Comment enregistrer les charges et produits constatés d'avance ?

Les charges constatées d'avance

Cas pratique

L'association « Le club des amis d'associathèque » reçoit une note d'honoraires d'un montant de 1 000 € le 01/10/Année N – 1 de son expert-comptable correspondant à sa prestation pour la période du 1er octobre N – 1 jusqu'au 31 janvier N.

Exemple de date de clôture d'exercice

Cette facture est enregistrée pour sa totalité le 01/10/Année N – 1. Pourtant, la prestation de l'expert-comptable va au-delà de la date de clôture.

Il convient donc de ne pas prendre dans l'exercice Année N – 1 une partie de la charge d'honoraires correspondant au mois de janvier Année N, car postérieure à la date de clôture, soit 1 mois sur 4 : 1 000 € / 4 mois × 1 mois = 250 €

Enregistrement des honoraires correspondant à la prestation de janvier Année N, à enlever de l'exercice Année N – 1 :

Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Opérations diverses Honoraires expert-comptable constatés d'avance 31/12/Année N – 1 486 - Charges constatées d'avance 250  
Opérations diverses Honoraires expert-comptable constatés d'avance 31/12/Année N – 1 6226 - Honoraires   250

Le compte de charge Honoraires est diminué du montant correspondant à la prestation de janvier Année N.

Au 1er janvier de l'exercice suivant soit le 01/01/Année N, il convient d'annuler cette écriture (« extourner » ou « contrepasser ») afin de prendre en compte la prestation de janvier Année N sur l'exercice Année N.

Extourne des honoraires constatés d'avance
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Opérations diverses Extourne Honoraires constatés d'avance 01/01/Année N 6226 - Honoraires 250  
Opérations diverses Extourne Honoraires constatés d'avance 01/01/Année N 486 - Charges constatées d'avance   250

Les produits constatés d'avance

Ce sont des produits perçus ou comptabilisés au cours de l'exercice, mais qui correspondent à des prestations ou fournitures dont le produit incombe à l'exercice suivant. Ils constituent des passifs.

Cas pratique

L'association « Le club des amis d'associathèque » a, dès le mois de décembre Année N – 1 fait l'appel des cotisations Année N.

Certains membres de l'association ont versé sur Année N – 1 leurs cotisations, pour un montant global de 500 €. Celles-ci ont été comptabilisées au 31/12/Année N – 1 car encaissées à cette date.

Comme ces cotisations concernent l'année Année N, elles ne doivent pas être prises en compte dans le résultat Année N – 1. Pour cela, on utilise le compte « 487 - Produits constatés d'avance ».

Enregistrement du produit constaté d'avance relatif aux cotisations Année N
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Opérations diverses Cotisations d'avance 31/12/Année N – 1 756 - Cotisations 500  
Opérations diverses Cotisations d'avance 31/12/Année N – 1 487 - Produits constatés d'avance   500

Au 1er janvier Année N, il convient d'extourner les produits constatés d'avance et d'enregistrer les cotisations Année N dans l'exercice Année N.

Extourne des cotisations constatées d'avance
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Opérations diverses Extourne Cotisations d'avance 01/01/Année N 487 - Produits constatés d'avance 500  
Opérations diverses Extourne Cotisations d'avance 01/01/Année N 756 - Cotisations   500

Comment enregistrer les charges à payer ?

Les charges à payer sont des charges dont la réalisation est certaine, mais dont l'échéance ou le montant n'est pas encore connu avec précision à la date de clôture, l'incertitude étant toutefois moindre que les provisions pour risques et charges.

Il s'agit de rattacher une charge à l'exercice de sa réalisation. Cela consiste à :

  • débiter le compte de charge correspondant,
  • créditer un compte de tiers de charges à payer.

Exemple

Lorsqu'à la clôture de l'exercice, une facture se rapportant à une livraison effectuée par le fournisseur avant la clôture, n'est pas encore reçue par l'association, celle-ci doit estimer son montant et la comptabiliser sous la forme d'une « charge à payer » rattachée au poste « Fournisseurs ».

Les charges à payer peuvent également concerner les intérêts d'emprunt qui n'ont pas été comptabilisés sur l'exercice alors qu'ils correspondent en partie à une charge de cet exercice. On parle alors d'intérêts courus.

Cas pratique

L'association « Le club des amis d'associathèque » a souscrit un emprunt de 60 000 €, au taux de 6 % le 1er septembre Année N – 1 pour financer l'acquisition d'un immeuble nécessaire à son activité.

Il est remboursable en 3 ans par annuités constantes, à partir du 1er septembre Année N.

Au 31/12/Année N – 1, il convient de calculer la charge d'intérêts correspondant à Année N – 1, soit du 1er septembre au 31 décembre Année N – 1 :
60 000 € × 6 % × 4 mois / 12 mois = 1 200 €.

Enregistrement des intérêts courus
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Opérations diverses Intérêts courus sur emprunt 31/12/Année N – 1 6611 - Intérêts d'emprunt 1 200  
Opérations diverses Intérêts courus sur emprunt 31/12/Année N – 1 16884 - Intérêts courus sur emprunt   1 200

Au 1er janvier Année N, il convient d'annuler cette écriture afin d'obtenir uniquement dans le compte d'intérêts sur emprunt la charge d'intérêts de l'Année N.

Extourne des intérêts courus sur emprunt
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Opérations diverses Extourne Intérêts courus sur emprunt 01/01/Année N 16884 - Intérêts courus sur emprunt 1 200  
Opérations diverses Extourne Intérêts courus sur emprunt 01/01/Année N 6611 - Intérêts d'emprunt   1 200

Cas pratique

L'association « Le club des amis d'associathèque » a acheté des fournitures de bureau le 31/12/Année N – 1 qu'elle a prises directement au magasin de son fournisseur habituel pour 1 000 €.

Toutefois, elle n'a pas reçu la facture et ne l'a donc pas enregistrée en charge au 31/12/Année N – 1.

Il est donc nécessaire de prendre en compte cette charge, même si elle n'est pas payée, puisque l'association a reçu les fournitures.

Enregistrement des fournitures de bureau en charge à payer
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Opérations diverses Charges à payer - Fournitures de bureau 31/12/Année N – 1 6064 - Fournitures administratives 1 000  
Opérations diverses Charges à payer - Fournitures de bureau 31/12/Année N – 1 408 - Fournisseurs charges à payer   1 000

Au 1er janvier Année N, la facture est comptabilisée car elle a été reçue par l'association, et il convient d'extourner la charge à payer.

Enregistrement de la facture reçue
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Achats Fournitures de bureau 01/01/Année N 6064 - Fournitures administratives 1 000  
Achats Fournitures de bureau 01/01/Année N 401 - Fournisseurs   1 000
Extourne de la charge à payer
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Opérations diverses Extourne Charges à payer Fournisseur 01/01/Année N 408 - Fournisseurs charges à payer 1 000  
Opérations diverses Extourne Charges à payer Fournisseur 01/01/Année N 6064 - Fournitures administratives   1 000

Le compte « Fournitures administratives » est bien soldé.

Comment enregistrer les produits à recevoir ?

Les produits à recevoir sont des produits acquis au cours de l'exercice mais dont l'échéance ou le montant n'est pas connu avec précision à la date de clôture.

Cas pratique

L'association « Le club des amis d'associathèque » emploie un salarié sous contrat aidé, bénéficiant ainsi d'une subvention couvrant une partie du salaire de cet employé, appelée « Aide à l'emploi ». Au 31/12/Année N – 1, elle a versé le salaire de décembre à son salarié, mais n'a pas reçu l'aide correspondante qui s'élève à 750 € par mois.

Il convient, à la clôture de l'exercice, d'intégrer en produit dans les comptes annuels cette aide correspondant au mois de décembre Année N – 1.

Enregistrement du produit à recevoir relatif à l'aide CNASEA
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Opérations diverses Produit à recevoir Etat - Aide Emploi décembre 31/12/Année N – 1 4487 - Etat produit à recevoir 750  
Opérations diverses Produit à recevoir Etat - Aide Emploi décembre 31/12/Année N – 1 74 - Subvention de fonctionnement   750

Au 1er janvier Année N, le paiement de cette aide est enregistré et il convient d'extourner le produit à recevoir.

Enregistrement du versement de l'aide
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Banque Aide Emploi Décembre 01/01/Année N 512 - Banque 750  
Banque Aide Emploi Décembre 01/01/Année N 74 - Subvention de fonctionnement   750
Extourne du produit à recevoir
Nature du journal Nature de l'opération Date Intitulé du compte Débit Crédit
Opérations diverses Extourne produits à recevoir Aide Emploi Décembre 01/01/Année N 74 - Subvention de fonctionnement 750  
Opérations diverses Extourne produits à recevoir Aide Emploi Décembre 01/01/Année N 4487 - Etat produit à recevoir   750