Principes fondateurs

La réglementation comptable, et plus particulièrement le Plan comptable général, s’applique aux associations qui établissent des comptes annuels.

Lorsque l’association n’est pas tenue d’établir des comptes annuels, elle n’a pas l’obligation de tenir une comptabilité dite « en partie double ».

Pour peu que cette association n’ait pas d’activité importante et peu d’opérations, elle peut tenir une comptabilité de trésorerie simplifiée. Seuls les mouvements de trésorerie (les opérations indiquées sur le relevé bancaire et les opérations en monnaie) sont enregistrés au cours de l’exercice. Communément, les professionnels de la comptabilité appellent ce dispositif « comptabilité recettes-dépenses ».

Pour celles qui ont l’obligation d’établir des comptes annuels, ou qui le souhaitent pour avoir une comptabilité plus structurée, la comptabilité doit être tenue en « comptabilité d’engagement ».
L’ensemble des opérations réalisées sont enregistrées qu’elles soient payées ou non, qu’elles soient encaissées ou non.

La comptabilité, pour avoir une image fiable dans les informations fournies, doit respecter plusieurs principes :

• l’image fidèle (art. 121-1 du règlement ANC n° 2014-03) : il s’agit de donner une information comptable représentant la situation économique et financière de l’association à la clôture de l’exercice. Pensez à inclure le bénévolat ;
• la continuité (art. 121-2 du règlement ANC n° 2014-03) : l’association doit enregistrer ses opérations dans une perspective de poursuite d’activité sur les exercices suivants ;
• la permanence des méthodes et comparabilité (art. 121-5 du règlement ANC n° 2014-03) : les mêmes règles et procédures comptables sont utilisées pour chaque exercice afin que les informations soient comparables ;
• l’indépendance des exercices : les charges et les produits doivent être rattachés à l’exercice concerné en faisant abstraction des dates d’encaissement et de décaissement (par exemple, les subventions et contributions financières sont à rattacher à l’exercice concerné même si elles ne sont pas encore perçues) ;
• la régularité et sincérité (art. 121-3 du règlement ANC n° 2014-03) : respect des lois et de la réglementation et traduction de la connaissance que les responsables de l’établissement des comptes ont de la réalité et de l’importance relative des événements enregistrés ;
• la prudence (art. 121-4 du règlement ANC n° 2014-03) : les produits sont comptabilisés lorsqu’ils sont réalisés tandis que les charges sont prises en compte dès que leur réalisation est probable. Il est nécessaire de tenir compte des pertes probables (par exemple, une charge budgétée sur plusieurs années doit être comptabilisée même si elle n’est pas décaissée).

Étapes à respecter

L’organisation d’une comptabilité repose sur des étapes successives à respecter :

Collecte et interprétation des pièces comptables.

Il s’agit d’analyser l’opération à traiter pour la traduire en langage comptable. Il est indispensable de déterminer si l’opération réalisée est une recette, une dépense, un achat, une vente, etc.

Enregistrement des opérations dans le livre journal

La tenue d’un livre journal ou de plusieurs journaux auxiliaires est obligatoire pour les associations qui appliquent le Plan Comptable Général (PCG) décliné aux associations.

Le livre journal doit comporter les informations suivantes :

• la date de l’opération,
• l’intitulé du compte concerné ainsi que son numéro,
• le libellé de l’opération, c’est-à-dire une explication résumée de l’opération et une annotation permettant de retrouver la référence de la pièce comptable.

L’enregistrement de l’ensemble des informations concernant une opération est généralement appelée une écriture.

Une association qui a peu de recettes et de dépenses pourra ouvrir un seul journal retraçant l’ensemble des opérations relatives aux recettes et aux dépenses enregistrées chronologiquement. Chaque enregistrement doit faire référence à la pièce justificative.

Dans les petites associations, il permet de recenser, au jour le jour, l’ensemble des paiements et des recettes.

Généralement, les autres associations, soumises aux obligations du PCG, ouvrent plusieurs journaux auxiliaires.

La forme physique du livre journal n’est pas imposée. Il peut être un registre papier. Généralement le livre journal est un document informatique, soit sous tableur, soit directement issu d’un logiciel informatique.