Les premières actions

Une fois la convention signée, vous rentrez dans une phase très opérationnelle du projet. Il s'agit soit de mettre en œuvre le projet pour lequel vous avez obtenus des fonds, soit de poursuivre votre recherche de partenaire afin de « boucler » votre budget.

Quelque soit votre posture, il vous faudra commencer à faire vivre concrètement votre partenariat pour tisser des liens plus fort et pour concrétiser le projet.

Généralement, la première action d'un partenariat peut consister à venir simplement présenter l'association et son projet devant les salariés de l'entreprise à l'occasion d'un « petit déjeuner rencontre », d'une pause déjeuner, d'un événement interne... surtout si votre action implique les collaborateurs d'une manière ou d'une autre.

Par la suite, différentes actions peuvent avoir lieu,

  • une communication au sein des supports de l'entreprise pour présenter le projet
  • l'organisation d'une manifestation officielle de remise de chèque pour marquer l'engagement de l'entreprise à vos côtés. C'est l'occasion de présenter votre structure, votre partenariat et de valoriser l'engagement financier de l'entreprise en montrant la valeur de son apport et en concrétisant celui-ci.
  • Conseil

    Pour faire vivre votre partenariat, reportez-vous à la règle des 4 « i » : identifier, informer, inviter, impliquer. Cette règle peut aisément être transférée dans l'animation de vos partenaires.

Dans l'année, que faire ?

L'objectif de cette première année de partenariat est de créer des liens. Si votre projet n'a pas encore démarré et que vous êtes toujours en recherche de partenaire, vous devez penser encore plus à vos partenaires actuels.

Pour créer des liens, prenez des nouvelles, faites jouer les réseaux, rendez service, rencontrez régulièrement vos interlocuteurs, invitez vos partenaires lors de vos temps forts (inauguration, AG, avant-première, soirée dédiée, répétition générale...).

Votre objectif est de montrer que votre projet avance, mais surtout de créer une relation humaine de confiance. Par exemple, si vous construisez une maison pour jeunes, alors invitez vos partenaires à des visites de chantier ou bien en amont à une réunion de présentation des plans avec les architectes, envoyez un reportage photo, un numéro spécial de votre lettre d'information.

C'est grâce à cette relation de confiance que vous allez tisser avec les dirigeants, que vous pourrez mobiliser vos partenaires en cas de coup dur dans la vie de votre projet.

Conseil

Pour faire vivre votre partenariat, vous pouvez utiliser les nouveaux supports de communication et d'information que vous avez créés à l'occasion de votre recherche de fonds.

Bon à savoir

L'une des clés pour faire vivre un partenariat c'est aussi une bonne communication.

A toutes les étapes de votre partenariat, vis-à-vis des tous les acteurs (jusqu'aux salariés de l'entreprise si c'est possible) afin de les transformer aussi en ambassadeurs de votre projets, en bénévoles et pourquoi pas en futurs donateurs. Créez des outils professionnels pour communiquer sur votre projet avec les entreprises que vous ciblez, mais aussi avec vos partenaires.

Et pour l'année prochaine ?

Il est plus facile de développer les soutiens de ses partenaires que d'en trouver de nouveaux ! La fidélisation est donc essentielle pour votre pérennité.

Vous pouvez donc commencer par faire une réunion de bilan annuel avec votre partenaire. Il s'agira de lui présenter les résultats de l'action, mais aussi quels sont les points de satisfaction et d'amélioration de son côté. Cette réunion est aussi l'occasion d'un échange sur les nouvelles orientations stratégiques de l'entreprise, les besoins apparus durant cette année de partenariat ou encore les changements possibles. Enfin, cette réunion est aussi l'occasion pour vous de présenter les perspectives de l'association et du projet déjà soutenu.

En outre, ce rendez-vous est une occasion unique d'échanger sur les nouveaux projets que vous allez pouvoir faire ensemble.

Généralement, un partenariat s'inscrira dans une durée de 3 ans, mais il est très important qu'il évolue chaque année. Par exemple, en proposant en avant-première de nouveaux projets, de nouvelles idées, pour animer et faire vivre votre collaboration (une intervention dans l'entreprise en année 1, une visite terrain en année 2 et pourquoi pas un produit partage en année 3).

Bon à savoir

En matière de fidélisation, il n'y a pas de règle, soyez innovant et créatif. L'important est de construire une relation « gagnant-gagnant ».

Conseil

Proposez différents projets à soutenir, variez les modes de soutien, concevez des packages avec des contreparties différentes en fonction du niveau d'investissement. Vous pouvez aussi établir un schéma de développement de votre partenariat pour les trois prochaines années, reprenant les évolutions possibles.

Ainsi, diversifiez les retours que vous offrez, mais ne donnez pas tout, tout de suite.

Construisez votre relation sur le long terme.

Transparence et bilan

Et après  ?

Remerciez vos partenaires, par exemple en leur consacrant une soirée annuelle, et plus particulièrement les personnes qui ont été à l'origine des partenariats et les salariés de l'entreprise s'ils ont été mobilisés. Pour cela, utilisez vos supports de communication et ceux de l'entreprise : journal interne, site Internet, communiqués de presse, articles, photos, réseaux sociaux...

Une soirée annuelle, une assemblée générale, c'est aussi une occasion pour rendre compte : utilisation des fonds, nouveaux partenaires, résultats des actions, succès et difficultés rencontrés...

La transparence est l'un des mots clés des partenariats et surtout de la fidélisation. N'hésitez pas à montrer la réalité de vos projets et de vos actions : intervention en entreprise, reportage photos, salariés témoins...

Si vous ne souhaitez pas organiser une soirée dédiée à vos partenaires, a minima, il vous faudra réaliser un dossier de bilan sur le projet et l'opération menée.

Ce document peut contenir :

  • une présentation de vos activités, de l'association ;
  • un rappel du projet et des objectifs ;
  • des photos du projet et des explications sur les temps forts de sa réalisation ;
  • les résultats quantitatifs et qualitatifs du projet ;
  • les comptes de résultat et bilan du projet, voire de l'association ;
  • un extrait du rapport du commissaire aux comptes (s'il y en a un) ;
  • les partenaires et pourquoi pas des témoignages de certains.

Bon à savoir

Un rapport annuel peut aussi être un document utile dans cette logique de transparence et de rendre des comptes. C'est une bonne synthèse du rapport moral et du rapport financier. Il permet de présenter les faits marquants de l'année et les comptes de l'association. L'occasion aussi de mettre en avant les partenaires et de les remercier à nouveau.

Le suivi de votre projet

Au-delà de la communication que vous pouvez adresser à vos partenaires tout au long du projet, il est primordial d'apporter un suivi à mi-parcours et à la fin de votre projet.

Il peut s'agir d'un suivi qualitatif, c'est généralement le but de la communication, mais aussi quantitatif et financier. Vous pouvez, par exemple, avoir un tableau de suivi avec quelques indicateurs (nombre de personnes bénéficiaires, nombre de participants, calendrier réel par rapport au prévisionnel, nombre de tracts ou d'affiches diffusés...).

Bon à savoir

Une comptabilité analytique par projet ou action est un bon outil car elle permet d'avoir une traçabilité plus fine de l'utilisation des fonds et c'est un gage de transparence.

Conseil

Certaines entreprises créent un comité de suivi du ou des partenariats. L'occasion d'impliquer des salariés, mais aussi de faire un point régulier sur l'avancement des actions soutenues. Pour vous, c'est une bonne occasion de communiquer sur l'avancement de votre projet.

Les résultats et les indicateurs de suivi

Dans une entreprise, c'est un fonctionnement classique que d'analyser les résultats d'une action et de les suivre. Quand une entreprise vous demande cela, c'est donc un réflexe culturel.

Pour vous, c'est aussi un gage de transparence que de mesurer, connaître et suivre les résultats d'une action. Cela vous permet aussi de professionnaliser votre action et vos méthodes de travail.

Bon à savoir

Une évaluation se fait de manière qualitative et quantitative. Elle peut avoir lieu à la fin de l'action et 6 mois après afin de voir si l'action a été pérenne.

Conseil

Impliquez les salariés de l'entreprise en les invitant à se rendre sur le terrain afin qu'ils témoignent de votre action.