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L'organisation de votre comptabilité


Etapes à respecter

L'organisation d'une comptabilité repose sur des étapes successives à respecter.

Collecte et interprétation des pièces comptables

Il s'agit d'analyser l'opération à traiter pour la traduire en langage comptable. Il est indispensable de déterminer si l'opération réalisée est une recette, une dépense, un achat, une vente, etc.


Conseil

Conseil

Il convient également de trier les pièces comptables par nature et de les classer par ordre chronologique. Vous devez conserver tous vos documents comptables. Toutes recettes et toutes dépenses doit obligatoirement être appuyées par une "pièce justificative".


Enregistrement des opérations dans le livre journal

La tenue d'un livre journal ou de plusieurs journaux auxiliaires est obligatoire pour les associations qui appliquent le Plan Comptable Général (PCG) décliné aux associations.

Le livre journal doit comporter les informations suivantes :

  • la date de l'opération,
  • l'intitulé du compte concerné ainsi que son numéro,
  • le libellé de l'opération, c'est-à-dire une explication résumée de l'opération et une annotation permettant de retrouver la référence de la pièce comptable.

L'enregistrement de l'ensemble des informations concernant une opération est généralement appelé une écriture.

Une association qui a peu de recettes et de dépenses pourra ouvrir un seul journal retraçant l'ensemble des opérations relatives aux recettes et aux dépenses enregistrées chronologiquement. Chaque enregistrement doit faire référence à la pièce justificative.

Dans les petites associations, il permet de recenser, au jour le jour, l'ensemble des paiements et des recettes.

Généralement, les autres associations, soumises aux obligations du PCG, ouvrent plusieurs journaux auxiliaires.

La forme physique du livre journal n'est pas imposée. Il peut être un registre papier. Généralement le livre journal est un document informatique, soit sous tableur, soit directement issu d'un logiciel informatique.


Bon à savoir

Bon à savoir

La définition du livre journal mentionne que les opérations doivent être enregistrées au jour le jour. Cela ne veut pas dire qu'il faut enregistrer tous les jours. Toutefois, ne tardez pas à enregistrer les opérations effectuées pour ne pas prendre le risque de perdre des pièces comptables ou d'oublier d'en enregistrer certaines. La fréquence d'enregistrement dépendra de la rigueur de votre classement.


Conseil

Conseil

Pensez à apposer une mention "Comptabilisé" sur chaque pièce comptable enregistrée.