Cette convention contient impérativement l'objet de la subvention, son montant et les conditions de son utilisation (programme d'actions que l'association s'engage à réaliser, moyens à mettre en œuvre à cet effet).

Elle contient, en outre, généralement :

  • la durée de la convention (maximum recommandé : 4 ans),
  • les modalités de versement de la subvention,
  • les obligations de l'association, notamment sur le plan comptable,
  • les conditions d'emploi des moyens matériels accordés,
  • les conditions d'évaluation des actions menées (tant sur un plan quantitatif que qualitatif),
  • les sanctions en cas de non-respect des obligations de l'association,
  • les conditions de renouvellement de la convention,
  • les conditions de résiliation de la convention,
  • les recours en cas de litige résultant de l'exécution de la convention (compétence est donnée au tribunal administratif).

Contenu du dossier de demande de subvention

Demande de subvention : un outil simplificateur

La demande de subvention doit être faite en remplissant le formulaire Cerfa n° 12156*05 ; ce formulaire est remplissable, imprimable et éditable en ligne sur le site www.service-public.fr/associations. Il peut également être déposé ou adressé par voie postale à l'autorité administrative sollicitée. Il s'agit d'un formulaire unique de demande de subvention qui peut être présentées par les associations auprès de toute autorité administrative ou organisme chargé de la gestion d'un service public industriel et commercial seront établies. Pour les demandes auprès de certaines administrations, il faut toutefois continuer à utiliser un formulaire spécifique.

Il est obligatoire d'utiliser ce formulaire Cerfa pour les demandes de subventions auprès de l'Etat, sauf dans les cas où une demande en ligne est possible. Il est également accepté par les collectivités locales (région, département, commune et établissement public de coopération intercommunale), les établissements publics locaux ou par les agences régionales de santé (ARS).

En revanche, en ce qui concerne les subventions délivrées par les autres collectivités territoriales, certaines disposent de leurs propres documents et formalités. Il est donc fortement conseillé de contacter les personnes publiques concernées pour connaître la marche à suivre.

Quel que soit l'outil utilisé, ce formulaire Cerfa constitue un support méthodologique pour vous aider à décrire votre projet et sa mise en œuvre.

Composition du formulaire Cerfa

Le formulaire dissocie la partie « compte-rendu financier » du « dossier de demande » afin de simplifier les démarches administratives des usagers du service public.

Le Cerfa se compose de 7 fiches composées elles-mêmes de sous-fiches à remplir :

  • Fiches n° 1 : Identification de l'association (dénomination de l'association, numéro Siret, adresse ; identification du représentant légal et de la personne en charge du dossier de subvention, renseignements administratifs et financiers, etc.) ;
  • Fiche n° 2 : Relations avec l'administration (bénéfice ou non d'agrément administratif, reconnaissance d'utilité publique, assujettissement ou non aux impôts commerciaux étant précisé que, dans l'affirmative, l'association ne saurait en aucun cas percevoir de subvention) ;
  • Fiche n° 3 : Relations avec d'autres associations ;
  • Fiche n° 4 : Moyens humains au 31 décembre de l'année écoulée (nombre de bénévoles, de volontaires, de salariés, de personnels mis à disposition ou détachés par une autorité publique, d'adhérents) ;
  • Fiche n° 5 : Budget de l'association (y compris les contributions volontaires en nature) ;
  • Fiche n° 6 : Description du projet (ou des projets en cas de demande multi-projets) et de l'objet de la demande et budget prévisionnel du (des) projet(s) ;
  • Fiche n° 7 : Attestations (Fiche 7 bis : Informations annexes relatives aux subventions déjà perçues dans le cadre de la réglementation européenne relative aux aides d'État).

Les pièces à joindre au dossier, désormais réduites au minimum, sont précisées dans la notice Cerfa n° 51781#02 qui accompagne le dossier de demande de subvention (la liste varie selon qu'il s'agit d'une première demande de subvention ou d'un renouvellement).

Quant au compte-rendu financier de subvention, il est composé :

  • d'un bilan qualitatif de l'action réalisée,
  • d'un tableau de données chiffrées,
  • d'une annexe explicative du tableau.

La demande de subvention en ligne permet de déposer un dossier de demande de subvention auprès de plusieurs organismes partenaires.

Cet outil propose aux associations de :

  • recenser les diverses subventions qui sont proposées par les organismes partenaires ;
  • remplir, valider et envoyer le dossier de demande de subvention en un simple clic directement au service chargé d'instruire la demande ;
  • suivre l'état d'avancement de la demande grâce au tableau de bord de l'espace personnalisé.

Les demandes de subvention adressées à l'Etat dans le cadre de la politique de la ville doivent être faites au moyen d'un formulaire spécifique : le formulaire Cerfa n° 14470*02.

Faites vos démarches en ligne

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Faites votre demande de subventions en ligne et suivez le déroulement du dossier grâce au « compte association » sur le site Service-Public-Asso.fr (qui a remplacé « Votre compte association (VCA) »).

À noter que le télé-service ne concerne pas l'Alsace-Moselle.

La convention pluriannuelle d'objectifs

La circulaire relative aux nouvelles relations entre les pouvoirs publics et les associations

La circulaire la du Premier ministre n° 5811-SG du 29 septembre 2015 relative aux nouvelles relations entre les pouvoirs publics et les associations, dite circulaire Valls (qui a remplacé la circulaire du 18 janvier 2010, dite circulaire Fillon), complétée par cinq annexes, précise, compte tenu de la définition légale de la subvention issue de la loi du 31 juillet 2014, le nouveau cadre juridique régissant les subventions versées par les pouvoirs publics aux associations, notamment au regard de l'évolution de la réglementation européenne des aides d'État.

Elle considère que l'octroi de subventions doit favoriser un partenariat équilibré entre pouvoirs publics et associations.

Cette circulaire porte notamment sur le fait de savoir si, pour le financement d'une opération particulière, il faut se conformer aux règles de la commande publique, ou s'il peut être recouru au subventionnement. À titre de principe, le recours à la subvention doit être privilégié. Dans ce contexte, l'objectif du modèle unique de convention d'objectifs, annuelle ou pluriannuelle, constitue un cadre sécuritaire de référence pour l'octroi de subventions aux associations.

Elle propose deux modèles de convention pluriannuelle d'objectifs, selon que le montant cumulé des aides publiques est inférieur ou non à 500 000 euros sur trois exercices (annexes 2 et 3) et incite les services de l'Etat à verser l'avance fixée par une telle convention avant le 31 mars de chaque année.

La circulaire a été complétée, début 2016, par un « Guide d'usage de la subvention », publié par le ministère chargé de la vie associative.

Les bonnes questions à se poser

Dans quel cas une subvention est versée ?

Pour pouvoir prétendre au versement d'une subvention, une association doit être à l'initiative du projet qu'elle porte et qu'elle entend mettre en œuvre.

Le projet émane de l'association et ne donne pas lieu à contrepartie directe pour la collectivité publique.

En revanche, lorsque le projet développé par l'association s'inscrit dans le cadre d'un appel à projets lancé par une collectivité publique, il constitue une commande publique qui se scinde en deux modes d'actions ne donnant pas lieu à une subvention mais à une rémunération :

  • les marchés publics : contrat conclu à titre onéreux entre le pouvoir adjudicateur (État, établissements publics, collectivités territoriales) et un opérateur économique privé ou public, pour répondre à ses besoins en matière de travaux, de services et de fournitures ;
  • la délégation de service public : gestion d'un service public dont elle a la responsabilité est confiée par la personne publique à un délégataire dont la rémunération est liée aux résultats de l'exploitation du service.

Quels sont les avantages d'une convention pluriannuelle d'objectifs ?

Elle permet aux associations de soutenir et de sécuriser leur action dans la durée. En effet, grâce à la convention pluriannuelle d'objectifs, la collectivité qui la souscrit prend l'engagement d'un financement dans la durée, de sorte que l'association qui bénéficie de celui-ci ne risque pas d'être tenue, le cas échéant, d'interrompre l'accomplissement de ses missions d'intérêt général.

Toutefois, dans la mesure où coexistent un engagement juridique pluriannuel et la règle de l'annualité budgétaire, une réduction des crédits reste envisageable sans pour autant porter atteinte aux engagements contractuels souscrits.

En effet, la collectivité publique demeure libre d'apprécier le montant de la subvention annuelle mais elle doit néanmoins allouer à l'association les moyens lui permettant de remplir la mission déterminée par la convention. Le subventionnement pourrait toutefois être remis en cause si l'association ne se conformait pas elle-même aux engagements qu'elle a pris dans la convention pluriannuelle ; en ce sens, en dehors de la subvention initiale correspondant à la première année d'exécution, le financement revêt un caractère conditionné.

Toutefois, il reste conseillé aux associations de recourir à ce type de convention même si le montant de subvention demandé est inférieur à 23 000 euros.

Quels sont les inconvénients d'une convention pluriannuelle d'objectifs ?

Elle oblige les associations à respecter des obligations comptables :

  • fournir annuellement le compte-rendu financier correspondant à chaque projet, actions ou programme d'action ;
  • procéder à l'évaluation des conditions de réalisation des projets ou des actions pour lesquels l'État apporte son concours ;
  • adopter un cadre budgétaire et comptable conforme aux modalités d'établissement des comptes annuels des associations et fondations (Règlement n° 99-01 du 16 février 1999 modifié du Comité de la règlementation comptable).

La conclusion de la convention pluriannuelle d'objectifs est-elle systématiquement obligatoire ?

Non. Ce n'est que lorsque le montant de la subvention demandée dépasse 23 000 euros que les associations qui sollicitent le concours financier d'une collectivité publique sous la forme de subventions doivent conclure une convention d'objectifs précisant les objet, durée, montant, modalités de versement et conditions d'utilisation de la subvention. Toutefois, lorsque l'association organise des spectacles vivants, la conclusion d'une telle convention est obligatoire quel que soit le montant de la subvention.

Qui sont les parties à la convention ?

La convention est passée entre « l'administration » (État, collectivités territoriales, établissements publics à caractère administratif, etc.) et une association.

La convention peut-elle être conclue sans limite de durée ?

La durée de la convention est limitée à 4 ans. A l'expiration de la convention initiale, la conclusion d'une nouvelle convention est possible mais elle dépend des résultats de l'évaluation portant sur les conditions de réalisation du programme d'actions ou de l'action à laquelle a participé l'association tant sur le plan qualitatif que quantitatif.

Quelles sont les modalités de paiement de la subvention ?

Une somme limitée à 50 % du montant prévisionnel annuel de la contribution est versée pour la première année, lors de la notification de la convention. Le solde est attribué après que l'administration ait procédé à diverses vérifications (analyse du compte rendu-financier ou, le cas échéant, des comptes annuels et du rapport des commissaires aux comptes, rapport d'activité, etc.).

Pour les deuxième et troisième années, et après vérification annuelle par l'administration que la contribution financière ne dépasse pas le coût de la mise en œuvre du service, cette contribution fait l'objet d'une avance avant le 31 mars de chaque année, dans la limite de 50 % de son montant prévisionnel annuel.

Le solde annuel est versé sous certaines conditions (production, par exemple, des certificats d'achèvement de l'opération, pièces justificatives relatives à l'ensemble des dépenses éligibles de l'opération, etc.).

Quelles sont les sanctions encourues par l'association ?

En cas d'inexécution, de modification substantielle des conditions d'exécution et en cas de retard significatif par l'association sans l'accord écrit de l'administration, cette dernière peut respectivement :

  • réclamer le reversement de tout ou partie des sommes déjà versées,
  • diminuer ou suspendre le montant de la subvention, après examen des justificatifs adressés par l'association et avoir au préalable entendu ses représentants.

En cas de non-respect par l'une des parties de ses obligations liées à la convention, l'autre partie pourra la résilier de plein droit passé un délai de deux mois à compter de l'envoi de la lettre recommandée avec accusé de réception valant mise en demeure de respecter les obligations contractuelles mais restée sans réponse.