Préparez l’assemblée générale de votre association avec le Kit « clé en main »
1re étape : la convocation
Que ce soit pour une assemblée générale ordinaire ou pour une assemblée générale extraordinaire ou encore de dissolution, la convocation est la 1ère étape de votre organisation !
Vérifiez dans vos statuts, par exemple, qui en a l’initiative (le président ? ⅓ des membres ? etc.) et qui procède à la convocation (personne désignée dans les statuts : président ? secrétaire ? bureau ? CA ?), etc.
2e étape : la procuration pour le vote
Tous les participants ne peuvent pas se déplacer ? Proposez-leur de donner procuration à un tiers, en général une personne obligatoirement déjà membre de l’association. Il est également possible d’envisager un vote par correspondance, voire, de plus en plus souvent, par courrier électronique.
Consultez vos statuts pour les modalités de vote et de mandats autorisés par personne, etc.
3e étape : la tenue de l’assemblée
Pour accueillir vos participants, commencez par un (bref) discours en guise de préambule et pensez à faire signer la feuille de présence ; cela permettra de se rendre compte si le quorum est ou non atteint. Une personne – le secrétaire du bureau de l’assemblée, par exemple – pourra opportunément être désignée pour vérifier que la feuille de présence ne comporte pas d’anomalie (oubli d’une signature d’une personne présente ou mention de plus de signatures que de présents, par exemple).
Lors des assemblées générales annuelles, l’usage est d’entendre un « rapport dit moral » sur l’activité de l’association et un « rapport financier » sur les comptes de l’exercice clos et le projet de budget du prochain exercice. Ces deux rapports peuvent être fusionnés en un seul, qui constitue alors un « rapport d’activité ».
4e étape : le procès-verbal
Votre assemblée est maintenant terminée ? L’heure est venue de réaliser son compte-rendu, sous forme d’un procès-verbal, et de l’envoyer à tous les participants. Ce procès-verbal sera en principe rédigé par le secrétaire du bureau de l’assemblée et signé et paraphé par lui ainsi que par le président de séance.
Il sera soumis à l’approbation de la prochaine assemblée générale.
Les contenus des procès-verbaux
5e étape : la communication et la publicité
Sauf si les statuts l’imposent, le procès-verbal de l’assemblée générale n’a pas à être communiqué par écrit aux adhérents de l’association. Il est néanmoins consultable sur place et sur simple demande par tout adhérent. Il peut également être accessible, le cas échéant, sur le site internet (ou sur l’intranet) de l’association.
Une publicité à la préfecture est requise pour :
- les modifications des statuts ;
- les changements de nom et de siège ;
- et les changements dans les organes d’administration et de direction.
Enfin, vous devez communiquer à votre banquier la liste des personnes habilitées à gérer les comptes de l’association.
Cerfa n° 13972*02 - Modification d’association pour le JOAFE
Extrait de délibération - Désignation des mandataires sur les comptes bancaires