Impliquer la gouvernance de l'association

Les administrateurs : Impliquer les membres de son conseil d'administration est une des clés de succès d'une démarche de recherche de partenaires. En effet, ceux-ci peuvent mobiliser leur carnet d'adresse dans une logique de réseau et de cooptation. C'est toujours plus simple de contacter une personne sur le conseil d'une autre qui la connaît. En outre, les administrateurs peuvent aussi être présents aux rendez-vous avec les entreprises afin de représenter l'association et de montrer que le projet est porté au plus haut niveau de l'association. A minima, il est important que les administrateurs aient eu en main une liste des entreprises cibles et puissent vous dire s'ils connaissent des personnes dans ces entreprises et si vous pouvez les contacter de leur part.

Attention

Les membres du conseil d'administration doivent aussi donner leur avis sur la liste des entreprises cibles afin d'éviter d'éventuels conflits d'intérêt ou de valeurs. Si le conseil s'interdit d'être en partenariat avec certaines entreprises ou activité (alcool, arme, santé, restauration rapide...) vous devez le savoir.

Le président de l'association : Il doit être d'accord avec le discours tenu auprès des entreprises (à cet effet, il peut donc relire les textes et en valider les contenus). Il est important qu'il puisse aussi valider la liste des entreprises cibles qui seront sollicitées afin d'exprimer un refus en amont de la démarche quant au fait de voir l'association en partenariat avec telle ou telle entreprise. Enfin, il est important que sur des rendez-vous considérés comme stratégiques (personne rencontrée, taille de l'entreprise, montant du don potentiel), il puisse être présent.

Le directeur : C'est lui qui pilote la démarche sans rentrer dans des aspects trop opérationnels. Il assure le management de l'équipe en charge des relations avec les entreprises, fait le lien avec les porteurs de projet en interne, mais aussi avec le président et le conseil (ou le bureau). Enfin, il arbitre lorsque c'est nécessaire. Lui aussi assure une relecture des textes et une validation des contenus, mais aussi des cibles d'entreprises sollicitées. Enfin, il se mobilise pour être présent lors de rendez-vous avec les entreprises. A noter que si plusieurs personnes sont en charge des relations avec les entreprises au sein de différents services de l'association, il est impératif d'assurer une coordination des sollicitations, par exemple via un comité de développement animé par le directeur. Ceci évitera que la même entreprise ne soit sollicitée plusieurs fois par différentes personnes.

Impliquer des bénévoles ou un stagiaire

Le choix des bénévoles

L'idéal est de constituer une petite équipe de 3 à 5 personnes bénévoles qui assureront les contacts avec les entreprises et les démarches de sollicitation.

Qui dit recherche de fonds, dit aussi être professionnel ! En effet, pour réussir votre recherche, l'engagement volontariste ne suffit pas, il faut aussi des compétences. Ainsi, vous pouvez demander à d'anciens cadres en entreprises ou à des chefs d'entreprises nouvellement retraités de vous rejoindre pour assurer cette délicate mission.

Bon à savoir

Au-delà du savoir-faire qu'ils apporteront, ils auront aussi l'avantage de vous apporter un carnet d'adresse, leurs réseaux relationnels, ce qui permettra de faciliter la prise de contact.

Attention

La recherche de fonds auprès d'entreprises demande une forte régularité dans le suivi des contacts et une organisation rigoureuse, surtout si plusieurs personnes se partagent la tâche. Faites attention au planning de chacun et à l'organisation du travail de l'équipe (trace écrite des appels, notes des échanges, compte rendu de réunion ou de rendez-vous).

Pour une démarche professionnelle, vous pouvez aussi prévoir des cartes de visite pour les membres de votre équipe « relations entreprises ». Attention à bien préciser la fonction « chargé(e) des relations entreprises » plus que « bénévole relations entreprises ». Les entreprises perçoivent la première appellation comme plus professionnelle.

Qui dit équipe, dit responsable ! Même si ces personnes sont bénévoles, il est important de nommer un responsable des relations avec les entreprises. C'est bien souvent le premier bénévole que vous avez pu trouver et qui constituera son équipe. Charge à lui d'organiser les règles de fonctionnement dans l'équipe, notamment en cas d'absence ou d'agenda chargé. Par exemple, il peut prévoir une messagerie téléphonique en cas d'absence ou veiller à ce que les comptes rendus des rendez-vous soient à jour et que les fiches de suivis des contacts soient remplies régulièrement afin de laisser une trace de l'activité pour les autres membres de l'équipe.

Le choix d'un stagiaire

Si vous n'avez pas trouvé de personnes bénévoles qui souhaiteraient s'impliquer dans une démarche de relations avec les entreprises, vous pouvez recruter un stagiaire venant d'une école de commerce ou d'une université.

Attention

Compte tenu des spécificités de la recherche de fonds pour une association, il est important que la personne en stage souhaite s'investir pour votre cause et soit en accord avec les valeurs de votre association et ses modes d'intervention. Plus qu'un « vendeur », vous recherchez une personne qui sache transmettre ses convictions sur l'association et le projet à financer.

En effet, ce type de poste s'adresse à des personnes ayant un profil plutôt orienté sur le développement, la vente ou encore la communication. Il s'agit d'être en mesure de gérer l'ensemble des tâches qui incombent à la mission de recherche de fonds privés. Par exemple :

  • concevoir les outils de partenariat,
  • identifier les projets en interne,
  • identifier les cibles d'entreprises potentielles,
  • savoir rechercher de l'information sur ces entreprises via Internet,
  • rédiger les textes des documents et des courriers de sollicitation.

Mais il s'agit aussi de contacter les entreprises, les rencontrer et suivre les contacts pour faire vivre les partenariats, il est donc nécessaire que le stagiaire ait un bon relationnel.

Afin de choisir la bonne personne, nous vous conseillons de rédiger un profil de poste (portrait idéal du candidat) puis une annonce. Le profil de poste est un outil de ressources humaines qui sert à :

  • classer les postes,
  • définir les qualifications nécessaires qui sont associées au poste,
  • mettre en place un système de rémunérations équitable en fonction des compétences et des responsabilités exercées,
  • recruter par comparaison avec les profils des candidats. Celui qui se rapproche le plus du profil de poste sera choisi.

Bon à savoir

En France, les stages de plus de 6 mois sont maintenant interdits et le recrutement de stagiaire est soumis à de nombreuses règles sociales. Il est obligatoire de rémunérer un stagiaire pour tout stage de plus de 2 mois. Ainsi, la règle est de lui verser une indemnité de stage ou gratification horaire, de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale, à partir du 1er septembre 2015. Celle-ci doit être versée mensuellement. A noter que cette indemnité est un minimum légal (vous pouvez donner plus si vous le souhaitez) et n'est pas soumise aux charges sociales ou patronales.

Conseil

La recherche de fonds privés est un travail fastidieux, long et souvent ingrat. Si vous recrutez un stagiaire, faites attention à ce point en manageant votre étudiant et en évitant son isolement. Privilégiez une période de stage de 3 à 6 mois, une alternance, ou un service volontaire de longue durée.