu'il s'agisse d'une moto, la cylindrée doit être supérieure à 50 cm3. En-dessous, c'est un cyclomoteur.
Source : arrêté du 27 mars 2023
| Cyclomoteurs | |||
|---|---|---|---|
| Jusqu’à 3 000 km | De 3 001 à 6 000 km | Au-delà de 6 000 km | |
| d × 0,315 | (d × 0,079) + 711 | d × 0,198 | |
| d : représente la distance parcourue en kilomètres. | |||
Source : arrêté du 27 mars 2023
Le forfait mobilités durables se substitue aux indemnités kilométriques vélo et aux indemnités forfaitaires de covoiturage.
Ce barème tient compte de la dépréciation du véhicule dont le bénévole (ou le salarié) est propriétaire, des frais de réparation et d’entretien, de la consommation de carburant, des primes d’assurance, des dépenses de pneumatiques et des frais d’achat des casques et protections. Il n’englobe pas, par exemple, les frais de stationnement ou de péage autoroutier. Mais, ces frais peuvent, sous réserve des justifications nécessaires, être ajoutés au montant des frais de transport dont l’évaluation est réalisée en fonction du barème publié par l’administration fiscale.
Attention
L’administration fiscale précise que le barème des frais kilométriques ne s’applique pas aux véhicules fonctionnant exclusivement à l’énergie électrique dans la mesure où ils ont une puissance fiscale de 1 CV, quelle que soit leur puissance.
Exemple
Un bénévole qui aurait utilisé son automobile (5 CV) pour le compte de l’association et qui aurait effectué 1 500 km dans l’année, pourra légitimement réclamer à l’association 954 € au titre du remboursement de ses frais kilométriques (1 500 km × 0,636 €). S’il utilise un véhicule électrique, le montant s’élève à : 954 × 1,2 = 1 144,80 €.
Bon à savoir
L’association doit conserver les justificatifs produits par le bénévole durant 4 ans.
Le délai court à compter de l’année de la dépense.
Attention
- en ce qui concerne les risques encourus par une association qui, à défaut de justificatif présenté par le bénévole, déciderait quand même de rembourser les frais kilométriques.
Voir le Guide pratique « L’association et les bénévoles ». - en ce qui concerne les risques encourus par une association qui pratique le remboursement forfaitaire (prudence car risque de requalification par l’Urssaf s’il s’agit d’un salaire déguisé).
Voir le Guide pratique « L’association et les bénévoles ».
Cas n°2 : le bénévole décide d’abandonner ses frais de déplacement
Lorsque le bénévole décide d’abandonner ses frais de déplacement à l’association, son action est assimilable à un don à l’association.
BOI-IR-RICI-250-20-20120912, 12 septembre 2012
Il peut, sous certaines conditions, bénéficier de la réduction d’impôt afférente aux dons réalisés.
Dans quels cas les frais peuvent-ils être abandonnés ?
Les frais doivent être effectués :
- dans le cadre d’une activité bénévole. Autrement dit, le bénévole ne doit percevoir aucune contrepartie financière pour l’activité réalisée ;
- pour le compte d’une association réalisant des actions d’intérêt général et présentant un caractère philanthropique, sportif, culturel, etc.
CGI, art. 200
En deux mots, l’association doit être éligible au régime du mécénat.
Voir le Guide pratique « La fiscalité des associations ».
Les frais engagés par le bénévole doivent être dûment justifiés (détail du nombre de kilomètres parcourus par le bénévole avec son véhicule personnel, etc.).
Le remboursement est calculé à partir du même barème que celui utilisé en cas de remboursement (cas n°1).
Que doivent faire les bénévoles ?
Le bénévole doit remplir un formulaire de déclaration expresse portant sur l’abandon du remboursement des frais engagés. Cette déclaration datée et signée par le bénévole contient notamment :
- son nom, son prénom et son adresse ;
- la marque du véhicule utilisé, son numéro d’immatriculation ;
- une phrase par laquelle le bénévole certifie avoir utilisé son véhicule uniquement pour des déplacements en lien direct avec ses activités bénévoles au sein de l’association concernée par le don (réunion, présence lors d’une conférence, match..., lieu et date) ;
- une phrase pouvant ainsi être formulée : « Je soussigné (...) certifie renoncer au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association (...) en tant que don ».
Voir le Guide pratique « L’association et les bénévoles ».
Quelles sont les obligations pour les associations ?
L’association doit conserver à l’appui de ses comptes :
- la déclaration d’abandon ;
Voir l’illustration issue de la jurisprudence - les pièces justificatives qui correspondent aux frais engagés par le bénévole.
Elle doit comptabiliser les frais dans la rubrique « charges d’exploitation ».
Voir le Guide pratique « Gérer une association ».
Elle doit remettre au bénévole un reçu de don conforme au formulaire Cerfa n°11580*04 dument complété afin que ce dernier puisse bénéficier de la réduction d’impôt et pouvoir justifier de son don.
Attention
La délivrance irrégulière d’attestations émises au titre de l’abandon de produits ou de revenus est passible d’une amende fiscale égale à 25 % des montants indûment mentionnés sur les attestations (CGI, art. 1740 A), voire de poursuites pénales pour « fraude fiscale » (CGI, art. 1741).
Remboursement des frais dans les associations sportives
Les frais engagés par les joueurs pour la pratique d’un sport ne sont pas éligibles à la réduction d’impôt (CGI, art. 200), alors même qu’ils renonceraient à leur remboursement.
En revanche, les entraîneurs, éducateurs ou arbitres bénévoles ainsi que les autres bénévoles de l’association peuvent :
- soit demander le remboursement des frais engagés au titre de leur activité bénévole ;
- soit renoncer au remboursement et demander un reçu fiscal pour bénéficier de la réduction d’impôt à titre de dons.
L’administration fiscale dissocie totalement la pratique du sport de son encadrement. Elle ne répond pas clairement à la question : que se passe-t-il lorsqu’une personne est à la fois joueur ou pratiquant et animateur ou encadrant bénévole ? Ce cumul de situations est pourtant fréquent pour de nombreux parents qui pratiquent eux-mêmes et encadrent les enfants ou les transportent sur les lieux de compétition.
Auteur
Juris associations pour le Crédit Mutuel