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L'enregistrement des opérations


Le principe de partie double

Chaque opération pourrait être enregistrée directement dans le compte de résultat et dans le compte de bilan, avec des signes + et des signes – selon qu'il faille augmenter ou diminuer les postes de ces deux documents. Mais il devient très vite difficile d'appliquer cette méthode dès lors que les opérations sont plus nombreuses.

Il existe donc des supports d'enregistrement appelés "comptes". A chaque poste du bilan ou du compte de résultat correspond au minimum un compte dans lequel sont enregistrés, de manière chronologique, les différents mouvements qui l'affectent. C'est cette méthode qui est utilisée lorsque vous enregistrez vos opérations dans le livre journal.

Chaque opération concerne au minimum deux comptes (partie double).

Toute opération s'analyse toujours comme un emploi et une ressource.

Les achats de biens et de prestations, les charges liées aux personnels, les impôts, en bref les dépenses, sont considérés comme des emplois. Les produits (recettes) sont des ressources pour l'association.

Les actifs de l'association sont bien des emplois (immobilisations utilisées pour l'activité, stocks utilisés pour l'activité, les créances sont, tant qu'elles ne sont pas réglées, un emploi pour l'association, la trésorerie est un emploi des fonds associatif). Les passifs sont des ressources (emprunts, dettes non encore payées, résultat).

Un compte obéit aux conventions suivantes :

  • toute augmentation d'emploi ou diminution de ressource se note à la gauche d'un compte = Débit
  • toute augmentation de ressource ou diminution d'emploi se note à la droite d'un compte = Crédit

Cas pratique


Cas pratique

L'association "Le club des amis d'associathèque" a encaissé des sommes issues d'une manifestation qu'elle a réalisée pour 1 000 €, des dons pour 500 € et des cotisations pour 400 €.

Il s'agit de ressources pour l'association, donc ces opérations seront enregistrées à la droite du compte, au crédit :
 
Et l'ensemble de ces encaissements ont été remis à la banque (emploi) :
 
Produits d'activité
Débit Crédit
  1 000
Dons
Débit Crédit
  500
Cotisations
Débit Crédit
  400
Banque
Débit Crédit
1 900  

L'enregistrement comptable, appelé écriture comptable, est équilibré puisque le total des ressources (crédit) est égal au total des emplois (débit).


Cas pratique


Cas pratique

L'association "Le club des amis d'associathèque" a acquis un véhicule pour un montant de 10 000 € financé pour 8 000 € par emprunt et pour 2 000 € avec les fonds qui se trouvaient en banque.

Cette opération est analysée comme :

  • un emploi pour l'achat du véhicule qui doit servir à la réalisation de l'activité,
  • une ressource pour l'emprunt puisqu'il s'agit d'un apport de trésorerie (certes momentané car il faudra le rembourser),
  • une diminution d'emploi pour l'utilisation des fonds présents à la banque.

Immobilisation : Matériel de transport
Débit Crédit
10 000  
Emprunt
Débit Crédit
  8 000
Banque
Débit Crédit
  2 000

Cas pratique


Cas pratique

L'association "Le club des amis d'associathèque" a employé du personnel pour réaliser sa manifestation. Le salaire brut de ce salarié est de 1 000 €, les charges sociales du salarié de 100 €. Il s'agit d'emplois.

Son salaire net payé est donc de 900 €. Les charges sociales patronales s'élèvent à 300 € (emplois). L'association paye aux organismes sociaux les charges salariales et patronales. Le mouvement de trésorerie correspondant aux règlements de ces diverses dépenses est une diminution d'emplois.


Charges : Rémunérations
Débit Crédit
1 000  
Charges : charges sociales patronales
Débit Crédit
300  
Banque
Débit Crédit
  900
  400