Comment anticiper vos activités ?

Ce travail doit être mené en amont, si possible au cours des 6 derniers mois de l'exercice N – 1 pour un budget N, afin de fonder celui-ci sur les informations collectées au cours des mois écoulés.

Cette réflexion doit permettre de répondre à des questions telles que :

  • l'activité est-elle bénéficiaire ou nécessite-t-elle un financement extérieur ?
  • le montant de la cotisation doit-il être revu ?
  • la participation des usagers doit-elle être revue pour telle activité ?
  • certaines charges prévisionnelles doivent-elles être revues à la baisse ?

Les différents postes de charges et de produits doivent être analysés l'un après l'autre afin d'ajuster le montant à inscrire en prévision pour l'année N.

Quelles sont les difficultés rencontrées ?

Certains éléments peuvent être prévus de manière assez fiable, d'autres, au contraire, restent très approximatifs.

Les charges liées à des contrats (assurances, location de matériel, locations immobilières, emprunts) peuvent être appréhendées avec une certaine fiabilité. Il en est de même pour les éléments de gestion sociale liés à l'évolution des salariés (changement de poste, changement de coefficient, attribution de la prime d'ancienneté).

Une fois les éléments fiables traités, les responsables des activités doivent s'interroger sur leurs souhaits d'évolution de l'activité, à la fois en terme de volume mais aussi en terme qualitatif (le contenu de l'activité). Il est intéressant de prévoir une hypothèse optimiste et une hypothèse pessimiste, dans l'optique de naviguer si possible entre les deux et de pouvoir réagir rapidement en cas de dérapage au-delà des hypothèses prévues.

Le document de base qui sert pour élaborer le budget prévisionnel est le même que celui qui sera utilisé ensuite pour suivre l'activité.

S'appuyant sur le plan comptable associatif il doit s'agir de la présentation normalisée des comptes de l'association.

Modèle de budget

Exemple

Modèle de budget
Dépenses Montants en euros Recettes Montants en euros

60 - Achats

  • Achats d'études et de prestations de services
  • Achats non stockés de matières et fournitures
  • Fourniture non stockables
  • Fourniture d'entretien et de petits équipements
  • Fourniture administrative

61 - Services extérieurs

  • Sous-traitance générale
  • Locations mobilières et Immobilières
  • Entretien et réparation
  • Assurances
  • Documentation

62 - Autres services extérieurs

  • Rémunérations intermédiaires et honoraires
  • Publicité et publication
  • Déplacements, mission et réceptions
  • Frais postaux et de télécommunication

63 - Impôts et taxes

  • Impôts et taxes sur rémunérations
  • Autres impôts et taxes

64 - Charges de personnel

  • Rémunération du personnel
  • Charges sociales

65 - Autres charges de gestion courante

66 - Charges financières

67 - Charges exceptionnelles

68 - Dotation aux amortissements

 

70 - Ventes de produits finis, prestations de services

  • Prestations de services
  • Marchandises
  • Produits des activités annexes

73 - Dotation et produits de tarification

74 - Subventions d'exploitation
(A subdiviser par activité et/ou par organismes financeurs)

75 - Autres produits de gestion courante

  • Cotisations
  • Produits divers de gestion courante

76 - Produits financiers

77 - Produits exceptionnels

78 - Reprise sur amortissements et provisions

 
Total des charges prévisionnelles   Total des produits prévisionnels  

86 - Emploi des contributions volontaires en nature

  87 - Contributions volontaires en nature  
Total des charges   Total des produits  

Comment chiffrer les prévisions ?

Les prévisions sont basées sur les exercices écoulés et, plus particulièrement, sur l'exercice précédent celui pour lequel le budget est établi.

La construction du budget peut également se faire en prenant en comparaison le budget de l'exercice précédent et l'analyse « données réelles / données budgétées » qui a été faite suite à celui-ci. En effet, il faut porter une attention particulière aux comptes de charges et produits présentant un écart significatif entre le réalisé et le budgété des années précédentes.

Analyser les charges

Les charges qualifiées de « fixes » sont reconduites avec application ou non d'un taux correcteur (prendre de préférence le taux d'inflation) ou selon l'échéancier transmis par le fournisseur (en cas de contrat donnant lieu à émission d'un tel document).

Exemple

Loyer, charges d'entretien du matériel ou des locaux, impôts et taxes, charges relatives au personnel, charges financières liées aux emprunts.

Les charges dites « variables » doivent, quant à elles, faire l'objet d'une étude au cas par cas.

Exemple

Les achats de matières ou de marchandises, honoraires, affranchissement.

Analyser les produits

Le même principe doit être appliqué pour l'analyse des produits. On distingue les produits « certains » comme les subventions obtenues ou les cotisations des adhérents, des produits « estimés » dépendant de l'activité et qui sont à estimer en fonction des objectifs fixés via le projet associatif.

Exemple

Les ventes, les produits financiers et les dons sont des produits que l'on peut qualifier d'« estimés ».

Comment équilibrer le budget établi ?

Une fois les dépenses et les recettes valorisées pour chacune des activités de l'association, on peut identifier les activités déficitaires et celles générant un excédent.

L'addition des budgets des activités permet également de dégager le résultat prévisionnel global de l'association.

Ce budget global doit être équilibré. Il faut, par conséquent, trouver les solutions à appliquer pour y parvenir. Le travail doit être fait conjointement sur les éventuelles économies de charges possibles et sur les recettes supplémentaires qui pourraient être trouvées.

Exemple

Renégociation des contrats d'entretien, demande de nouvelles subventions.

Cas pratique

Comment équilibrer un budget ?

L'association « le club des amis d'associathèque », qui propose des spectacles, a établi le budget suivant :

Dépenses Montants en euros Recettes Montants en euros
60 - Achats   70 - Ventes de produits finis, prestations de services  
Achats non stockés (eau, électricité...) 200 Ventes spectacles 18 250
Petits équipements 600 Produits accessoires 2 000
Fourniture administrative 100    
61 - Services extérieurs 74 - Subventions d'exploitation 1 000
Locations de matériels 4 500    
Entretien et réparation 2 500    
Assurances 300    
Documentation 50    
62 - Autres services extérieurs   75 - Autres produits de gestion courante 750
Honoraires 1 000 Cotisations  
Publicité et publication 700 Produits divers de gestion courante  
Déplacements 1 550    
Frais postaux et de télécommunication 250    
Frais bancaires 100    
63 - Impôts et taxes 700 78 - Reprise sur amortissements et provisions  
64 - Charges de personnel      
Rémunération du personnel 7 250    
Charges sociales 3 460    
68 - Dotation aux amortissements 270    
Total des charges prévisionnelles 23 530 Total des produits prévisionnels 22 000

Ce premier budget réalisé présente un déficit de 1 530 €.

L'association doit donc modifier son budget afin de présenter à ses financeurs un budget équilibré.

Plusieurs pistes ont été envisagées :

  • économies possibles : réduire les achats de petits équipements liés aux spectacles, réduire les frais de location de matériel en renégociant le contrat de location avec le fournisseur ;
  • recettes supplémentaires : obtenir une subvention d'investissement pour l'achat de matériel, réaliser davantage de spectacles afin de générer des recettes supplémentaires.

Après étude de toutes ces possibilités, les options suivantes ont été retenues :

  • baisser les charges de location de matériel,
  • augmenter le nombre de représentations,
  • augmenter le montant de la cotisation annuelle de 10 € à 12 € (l'association compte 75 adhérents).
Dépenses Montants en euros Recettes Montants en euros
60 - Achats 70 - Ventes de produits finis, prestations de services
Achats non stockés (eau, électricité...) 200 Ventes spectacles 18 930
Petits équipements 600 Produits accessoires 2 000
Fourniture administrative 100    
61 - Services extérieurs   74 - Subventions d'exploitation 1 000
Locations de matériels 3 800    
Entretien et réparation 2 500    
Assurances 300    
Documentation 50    
62 - Autres services extérieurs   75 - Autres produits de gestion courante 900
Honoraires 1 000    
Publicité et publication 700    
Déplacements 1 550    
Frais postaux et de télécommunication 250    
Frais bancaires 100    
63 - Impôts et taxes 700 78 - Reprise sur amortissements et provisions  
64 - Charges de personnel      
Rémunération du personnel 7 250    
Charges sociales 3 460    
68 - Dotation aux amortissements 270    
Total des charges prévisionnelles 22 830 Total des produits prévisionnels 22 830

Le budget a ainsi pu être équilibré, tout en restant réaliste.

Pourquoi contrôler le budget ?

Le budget définitif adopté par l'association sera rapproché de la réalité des coûts et des produits au cours de l'exercice. La mise en parallèle du « réalisé » avec le budget permet de mettre en évidence des écarts qui peuvent se révéler plus ou moins significatifs.

Après les avoir identifiés, ceux-ci doivent être analysés afin d'en déterminer la cause et surtout de pouvoir trouver des solutions permettant d'y remédier. Une réaction rapide est nécessaire afin de ne pas laisser la situation financière de l'association se dégrader ou remettre en cause la continuité de celle-ci.

L'origine de ces écarts peut être indépendante des choix effectués par l'association ou, au contraire, liée à de mauvaises décisions de gestion.

Origine des écarts indépendants des décisions de l'association :

  • politiques (obtention de subventions),
  • économiques (société partenaire en liquidation judiciaire),
  • climatiques (annulation d'évènements)...

Origine des écarts liés aux décisions prises par l'association :

  • charges de personnel trop importantes aux regards de l'activité,
  • mauvaise estimation des coûts,
  • surestimation des recettes provenant des différentes activités...

Lorsque leur origine a été identifiée, il convient de mettre en place des mesures tendant à réduire ces écarts. Il peut s'agir, par exemple, de la recherche de nouveaux partenaires, d'une réduction des charges de personnel, etc.

Certains postes de charges et de produits, comme les postes liés au personnel ou aux recettes, doivent être suivis avec une grande attention.

Conseil

La mise en corrélation du budget et du « réalisé » doit être effectuée de façon régulière afin d'assurer une gestion prudente de l'association.