La transition numérique est un enjeu majeur pour la société française, qui ne saurait être atteint si l’ensemble des acteurs économiques qui la composent ne réalisent pas avec succès leur transformation digitale.

Dans leur grande majorité, les quelques 1 500 000 associations qui opèrent au cœur des territoires ont d’ores et déjà entamé leur transformation digitale, mais la situation reste très hétérogène et les responsables associatifs se confrontent à de nombreuses difficultés : manque de vision stratégique, problèmes de mise en œuvre, disparité dans la maîtrise des outils entre salariés et bénévoles, besoins d’accompagnement, modalités de financement...

Afin d’aider au mieux les associations, quel que soit leur degré de maturité face au numérique, nous avons souhaité passer en revue les 10 étapes essentielles à la réalisation de leur transformation digitale, qui est définie comme : l’intégration des technologies numériques à l’ensemble de leurs activités : actions et services, processus internes, relations avec les parties prenantes, stratégie... avec pour objectif de les remplacer, de les compléter ou de les rendre plus performantes.

La transformation digitale est un processus complexe, qui soulève de nombreuses questions sur les compétences, les ressources disponibles qu’elles soient humaines ou financières, les obstacles potentiels, la définition des objectifs, ou encore le développement d’une stratégie efficace…Voici donc quelques conseils pour vous aider à y voir plus clair.

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1 Évaluer le degré de maturité numérique de l’association

Bien que la majorité des associations ait pu percevoir la valeur ajoutée de la digitalisation en temps de crise et malgré les opportunités et les bénéfices constatés, nombreuses sont celles qui rencontrent encore des difficultés dans la mise en œuvre de leur transformation digitale.

L’étude menée par Solidatech et Recherches et SolidaritésLa place du numérique dans le projet associatif en 2022 - pointe 4 types de freins : humain, financier, technique et stratégique.

48% HUMAIN 34% TECHNIQUE 30% FINANCIER 24% STR A TÉG IQUE L’utilisation du numérique peut créer de l’appréhension chez certains ou révéler un manque d’appétence, des craintes et engendrer une fracture entre les publics. Il n’est pas toujours aisé de trouver des compétences en interne pour prendre en charge la gestion du projet ou en externe pour conseiller et accompagner. Au-delà de la connectivité qui reste un problème en particulier dans les zones rurales ; le choix des matériels et des outils, le suivi des évolutions technologiques, l’anticipation des besoins, la compatibilité des outils entre eux, la cohérence à l’ensemble du dispositif, sont autant de barrières. L’acquisition d’équipements, la formation des bénévoles et des salariés, le financement d’un prestataire externe, les frais de services… sont des dépenses qu’il faut arriver à absorber dans un budget souvent serré ou pour lesquelles initier des recherches de financement peut s’avérer nécessaire. La progression de la transformation digitale des associations soulève de nouveaux défis pour garantir sa cohérence avec le projet associatif, évaluer la pertinence des choix et des investissements, garder en perspective le cœur de métier et le respecter, impliquer et fédérer les équipes...

Pour faire le point sur l’état actuel de la transformation digitale de votre association et envisager une feuille de route pour amorcer ou poursuivre cette transformation, quelles que soient les difficultés rencontrées, le degré de maturité de votre association face au numérique est un indicateur essentiel.

Afin de mesurer ce degré de maturité numérique, vous pouvez réaliser votre autodiagnostic. Conçu pour accompagner les associations, quelles que soient leurs compétences ou leur appétence pour le numérique, ce diagnostic prend en considération les différents piliers de la stratégie des associations pour définir les étapes à mettre en œuvre et aider à la prise de décision. Ainsi selon ses particularités, chaque association trouvera des solutions, des outils, des accompagnements possibles, à la mesure de ses besoins et de son fonctionnement.

La transformation digitale est un levier d’innovations et de changements, qui procure aux associations qui s’engagent des atouts, des opportunités et des avantages concurrentiels avérés :

  • fluidifier les échanges avec leurs parties prenantes,
  • mieux promouvoir leur mission,
  • faciliter la collaboration et la communication,
  • acquérir une culture de la donnée,
  • être plus attractive pour les talents salariés ou bénévoles,
  • consacrer davantage de temps aux activités à valeur ajoutée pour les bénéficiaires,
  • innover en matière de produits et services,
  • améliorer l’impact social,
  • ...

Ne pas engager son association dans la transformation digitale, c’est lui faire courir le risque de perdre en compétitivité et de créer une fracture numérique avec ses interlocuteurs privilégiés que sont les collectivités et les entreprises, elles-mêmes engagées dans la transition numérique.

2 Se faire accompagner

La transformation digitale pose, outre le fait de suivre le rythme rapide des évolutions numériques, de multiples défis aux associations qui semblent à certaines difficilement surmontables :

  • le manque de temps et de ressources (financières et humaines),
  • la réticence face aux changements,
  • la difficulté à formuler clairement les besoins et les objectifs digitaux,
  • le manque de pratique dans la collecte et l’analyse des données,
  • ...

Pourtant des solutions d’accompagnement existent pour aider les associations dans la réflexion sur leur stratégie, ainsi qu’à comprendre et utiliser les outils digitaux. Elles sont portées par les structures d’accompagnement telles que les Maisons des associations, le programme PANA, les DLA, l’association Latitudes, Rézolutions Numériques, Solidatech ou encore WebAssoc.

Pour en savoir plus sur les accompagnements proposés, n’hésitez pas à consulter notre e-book, vous gagnerez en temps et en efficacité.

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3 S’entourer de compétences

Que vous décidiez de former les personnels en interne ou que vous fassiez appel à des compétences externes, votre projet de transformation aura besoin d’un minimum de compétences internes pour construire un projet adapté à votre association, dialoguer avec les structures d’accompagnement et les fournisseurs, et porter le projet au sein de l’association.

Si vous optez pour de la formation ou souhaitez acquérir des connaissances, explorez les offres des centres ressources de La Fonda, de Solidatech, d’Animafac, ... ou consultez le dossier thématique numérique d’Associathèque.

Si vous désirez vous adjoindre des compétences externes pour accompagner votre réflexion ou la mise en place des étapes de transformation, de nombreuses plateformes dédiées au mécénat de compétences ou au bénévolat qualifié sont à votre disposition. Pour en savoir plus téléchargez notre e-book.

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4 Hiérarchiser les priorités

Pour structurer votre réflexion, envisager les actions susceptibles d’être mises en place ainsi que pour pouvoir dialoguer de manière constructive avec les parties prenantes du projet, votre association, sa mission, ses activités et ses besoins joueront un rôle central.

Placez votre projet associatif au cœur de votre réflexion

Le point de départ de la réflexion ne sont pas les outils que vous allez utiliser ou que vous utilisez déjà, car vos besoins peuvent avoir évolué depuis leur mise en place, mais bel et bien votre projet associatif. La transformation digitale que vous allez mettre en place doit servir votre projet associatif.

Cartographiez vos activités

La transformation digitale va rayonner sur l’ensemble des activités de votre association, même si le projet que vous envisagez ne porte que sur l’une d’entre-elles. Cartographier vos activités et vos intervenants vous permettra de structurer la démarche de transformation et facilitera votre réflexion. Pour vous guider, vous pouvez utiliser ce schéma(1) en l’adaptant si nécessaire à votre activité, afin de formaliser le rayonnement des actions pressenties.

(1) - Schéma issu du cadre réalisé par Sia Partners pour la Fondation du Roi Baudouin TRANSFORMATION DIGITALE G ouvernance & stratégie Communication & I dentité G estion des des membres G estion des partenaires R echerche de A chat et logistique F inances & comptabilité I nformatique et réglementation G estion des bénévoles et salariés R éalisation de la mission et innovation Recherche de partenariats Gestion des partenaires et contractualisation Mécénat de compétences Production du service ou du produit Innovation service ou du produit Suivi opérationnel Collecte des données Mesure de l’impact de l’activité Communication externe Communication interne Gestion de l’identité associative P ositionnement du service/produit Modèle économique et business plan Gestion de projet Gestion des ressources humaines et financières Reporting Mesures d’impact Collecte de dons Mécénat Achats Gestion des contrats des stocks F ormation Gestion des connaissances Recrutement Administration Rémunération et frais Elaboration et suivi budgétaire Comptabilité et facturation Trésorerie Paiement et gestion du compte bancaire Informatique et systèmes d’informations Légal / juridique Gestion des risques et conformité

Choisissez les activités à digitaliser

En commençant par identifier les activités ou groupes d’activités qui sont les moins matures et qui peuvent aussi avoir le plus grand impact digital, et en les organisant sous forme de matrice vous obtiendrez une priorisation des activités. Celles qui pourraient être digitalisées en premier sont en général celles pour lesquelles la digitalisation aura un fort impact sur leur efficience et dont le degré de maturité numérique actuel est moindre.

Pensez à impliquer vos équipes dans cette réflexion pour identifier ensemble les améliorations attendues d’une transformation digitale, en leur donnant un rôle central, vous favorisez ainsi leur adhésion et vous en faites les acteurs du changement. La transformation provoque des bouleversements au sein de l’association, qu’il est prudent d’anticiper.

Transformation ne veut pas dire « révolution », si votre association est encore pas ou peu digitalisée, il est prudent de démarrer par un sujet simple qui vous permettra de vous familiariser avec le numérique, d’installer une culture digitale au sein de l’association puis de l’étendre progressivement à des sujets plus complexes.

5 Élaborer la stratégie digitale

Désormais, il ne vous reste plus qu’à formaliser la stratégie de transformation digitale de votre association qui définit la manière dont vous allez procéder pour répondre aux défis qui sont les siens :

  • intégration de la transformation technologique à court et long terme, guidée par l’amélioration attendue des services ou produits, des processus ou du modèle économique et non par la technologie,
  • séquençage des priorités stratégiques,
  • identification du premier projet dont la faisabilité et l’impact sont démontrés, c’est celui par lequel vous démarrerez, afin de poser les bases pour les initiatives suivantes,
  • préparation de votre association au changement culturel qui découle de vos choix stratégiques, car la transformation est autant humaine que technologique.

6 Impliquer les équipes

Votre projet de transformation digitale aura d’autant plus de chance d’être couronné de succès si vos équipes se sentent intégrées et fédérées. La maturité numérique des individus est un facteur à prendre en compte pour éviter le risque de fracture au sein de l’association.

  • Sensibiliser : expliquer le pourquoi avant de dire le comment pour lever les premiers freins et pointer du doigt les perspectives.
  • Former : faire monter en compétences les futurs utilisateurs est un facteur de succès. De nombreuses formations existent gratuites (comme celles de la médiation numérique de Familles rurales par exemple) ou payantes pour lesquelles il existe des solutions de financement que vos bénévoles soient 100% bénévoles ou bénévoles chez vous et salariés ailleurs.
  • Mentorer : faire accompagner les profils les moins numériques par des profils technologiquement plus aguerris au sein même de l’association.
  • Constituer une équipe projet solide : nommer un responsable de projet pour le piloter est une manière de crédibiliser la démarche en interne, d’envoyer un signal fort et surtout de s’assurer que le projet avance et aboutisse.

7 Explorer les outils existants

Il existe une pluralité d’outils pour répondre à une pluralité de besoins. Afin de vous familiariser avec les solutions existantes, les comparer et identifier celles qui répondent le mieux à vos besoins, il est recommandé d’explorer les solutions, gratuites ou à coûts limités, existantes sur le marché et accessibles par internet durant votre phase de réflexion.

Voici en exemple, quelques outils susceptibles de répondre à vos besoins.

  • Gestion de projet : des outils de gestion de projet, comme Trello ou Kanboard, vous permettent d’organiser les tâches, les participants et les échéances de réalisation.
  • L’automatisation des tâches : pour vous affranchir des tâches répétitives à moindre valeur ajoutée telles que le tri des emails, la duplication d’informations similaires sur différents fichiers, l’envoi d’un mail de confirmation après une inscription... des applications telles que Zapier ou IFTTT pourront vous y aider.
  • Brainstorming, cartographie, innovation : les outils collaboratifs dédiés à la réalisation de workshops, d’ateliers de co-création, de brainstormings ou de cartes mentales. comme Mural, Lucichart ou Framindmap...
  • La création de site web : des solutions no code vous permettront en quelques clics de créer votre site sans avoir à coder, soit sous forme d’une simple page (one-page) gratuite auto-hébergée avec Strinkingly ou Carrd par exemple.
  • La création d’image : pour animer vos réseaux sociaux, illustrer votre site... Canva reste un incontournable. SI vous êtes tenté par l’intelligence artificielle, alors essayez Dall.e qui vous aidera à concevoir des images à partir de mots.
  • La création de contenus rédactionnels : ici aussi l’intelligence artificielle peut vous aider, avec Jasper ou Rytr...

Pour ce qui relève de la gestion des bénéficiaires, membres, partenaires, donateurs, la gestion des adhésions, la comptabilité, la CRM, la collecte de dons ou encore le crowdfunding, de nombreuses solutions gratuites ou payantes existent.

Une majorité d’acteurs propose ce que l’on appelle des « suites », c’est-à-dire que leurs solutions techniques intègrent différentes fonctionnalités ou logiciels vous permettant de réaliser plusieurs tâches qui sont liées entre elles.

Elles vous sont proposées dans notre e-book, pensez à le télécharger.

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8 Évaluer les solutions envisagées

  • Faire tester dans un premier temps par votre équipe projet ou quelques utilisateurs clés, la ou les solutions techniques que vous avez sélectionnées avant un déploiement global est une étape incontournable.
  • Demander aux utilisateurs tests de vous faire un retour étayé en matière d’usages, de facilité de prise en main, d’adéquation avec vos besoins, d’impact sur la gestion des tâches et l’organisation en général...
  • Ne pas pousser une solution qui n’obtiendrait pas l’adhésion du plus grand nombre.
  • Tester des outils récents ou des technologies innovantes.

9 Penser transition digitale et écologique

Dès la mise en œuvre de votre transformation digitale, il est essentiel que vous adoptiez les bonnes pratiques et les bons réflexes pour en limiter l’impact écologique et que vous contribuiez à la sensibilisation de vos membres, de vos bénévoles et de vos publics à une utilisation raisonnée des outils numériques.

  • Les équipements ayant de loin le plus fort impact écologique, la sobriété est fortement recommandée.
    • Lors de l’achat, posez-vous la question du matériel reconditionné, de la consommation électrique, de la réparabilité et de la recyclabilité.
    • Entretenez votre matériel en le mettant régulièrement à jour, dotez-vous d’un pare-feu efficace et allongez au maximum la durée de vie de votre équipement.
    • Avant de changer de matériel, voyez s’il est réparable, dans le cas contraire pensez à recycler plutôt qu’à jeter.
  • La part des échanges de données et de leur stockage va grandissante ce qui augmente considérablement la contribution du numérique à la production de CO2 nationale, voici donc quelques bonnes pratiques que vous pourriez adopter.
    • Gérez les boites mails en supprimant les mails inutiles des serveurs, en allégeant le poids des pièces jointes et en évitant dès que possible la fonction « répondre à tous »...
    • Ayez une utilisation raisonnée du Cloud en mettant en place des allocations de ressources limitées par utilisateurs, en nettoyant régulièrement les documents stockés et en évitant les doublons...
    • Optimisez l’utilisation de votre navigateur web en privilégiant des navigateurs écoresponsables...
    • Limitez l’impact de la publicité sur votre navigation en refusant les cookies par exemple...
    • Réduisez l’empreinte de votre site web en optant pour un hébergeur.

Plus la transformation digitale des associations sera sobre parce que stratégiquement réfléchie, déployée sans outils superflus et gérée avec clairvoyance, plus elle s’inscrira aisément dans le cadre de la transition écologique.

10 Déployer

Vous êtes désormais prêt à lancer votre transformation digitale et à en mesurer les effets sur votre activité. Efficience, fluidité, innovation, seront au rendez-vous.

Sans oublier d’accompagner vos équipes dans ce changement de pratiques et de mettre en place des indicateurs de suivi pour tirer des enseignements et progresser dans la durée.

N’oubliez pas que la transformation digitale est un parcours et non un événement.

Les 10 étapes clés Repères 1 Évaluer le degré de maturité numérique 2 Se faire accompagner 3 S’entourer de compétences 4 Hiérarchiser les priorités 5 Élaborer sa stratégie digitale 6 Impliquer les équipes 7 Explorer les outils existants 8 Évaluer les solutions envisagées 9 Penser transition digitale et écologique 10 Déployer

La transition numérique des associations en 10 étapes

Découvrez tous nos conseils pour réussir chaque étape de votre transformation digitale !

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