Comment recenser des donateurs ?

Avant même de solliciter quelqu'un pour un don, il convient de savoir à qui nous allons nous adresser (cible), où nous pouvons le contacter (ses coordonnées) et comment nous allons le faire (courrier, mail, remise en mains propres).

Une fois ces éléments en notre possession, la relation est à créer et c'est cette dernière qui permettra de solliciter un don. N'oublions pas qu'un don est la traduction du soutien d'une personne avec qui nous sommes en relation et qui partage nos convictions quant à un problème de société et à la manière de le résoudre.

Le premier cercle

Démarrer dans la collecte de fonds auprès des particuliers nécessite souvent de faire des choses simples et rapidement efficaces. Commencez donc par les publics qui vous connaissent déjà : votre premier cercle.

Le premier cercle de votre association est composé des adhérents, des bénévoles, des salariés ou encore de vos sympathisants. Ce sont eux qui sont impliqués à différents degrés dans l'activité et le développement de votre association. Ce sont donc les premières personnes que vous devez mobiliser ou sur lesquelles vous pouvez tester votre campagne, vos outils de communication. Par ailleurs, vous pouvez compter sur eux pour relayer votre campagne et augmenter ainsi sa portée et la diffusion de vos appels aux dons.

On ajoute souvent à ce premier cercle le public dit « affinitaire ». Ce sont les personnes qui sont concernées (directement ou non) par votre cause, par exemple les anciens élèves d'une école, la famille d'une personne handicapée... Ce public ne vous connaît pas forcement, mais il connaît très bien la cause que vous défendez et pour cela il peut devenir donateur, mais il faudra le convaincre.

Bon à savoir

Chacune de ces personnes a elle-même un cercle proche de contacts : familles proches, amis, travail et loisir. Imaginez si chacun vous donne trois contacts ou distribue une dizaine de plaquettes de collecte de fonds avec un bulletin de soutien.

On ajoute souvent à ce premier cercle le public dit « affinitaire ». Ce sont les personnes qui sont concernées (directement ou non) par votre cause, par exemple les anciens élèves d'une école, la famille d'une personne handicapée. Ce public ne vous connaît pas forcement, mais il connaît très bien la cause que vous défendez et pour cela il peut devenir donateur, mais il faudra le convaincre.

Conseil

Pour identifier le public affinitaire, pensez aux bénéficiaires de vos actions et à leur entourage.

Vous pouvez aussi proposer une inscription à une lettre d'information régulière sur la cause ou la vie de l'association. Vous pouvez aussi enregistrer les noms et les coordonnées des personnes qui vous contactent spontanément pour en savoir plus sur vos activités.

Identifier les profils potentiels de vos donateurs

En fonction de votre mission sociale, de vos projets, vous avez maintenant besoin d'identifier les caractéristiques de vos publics afin de comprendre qui ils sont et pourquoi ils seront intéressés par votre association et son action.

Conseil

N'hésitez pas à réaliser une rapide enquête auprès de votre premier cercle en demandant :

  • Vos points forts.
  • L'intérêt de votre action.
  • Ce qui les intéresse dans votre association.
  • Les éléments, les arguments qui les font actuellement ou feraient donner (pour vous dans un futur proche).
  • Le profil (sexe, âge, type de public, centres d'intérêt...).

Aujourd'hui, des sites internet vous permettent en quelques clics de créer une enquête en ligne et l'analyse des réponses est simple et rapide. Attention à prévoir une enquête anonyme afin d'augmenter le taux de réponses et de garantir la confidentialité aux répondants.

L'analyse statistique de cette enquête vous permettra d'en apprendre plus sur vos publics et de mieux cibler quels seront vos donateurs potentiels. Avec ce type d'informations, vous adapterez vos supports et outils de communication, mais aussi votre discours de collecte.

Vous pouvez aussi ajouter des questions sur les types de sollicitation (ton, photo...), les moyens (mail, courrier.) ou encore la fréquence de sollicitation qu'ils accepteraient et qui les feraient donner. De cette manière vous pourrez plus facilement préparer votre stratégie de collecte.

Pour compléter cette approche quantitative, vous pouvez organiser des entretiens avec certains d'entre eux pour aller plus loin et échanger sur les moteurs de dons potentiels. A la suite de ces démarches, vous devriez être en mesure de dresser un profil de votre cible de donateur et de ses principaux moteurs de dons.

Maintenant, il vous faut travailler sur les coordonnées. Pour cela rien de plus simple à ce stade, il vous faut simplement saisir toutes les informations dans un fichier Excel. Un gros travail de recensement et de saisie vous attend donc maintenant pour formaliser ces données. La qualité de votre envoi dépend de la qualité de votre fichier.

Conseil

Dans votre enquête auprès de vos publics, proposez à la personne de laisser son adresse mail pour en savoir plus à l'avenir. C'est une bonne manière d'identifier de futurs donateurs. Attention toutefois à bien alerter sur le fait que cela est sans engagement de la part de la personne à ce stade et que cette action pourra lever son anonymat en fonction du montage de son adresse mail (prénom.nom par exemple).

Bon à savoir

Pour augmenter votre fichier de donateurs potentiels, vous pouvez aussi imaginer des actions de collecte d'adresses : pétitions, livre blanc à télécharger, tombolas... Il suffit simplement que vos publics laissent leurs coordonnées (mail ou postales) en échange d'une chose qu'ils souhaitent avoir ou d'un engagement militant.

Achats de fichiers et de base de données

Pour compléter votre base de données actuelle et élargir votre potentiel de collecte, vous pouvez aussi acheter des fichiers de contacts pré qualifiés auprès d'entreprises spécialisées ou même d'associations déjà bien organisées. Attention aussi car ce type de solution a un coût et des contraintes. Par exemple certains loueurs de fichiers demandent un minimum de location de 5 000 adresses ou encore de valider les messages qui seront adressés.

Conseil

Veillez à bien définir le profil des donateurs que vous souhaitez cibler et leurs caractéristiques car cela va orienter votre recherche de fichiers et/ou faciliter celui du loueur. Par exemple, si votre association milite pour la protection de l'environnement, il sera intéressant pour vous d'acheter les fichiers des lecteurs de revues abordant cette thématique telle que Terra Eco ou encore Géo. Ceci aura un impact direct sur le taux de retour de votre opération et le montant moyen du don. Vous n'avez pas le droit à l'erreur.

Bon à savoir

Sachez que vous pouvez également faire des échanges de fichiers / bases de données avec d'autres associations. En effet, l'achat de fichiers peut se révéler coûteux et l'échange peut-être une alternative intéressante, mais cela nécessite d'avoir déjà une base de données de qualité.

Comment fidéliser ses donateurs ?

Une fois le premier don reçu, tout commence.

L'enjeu est de maintenir la relation avec vos donateurs, de la développer et de l'enrichir afin de recréer un deuxième don, puis un troisième... la fréquence et le montant (en augmentation régulière) sont les deux indicateurs d'une bonne fidélité.

Créer du lien

La fidélisation de vos donateurs est un enjeu primordial dans votre démarche de collecte de fonds. La fidélisation vous permet de gagner du temps et d'orienter vos opérations de collecte sur des personnes qui ont déjà un intérêt pour votre association et son action. C'est aussi une bonne manière de réduire les coûts de collecte.

Bon à savoir

Une adresse que vous avez louée pour une action de collecte vous appartient si la personne vous a fait un don. Sinon la location de fichiers se fait à usage unique ou multiple (X actions à X mois d'intervalle), mais les adresses restent la propriété du loueur.

Fidéliser des donateurs se concrétise par créer du lien avec eux, leur donner des nouvelles de l'association voire les impliquer au sein de l'association dans la durée. L'enjeu est de prouver aux donateurs qu'ils ont raison de vous faire confiance afin de pérenniser leur soutien.

La première étape de la fidélisation d'un nouveau donateur est la lettre de remerciement. C'est un point d'étape décisif.

En fidélisation, on a coutume de dire qu'en étant régulièrement présent dans la boîte aux lettres de vos donateurs, vous vous rappelez à leur souvenir et ceux-ci ne vous oublient pas !

La deuxième étape de la fidélisation est donc l'envoi régulier de nouvelles sur l'actualité de l'association ou du projet aidé. Le journal de l'association ou la lettre d'information sont autant de supports dédiés à cette optique.

La fidélisation passe aussi par le style et les expressions que vous utilisez.

On n'écrit pas de la même manière et les mêmes informations à un donateur qu'à une personne non donatrice. Par exemple, vous pouvez remercier un donateur actuel pour sa fidélité à l'occasion d'un troisième don ou encore pour sa fidélité renouvelée à l'occasion d'un nouveau soutien.

Enfin, la sollicitation peut aussi être un bon moyen d'augmenter la fidélité de vos donateurs. Celle-ci peut prendre la forme d'un nouvel appel au don, d'un parrainage ou encore d'un don régulier par prélèvement automatique.

Bon à savoir

Le prélèvement automatique est la meilleure façon de fidéliser un donateur. En effet, les statistiques montrent qu'un donateur en prélèvement automatique le reste longtemps. Attention toutefois à respecter les procédures de mise en place et de renouvellement.

Conseil

Pensez aussi à varier les modes de création de lien et d'entretien en fonction du montant du don. Votre investissement doit tenir compte du potentiel de don et des dons actuels.

Impliquer dans la vie de l'association

Impliquer vos donateurs ne signifie pas les transformer tous en bénévoles ! Néanmoins, il s'agit de les amener au plus près de vos projets et de votre action.

Il est indispensable d'envoyer un courrier ou un emailing présentant l'avancée des projets, les actions récemment menées et donnant des nouvelles de vos bénéficiaires. La fréquence dépendra de vos moyens et ressources mais essayez de le faire a minima une fois par an en dehors des temps de sollicitation. Pour vos donateurs, cela rendra leurs dons concrets et développera leur confiance.

L'inauguration d'un lieu, l'organisation d'une conférence ou encore une soirée annuelle peuvent être des occasions pour inviter vos donateurs et échanger avec eux. Si vous en avez la possibilité, n'hésitez pas à proposer à vos donateurs de venir visiter vos sites ou établissements. A cette occasion, vous pouvez organiser une rencontre entre les participants et vos bénéficiaires.

Par exemple, si vous êtes une association qui œuvre pour l'insertion des jeunes en difficulté et que vous organisez un spectacle de fin d'année, invitez vos donateurs à cet évènement. C'est une façon de les impliquer concrètement dans la vie de votre association.

Conseil

Les grands donateurs ont besoin d'une plus grande attention au regard du montant de leur don. Par exemple, pour les remercier, vous pouvez organiser une soirée spécialement en leur honneur où vous présentez votre action, les projets et expliquez les perspectives de l'association.

Bon à savoir

Les donateurs peuvent également être des relais auprès de leurs propres cercles. N'hésitez pas à les solliciter pour qu'ils deviennent des ambassadeurs.

Trouver l'équilibre dans la sollicitation

Il est important de ne pas trop solliciter un donateur, votre démarche de collecte ne doit pas tourner au harcèlement. Le risque est bien que vos donateurs se désintéressent et qu'ils ne lisent plus vos courriers voire qu'ils soient « exaspérés » par votre association et ses sollicitations. Tout ceci conduira immanquablement à l'arrêt des dons.

Il faut donc trouver un équilibre en alternant les courriers d'information / fidélisation et les courriers de sollicitation et d'appels aux dons.

Conseil

Au cours d'une rencontre ou d'une enquête auprès de vos donateurs, n'hésitez pas à leur demander à quelle fréquence ils souhaitent être contactés et recevoir des informations. Si vous faites cette démarche, il faudra vous en tenir à la fréquence que vos donateurs auront donnée. Même si vous considérez que celle-ci n'est pas assez importante !