Suppression du registre spécial

Toute association avait l'obligation de tenir un « registre spécial », mais celle-ci a été abrogée par l'ordonnance du 23 juillet 2015 portant simplification du régime des associations et des fondations.

Bon à savoir

Par souci tant de simplification que de sécurité juridique, l'ordonnance du 23 juillet 2015 portant simplification du régime des associations et des fondations, abrogeant l'article 5, alinéa 5, de la loi du 1er juillet 1901, a opportunément supprimé l'obligation de tenir à jour un registre spécial actant des modifications et changements affectant une association (Ord. n° 2015-904 du 23 juill. 2015, art. 1er, 1°).

Cette suppression est d'application immédiate.

Curieusement, assurément par inadvertance, cette ordonnance n'a pas simultanément supprimé l'infraction de non-respect de la tenue du registre spécial. Il faut considérer que celle-ci est abrogée implicitement.

Le caractère facultatif du registre des délibérations

Il n'existe aucune obligation d'établir des procès-verbaux d'assemblées générales, de conseil d'administration ou de bureau. Il n'est donc pas obligatoire, pour une association, de tenir un registre des délibérations rassemblant ces procès-verbaux.

Néanmoins, les statuts ou le règlement intérieur d'une association peuvent imposer la rédaction de procès-verbaux (comme c'est le cas dans les associations reconnues d'utilité publique), voire d'un registre des délibérations pour les assemblées générales. Ils désigneront également opportunément la personne en charge de la tenue de ce registre ; il s'agira normalement du secrétaire de l'association. Mais dans le silence des statuts ou du règlement intérieur, la tenue d'un tel registre est recommandée pour éviter toute contestation ultérieure.

En pratique, la tenue d'un tel registre est surtout utile pour :

  • pouvoir justifier des décisions prises par les organes collégiaux de l'association auprès des banques, autorités administratives et judiciaires, collectivités publiques, etc.
  • prouver la réalité du fonctionnement statutaire de l'association, ainsi que la régularité des décisions prises par ses organes collégiaux (cela peut être utile en cas de climat de mésentente, pour prévenir tout risque d'annulation desdites décisions).

Dans la mesure où la tenue de ce registre n'est pas obligatoire, il peut prendre la forme d'un classeur à feuillets mobiles et l'absence de registre des délibérations n'entraîne aucune sanction pour l'association.

Bon à savoir

Toutes les délibérations des assemblées générales, du conseil d'administration et du bureau peuvent être consignées dans un seul et même registre. Mais il est également possible de tenir un registre distinct pour chacun de ces organes collégiaux. Cela est même à conseiller dans les grandes associations.

Conseil

Faites coter et parapher le registre des délibérations par le président de l'association.

Contenu des procès-verbaux

L'objectif des procès-verbaux est d'apporter la preuve de la réalité et de la régularité de la réunion des organes de l'association et des délibérations adoptées.

Le contenu des procès-verbaux varient donc en fonction des obligations imposées par les statuts ou le règlement intérieur de l'association.

Le procès-verbal n'a pas pour vocation de retranscrire l'intégralité de ce qui a été dit en assemblée. En général, il contient les informations suivantes :

  • nom de l'association ;
  • nom de l'organe appelé à délibérer : assemblée générale ordinaire ou extraordinaire, conseil d'administration, bureau, commission... ;
  • lieu de la réunion de cet organe ;
  • date et heure de la réunion ;
  • mode de convocation et date d'envoi de la convocation ;
  • ordre du jour et liste (ou copie) des documents joints à l'ordre du jour ;
  • indication des membres présents et, si le vote par procuration est autorisé, des membres représentés, ainsi que de leur mandataire ;
  • nom du président de séance et du secrétaire de séance ;
  • résumé des débats et des interventions, en faisant clairement mention des éventuels incidents de séance ;
  • texte des résolutions soumises au vote ;
  • résultat du vote faisant apparaître les votes positifs, négatifs, les abstentions, les bulletins blancs ou nuls ;
  • heure de clôture de la séance ;
  • nom et qualité des personnes signant le procès-verbal.

Ce sont en principe également les statuts ou le règlement intérieur qui fixent les modalités d'établissement du procès-verbal : la ou les personnes chargées de le rédiger et de le signer, le support de rédaction, les conditions dans lesquelles des copies ou des extraits peuvent être délivrés, etc.

Conseil

Une feuille de présence émargée par les membres présents et les personnes titulaires de pouvoirs peut être annexée au procès-verbal afin de déterminer si le quorum éventuellement imposé par les statuts est ou non atteint et permettre le calcul de la majorité requise pour l'adoption des décisions.

Signature et approbation des procès-verbaux

À défaut de précision dans les statuts, il incombe à l'organe qui préside l'assemblée générale, c'est-à-dire en principe le président de l'association, de signer les procès-verbaux.

Il doit enfin être soumis à l'approbation de la prochaine assemblée. Cela peut se faire par la lecture du procès-verbal ou sa transmission préalable au moment de la convocation, suivie d'un vote.

Intérêt des procès-verbaux et du registre des délibérations

L'établissement des procès-verbaux des délibérations des organes de l'association et la tenue d'un registre des délibérations n'étant pas des obligations légales, il n'existe, en principe, aucune sanction légale en cas d'omission.

Toutefois, en l'absence de tout document de ce type, une association est dans l'impossibilité de prouver la régularité des décisions prises par ses instances. C'est pourquoi, pour avoir la certitude que ces décisions ne seront pas annulées en justice, il importe que l'association soit en mesure de produire un procès-verbal ou tout autre document attestant de leur existence et de leur contenu.

Or, toutes les indications portées dans un procès-verbal sont importantes car elles font foi jusqu'à preuve du contraire. Tout intéressé qui conteste leur contenu doit apporter la preuve de leur inexactitude.

Bon à savoir

Plus le procès-verbal sera détaillé, mieux il répondra à sa finalité. Pour autant, il n'est pas nécessaire que le secrétaire de séance retranscrive sur le procès-verbal l'ensemble des propos, in extenso, qui ont pu être tenus pendant la réunion ! Cela est d'ailleurs souvent matériellement impossible.

Conseil

Faites signer les procès-verbaux par le président ou par un ou deux membres du conseil d'administration. Il n'est en revanche pas utile de le faire approuver par l'assemblée générale suivante.