Pourquoi et comment tenir une base de données ?

Une base de données est un fichier informatique qui réunit l'ensemble des informations personnelles relatives à vos donateurs mais aussi à vos donateurs potentiels. C'est donc un outil indispensable pour mener une démarche de collecte de fonds efficace. Un bon fichier qualifié est l'outil de base de la collecte auprès des particuliers.

Grâce à ces informations, vous pourrez personnaliser vos sollicitations et créer une relation plus intime et personnelle avec votre donateur. Cela passera par une adaptation des styles rédactionnels, mais aussi par de petites attentions à l'égard de vos donateurs (carte de vœux, anniversaire...). Vous pouvez également proposer de financer des projets que vous savez pertinents avec les centres d'intérêt de vos donateurs.

Conseil

La première information à renseigner lorsque vous avez une base de données unique, est le fait d'être ou non donateur. Celle-ci vous permettra d'écrire à vos interlocuteurs une lettre spécifique pour les non donateurs et une autre pour les donateurs, par exemple.

La base de données sert aussi à gagner du temps et à réduire les coûts de collecte, tant elle vous permet d'industrialiser votre démarche : gérer plusieurs actions de collecte, gérer une diffusion en grand nombre par des publipostages...

Attention

En France, la CNIL (Commission Nationales de l'Informatique et des Libertés) veille au respect des libertés individuelles.

En Europe, le Règlement Générale de Protection des Données est entré en vigueur depuis le 25 mai 2018.

Tout fichier doit donc faire l'objet d'une déclaration obligatoire sauf exception. Les données personnelles font l'objet d'un encadrement très strict en Europe dans le cadre du RGPD.

Concernant les fichiers d'associations ou fichiers de communication non commerciale, voici le résumé de la dispense :

  • La dispense n° 7 (ancienne norme simplifiée n° 15) concerne les traitements de données personnelles mis en œuvre par tout organisme privé ou public à des fins d'information et de communication externe.

Elle exclut toute utilisation commerciale ou politique des données traitées. La dispense prévoit que seules peuvent être enregistrées les données relatives à l'identité, la vie professionnelle, les centres d'intérêts de la personne concernée, à l'exception des données dites sensibles telles que les origines raciales ou ethniques, les opinions politiques, philosophiques ou religieuses, l'appartenance syndicale, l'état de santé ou la vie sexuelle des personnes. Ces données peuvent être conservées pendant toute la durée nécessaire à la réalisation des finalités prévues et une mise à jour annuelle doit être prévue.

Les personnes concernées doivent être informées lors de la collecte des données de l'utilisation ultérieure de ces données à des fins de communication ou d'information, et mises en mesure de s'y opposer.

Source : CNIL

Attention

Le nouveau règlement européen sur la protection des données personnelles (RGPD) est entré en vigueur en mai 2018. Ce texte tient compte des réalités du numérique et doit permettre aux Etats membres de mieux s'adapter.

Les informations clés à renseigner

Comme la loi vous y autorise (cf. paragraphe précédent), vous pouvez recenser pour chaque donateur ou contact, une fiche signalétique avec les informations suivantes : prénom, nom, adresse, email, téléphone (fixe et portable), centres d'intérêt, vie professionnelle.

Attention

Ces données ne peuvent faire l'objet d'un traitement à des fins politique, électorale ou commerciale.

A cette fiche, il vous faudra ajouter un historique de la relation et des dons :

  • Pour chaque don, pensez à remplir la date, le montant, la modalité de paiement.
  • Si vous avez une référence pour chaque action de collecte (un événement, un courrier, une sollicitation directe, SMS.) lors de la campagne, renseignez-la. Ceci vous permettra de tracer les dons intervenus à la suite de celle-ci et donc d'en connaître la rentabilité.
  • Ayez aussi des données d'analyse de vos donateurs : la fréquence de don ou encore le don moyen.

Conseil

La qualité de saisie des informations dans votre fichier est aussi une clé de réussite. Soyez donc vigilant à standardiser au maximum les champs d'information nécessaires et les règles de saisie à l'intérieur. De même, soyez attentif aux règles de mise à jour et assurez-vous que les différentes personnes qui ont accès à la base de données soient bien formées à l'utilisation et au respect de celles-ci.

Mettre à jour et faire évoluer sa base

L'une des clés pour avoir une base de données efficace est de la mettre à jour régulièrement afin de vous éviter de passer trop de temps dans l'actualisation annuelle longue et fastidieuse.

A la suite de chaque événement, de chaque courrier... bref après chaque action, pensez à mettre à jour la base de données : changement d'adresse, don, lettre de remerciement, participation à un évènement... Tous les champs doivent être relus ou actualisés.

Bon à savoir

Si vous mettez votre logo et votre adresse sur l'enveloppe porteuse, la Poste sera en mesure de vous retourner les plis non distribués. Vous pourrez donc mettre à jour votre base afin de ne plus adresser d'appel aux dons à ces personnes lors de la prochaine action.

Pour commercer dans la démarche de collecte, une simple grille Excel peut vous permettre de créer une base de données de vos donateurs et contacts. Sachez également qu'il existe des logiciels qui vous permettront d'avoir un outil plus complet, rapide à mettre à jour et qui vous permettra de croiser les données tout en facilitant l'analyse affinée de vos donateurs et de vos actions de collecte.

Collecter, encaisser, qualifier, éditer, analyser...

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  • Pour optimiser la collecte et la gestion de vos dons, demandez conseil à nos experts.
  • Demandez le support présenté à l'atelier « Optimiser la Collecte et la Gestion de vos Dons », au Forum national des associations et fondations du 22 octobre 2014 : « Demandez le support »