Comment anticiper vos activités ?

Ce travail doit être mené en amont, si possible au cours des 6 derniers mois de l’exercice N – 1 pour un budget N, afin de fonder celui-ci sur les informations collectées au cours des mois écoulés.

Cette réflexion doit permettre de répondre à des questions telles que :

• l’activité est-elle bénéficiaire ou nécessite-t-elle un financement extérieur ?
• le montant de la cotisation doit-il être revu ?
• la participation des usagers doit-elle être revue pour telle activité ?
• certaines charges prévisionnelles doivent-elles être revues à la baisse ?

Les différents postes de charges et de produits doivent être analysés l’un après l’autre afin d’ajuster le montant à inscrire en prévision pour l’année N.

Quelles sont les difficultés rencontrées ?

Certains éléments peuvent être prévus de manière assez fiable, d’autres, au contraire, restent très approximatifs.

Les charges liées à des contrats (assurances, location de matériel, locations immobilières, emprunts) peuvent être appréhendées avec une certaine fiabilité. Il en est de même pour les éléments de gestion sociale liés à l’évolution des salariés (changement de poste, changement de coefficient, attribution de la prime d’ancienneté).

Une fois les éléments fiables traités, les responsables des activités doivent s’interroger sur leurs souhaits d’évolution de l’activité, à la fois en termes de volume mais aussi en terme qualitatif (le contenu de l’activité). Il est intéressant de prévoir une hypothèse optimiste et une hypothèse pessimiste, dans l’optique de naviguer si possible entre les deux et de pouvoir réagir rapidement en cas de dérapage au-delà des hypothèses prévues.

Le document de base qui sert pour élaborer le budget prévisionnel est le même que celui qui sera utilisé ensuite pour suivre l’activité.

S’appuyant sur le plan comptable associatif il doit s’agir de la présentation normalisée des comptes de l’association.

Modèle de budget

Comment chiffrer les prévisions ?

Les prévisions sont basées sur les exercices écoulés et, plus particulièrement, sur l’exercice précédent celui pour lequel le budget est établi.

La construction du budget peut également se faire en prenant en comparaison le budget de l’exercice précédent et l’analyse « données réelles / données budgétées » qui a été faite suite à celui-ci. En effet, il faut porter une attention particulière aux comptes de charges et produits présentant un écart significatif entre le réalisé et le budgété des années précédentes.

Analyser les charges

Les charges qualifiées de « fixes » sont reconduites avec application ou non d’un taux correcteur (prendre de préférence le taux d’inflation) ou selon l’échéancier transmis par le fournisseur (en cas de contrat donnant lieu à émission d’un tel document).

Les charges dites « variables » doivent, quant à elles, faire l’objet d’une étude au cas par cas.

Analyser les produits

Le même principe doit être appliqué pour l’analyse des produits. On distingue les produits « certains » comme les subventions obtenues ou les cotisations des adhérents, des produits « estimés » dépendant de l’activité et qui sont à estimer en fonction des objectifs fixés via le projet associatif.

Comment équilibrer le budget établi ?

Une fois les dépenses et les recettes valorisées pour chacune des activités de l’association, on peut identifier les activités déficitaires et celles générant un excédent.

L’addition des budgets des activités permet également de dégager le résultat prévisionnel global de l’association.

Ce budget global doit être équilibré. Il faut, par conséquent, trouver les solutions à appliquer pour y parvenir. Le travail doit être fait conjointement sur les éventuelles économies de charges possibles et sur les recettes supplémentaires qui pourraient être trouvées.

Pourquoi contrôler le budget ?

Le budget définitif adopté par l’association sera rapproché de la réalité des coûts et des produits au cours de l’exercice. La mise en parallèle du « réalisé » avec le budget permet de mettre en évidence des écarts qui peuvent se révéler plus ou moins significatifs.

Après les avoir identifiés, ceux-ci doivent être analysés afin d’en déterminer la cause et surtout de pouvoir trouver des solutions permettant d’y remédier. Une réaction rapide est nécessaire afin de ne pas laisser la situation financière de l’association se dégrader ou remettre en cause la continuité de celle-ci.

L’origine de ces écarts peut être indépendante des choix effectués par l’association ou, au contraire, liée à de mauvaises décisions de gestion.

Origine des écarts indépendants des décisions de l’association :

• politiques (obtention de subventions),
• économiques (société partenaire en liquidation judiciaire),
• climatiques (annulation d’évènements)...

Origine des écarts liés aux décisions prises par l’association :

• charges de personnel trop importantes aux regards de l’activité,
• mauvaise estimation des coûts,
• surestimation des recettes provenant des différentes activités...

Lorsque leur origine a été identifiée, il convient de mettre en place des mesures tendant à réduire ces écarts. Il peut s’agir, par exemple, de la recherche de nouveaux partenaires, d’une réduction des charges de personnel, etc.

Certains postes de charges et de produits, comme les postes liés au personnel ou aux recettes, doivent être suivis avec une grande attention.