Documents juridiques
Équivalents de l’état civil d’une personne physique, les principaux documents de l’association doivent être conservés par cette dernière de sa naissance (publication au Journal officiel des associations et fondations d’entreprise) à sa mort (dissolution).
Il en va ainsi des statuts de l’association, le cas échéant des règlements intérieurs successifs de l’association, des récépissés de la préfecture, des avis de publication au Journal officiel des associations et fondations d’entreprise, c’est-à-dire de tous les documents auxquels un tiers peut avoir accès.
Depuis la loi du 17 juin 2008 portant réforme de la prescription en matière civile, les délais de prescription sont passés de 30 ans à 5 ans en matière personnelle et mobilière et de 10 ans à 5 ans en matière commerciale. Néanmoins, pour plus de sécurité juridique et par mesure de prudence, le tableau ci-dessous mentionne la durée la plus élevée.
| Durée de conservation | |
|---|---|
| Statuts, règlement intérieur | délai illimité |
| Récépissés de déclaration à la préfecture et avis de publication au Journal officiel des associations et fondations d’entreprise | délai illimité |
| Registre des délibérations, s’il y en a | délai illimité |
| Procès-verbaux d’assemblées générales, de conseil d’administration, de bureau | 30 ans |
| Rapport du commissaire aux comptes | 30 ans |
| Subventions (demande, convention, pièces justificatives) | 30 ans |
| Contrats d’assurance | durée de validité plus durée de prescription, en fonction du risque couvert |
| Contrats commerciaux | 5 ans à compter de la fin d’exécution du contrat |
Documents comptables
La durée de conservation des pièces comptables et fiscales diffère selon le texte applicable : le Livre des procédures fiscales prévoit un délai de 6 ans alors que le Code de commerce exige de conserver les documents pendant 10 ans. Par mesure de prudence, le tableau mentionne la durée la plus élevée.
| Durée de conservation | |
|---|---|
| Livres comptables obligatoires (livre journal, grand livre, livre d’inventaire, bilan, compte de résultat, rapport de gestion, etc.) | 10 ans |
| Pièces justificatives de la comptabilité (factures émises et acceptées, bulletins de paie, pièces bancaires, etc.) | 10 ans |
| Journal des opérations bénévoles où sont retracées les contributions volontaires lorsqu’il a été décidé de les valoriser. | 6 ans |