Premiers contacts

La lettre de couverture

Un dossier de présentation est toujours accompagné d'une lettre de couverture.

Schématiquement, on y retrouve :

  • l'objet de votre demande,
  • une présentation de l'association et du projet,
  • une annonce de votre action prochaine.

Il est adressé sur papier à en-tête de l'association et est signé par la personne qui recontactera le destinataire, en général le responsable des partenariats avec les entreprises. Ce courrier peut être co-signé avec le président, mais cela n'aura que peu d'impact.

Conseil

Dès la première ligne de votre courrier, rappelez le nom de la personne de votre réseau qui vous met en relation !

Le courrier, le mail ou le réseau ?

Tout dépend si vous connaissez ou non votre interlocuteur.

  • Vous ne le connaissez pas : le courrier.
  • Vous le connaissez : le mail (attention à adapter le contenu), mais vous pouvez aussi prendre contact directement par téléphone.
  • Vous le contactez de la part d'une personne qu'il connaît : le courrier ou le mail.

Dans cette dernière hypothèse, n'oubliez pas de rappeler dès la première ligne de votre mail (voire dans l'objet) que vous prenez contact « de la part de... », « sur le conseil de... ».

Généralement vous devez privilégier l'envoi de votre dossier par courrier. Dans un premier contact, c'est plus professionnel et bien souvent, l'assistante ou le standard vous demandera d'envoyer un courrier ou un mail.

Bon à savoir

Le mail est un outil qui demande un style rédactionnel plus court et moins institutionnel que le courrier papier, mais il doit respecter les mêmes règles de politesse. Sachez adapter votre discours en fonction de chaque support.

Conseil

Pensez réseau ! Pour un chef d'entreprise, le regard de ses pairs est important. N'hésitez pas à mobiliser vos réseaux pour qu'ils parlent de vous à leurs contacts et vous recommandent. Dans l'idéal, obtenez que les personnes de votre réseau écrivent un mail d'introduction à leurs contacts. Vous pouvez aussi convenir de prendre contact directement de leur part ou encore qu'ils soient présents au premier rendez-vous.

Vous pouvez aussi être présent sur les réseaux sociaux et créer une communauté de sympathisants qui deviendront des relais et des soutiens. En tant que dirigeant, professionnel de votre secteur, créez votre profil sur les réseaux dédiés (Linkedin, Viadeo, Facebook...) et prenez des contacts avec vos cibles.

Rôle et implication de votre réseau

Dans votre prise de contact avec les entreprises, le réseau est un facilitateur et un accélérateur de votre démarche. Ainsi, votre réussite dépendra de votre capacité à créer autour de vous un réseau de personnes qui seront les ambassadeurs de votre projet et de votre recherche.

Impliquer son réseau

La première étape consiste à rapprocher la liste des entreprises que vous ciblez avec la cartographie de votre réseau. De cette façon, vous savez exactement qui vous souhaitez contacter, ce que vous attendez de lui et comment le contacter, ou plutôt par qui le contacter.

Si toutefois vous n'avez pu identifier de contact réseau pour les entreprises ciblées, vous devrez mobiliser votre réseau.

Par exemple, prenez contact avec votre réseau de niveau 1 et 2 (contacts proches ou contacts réguliers - voir outil cartographier pour leur présenter votre projet et recueillir leur conseil dans le cadre de votre recherche de partenaires.

Attention

La démarche de mobilisation de son réseau repose sur le fait que vous acceptiez de mettre votre objectif de recherche de partenaires au second plan. En effet, le rendez-vous que vous attendez ne vous sera accordé que pour une sollicitation de conseil dans le cadre de votre recherche.

Bon à savoir

C'est naturel et humain : si vous demandez à une personne un rendez-vous parce que vous recherchez des fonds, son réflexe naturel sera de se demander « est ce que j'ai des fonds à donner ? » et majoritairement la réponse à cette question est négative.

Ainsi, les individus préfèrent apporter leur aide à une personne dans le cadre de sa réflexion (c.à.d. : donner des conseils, avoir un regard extérieur...), c'est plus valorisant, plus gratifiant et moins engageant. Après si le projet intéresse et si vous avez convaincu, les gens vous proposeront plus simplement « que puis-je faire pour vous ? » ou « comment puis-je vous aider ? »

Conseil

Pour prendre ce rendez-vous, votre phrase d'introduction doit être : « Je vous contacte de la part de Madame X. En effet, Madame X pense que vous seriez de bon conseil quant à notre recherche de partenaires privés. »

Conduire un entretien réseau

Là aussi, l'objectif est de faire parler votre interlocuteur afin d'obtenir un maximum d'informations de sa part. Dès le début de l'entretien, et après avoir brièvement rappelé le contexte, utilisez votre présentation flash pour vous présenter.

Ceci fait, demandez des conseils à votre interlocuteur. Proposez-lui une mise en situation. Par exemple, imaginons qu'il est missionné par son directeur pour choisir un projet associatif que l'entreprise soutiendra.

Vous pouvez alors le questionner sur le type de projet qu'il rechercherait, les critères de sélection qu'il choisirait, la cause qu'il souhaiterait défendre, le mode de sélection des projets, les arguments qu'il souhaiterait entendre...

Vous pouvez aussi le questionner sur les habitudes de son entreprise : les actions déjà soutenues, les valeurs de la direction, les attentes qu'aurait l'entreprise (en termes de contreparties par exemple), etc.

Il s'agit dans cette partie de recueillir le plus grand nombre d'informations. Quand vous estimez en avoir assez, vous pouvez présenter votre projet de manière synthétique.

L'important est d'arriver rapidement à présenter votre démarche vis-à-vis des entreprises : cibles, attentes, contreparties, offres...

Bon à savoir

La présentation que vous allez faire doit déjà intégrer un certain nombre d'informations entendues. Il est important que celle-ci s'appuie, pour partie, sur les informations obtenues précédemment.

Conseil

Recueillez alors les réactions de votre interlocuteur, ses conseils sur ce que vous venez de lui présenter : le budget demandé, les contreparties proposées, les cibles d'entreprises...

Rendre ses contacts acteurs

La magie de l'entretien réseau, s'il est bien mené, et donc l'enjeu pour vous, est de transformer votre interlocuteur en un soutien voir en un ambassadeur de votre projet.

A toutes les personnes rencontrées, n'hésitez pas a` demander si elles peuvent vous orienter vers leurs connaissances susceptibles d'être intéressées par votre projet ou avec lesquelles vous pourriez faire le même exercice de conseil. N'oubliez pas vos entreprises cibles et sollicitez des contacts dans ces entreprises. Dans l'idéal, obtenez trois contacts que vous pouvez appeler de la part de votre interlocuteur.

Bon à savoir

Souvenez-vous qu'un contact peut en amener un autre.

Il s'agit là d'un moyen efficace d'obtenir un entretien avec un décideur potentiel. L'intérêt de cette démarche est double : vous rencontrez directement des décideurs et il est fort probable que vous ne soyez jamais en concurrence directe avec d'autres associations.

Bon à savoir

Au-delà de vous donner des contacts, votre interlocuteur peut aussi vous recommander au sein même de son réseau. Il peut vous introduire, par exemple en écrivant un mail annonçant votre appel. Sachez aussi lui demander d'avoir le réflexe de vous informer ou de penser à vous s'il entend une personne de son réseau parler de mécénat.

La bonne attitude

Impliquer son réseau professionnel ou personnel repose sur 4 règles fondamentales :

  • 1. Ne pas être pressé :
    Une démarche de réseau se construit dans le temps et s'entretient à force de relations, de contacts et de suivi. C'est un peu comme planter des graines et les entretenir pour qu'elles fructifient régulièrement.
  • 2. Sortir de l'enjeu :
    Ne focalisez pas votre démarche sur l'objectif financier ou le nombre de partenaires à trouver pour réaliser votre projet. Mobiliser son réseau c'est avant tout mobiliser des individus autour d'un projet, d'une cause en faisant appel à leur sensibilité, en sollicitant leur aide.
    Le succès de la démarche repose sur votre capacité à lâcher prise par rapport à votre enjeu de financement. Sachez être ouvert à l'imprévu !
  • 3. Donner sans attendre de recevoir :
    Ne soyez pas un consommateur, mais devenez un facilitateur. Ouvrez votre réseau, mettez, vous aussi, en relation vos contacts, vous verrez qu'ils vous le rendront bien plus vite. Animez votre réseau, prenez des nouvelles régulièrement sans rien attendre en échange.
  • 4. Adopter l'esprit réseau :
    La démarche de réseau s'appuie d'avantage sur une attitude que sur des techniques. Intéressez-vous sincèrement aux gens. Répondez toujours aux sollicitations, et positivement, dans la mesure où vous le pouvez.

La relance téléphonique

En matière de partenariat avec les entreprises, c'est celui qui demande qui doit agir. Ne laisser pas un dossier, un contact sans réponse, sans relance ou même sans suite. Chaque dossier envoyé doit être suivi d'une action.

Pour quoi faire ?

Vous êtes celui qui demande, c'est donc à vous qu'il appartient d'agir et de suivre vos contacts dès l'envoi du dossier, mais aussi jusqu'à l'action.

N'hésitez pas à relancer par téléphone votre interlocuteur afin de vérifier si votre courrier est bien arrivé, mais aussi de solliciter un rendez-vous.

Bon à savoir

Une relance téléphonique démontre la motivation du porteur de projet, mais ne doit pas tourner au harcèlement.

Que dire ?

Dès le début de l'entretien, présentez-vous succinctement (prénom, nom et nom de l'association). Demandez à parler directement à votre interlocuteur ou à son assistante. Si l'on vous demande « c'est à quel sujet ? », répondez simplement « suite au courrier que j'ai adressé la semaine dernière ».

Conseil

Si vous venez de la part de quelqu'un, dites-le tout de suite. Par exemple, vous pouvez dire ceci à l'assistante : « Je ne connais pas M. X, mais dites-lui que je prends contact sur les conseils de... ».

Conseil

Entre l'envoi du courrier et la première relance téléphonique, il ne doit pas s'écouler plus d'une semaine.

Lorsque vous parlez à l'assistante de votre interlocuteur, présentez-vous à nouveau et réitérez votre demande pour joindre votre interlocuteur. Généralement, elle vous demandera l'objet de votre appel ou vous dira que votre interlocuteur n'est pas disponible et vous proposera de vous renseigner. A ce moment-là, faites de cette personne une alliée, remerciez là de son aide, n'hésitez pas à lui présenter l'objet de votre appel. Demandez-lui alors si votre courrier a bien été reçu ou transmis, et si votre interlocuteur en a pris connaissance. Si non, demandez-lui, selon elle quand il pourra le lire et vous recontacter.

Une fois que vous avez vos réponses, et en fonction de l'échange que vous venez d'avoir, n'hésitez pas à lui redemander si vous pouvez parler à votre interlocuteur. Si elle vous répond négativement, demandez-lui alors quand vous pourrez le joindre.

Bon à savoir

Vous pouvez être amené(e) à repréciser l'objet de votre courrier ou même votre projet. Ayez en tête une présentation de 5 lignes qui soit succincte, mais qui donne les informations nécessaires. Vous pouvez aussi utiliser votre présentation flash dans ce cas.

Prendre rendez-vous

Par cette relance téléphonique, votre objectif est d'obtenir un rendez-vous (physique ou téléphonique) avec le chef d'entreprise ou la personne en charge du mécénat.

En effet, soutenir un projet c'est avant tout une question de rencontre entre deux individus. Un rendez-vous est donc utile afin de mieux se connaître, mais aussi de présenter votre projet et de voir, ensemble, comment vous pourriez devenir partenaires. C'est aussi l'occasion de mieux comprendre les attentes et motivations du chef d'entreprise.

Conseil

Si vous vous adressez à une fondation d'entreprise, si vous répondez à un appel à projet, il y a souvent une période d'instruction du projet qui précède une première rencontre ou une soutenance. Cette étape de prise de rendez-vous n'est donc pas nécessaire.

Le rendez-vous

Confirmez votre rendez-vous

Un rendez-vous qui s'annule à la dernière minute, cela arrive, tout comme un oubli ou une collusion d'agenda. Qui n'a pas vécu cette situation, une fois dans sa vie. Malheureusement, il est souvent trop tard et vous vous êtes déplacé(e) pour rien.

Pour éviter cela, vous pouvez adresser une confirmation de rendez-vous par mail, au moins 24 à 48 heures avant. Ce qui laissera le temps à votre interlocuteur de réagir et d'annuler si nécessaire ou de confirmer de son côté. En outre, ceci renforcera votre crédibilité auprès de votre interlocuteur qui vous percevra comme une association professionnelle.

Conseil

Le monde est petit et dans les réseaux économiques, il n'est pas rare que tout le monde se connaisse.

Si une personne vous a ouvert son réseau relationnel, alors tenez-la au courant de votre avancement avec chacun. Il est préférable d'avoir un retour d'information par vos soins que par le réseau. Ceci permettra à votre interlocuteur de ne pas être pris au dépourvu s'il croise le contact en question et rassurera les deux quant à votre professionnalisme.

Bon à savoir

Tenir vos interlocuteurs informés est la clé pour que votre chaine relationnelle perdure et se développe.

Les étapes clés du rendez-vous

Les étapes clés du rendez-vous : Rompre la glace, Lancer l'entretien, Pratiquer l'écoute active, Conclure l'entretien

La préparation

Si vous débutez dans votre démarche de recherche de partenaires cette étape préliminaire au rendez-vous est essentielle. Replongez-vous dans les informations recueillies, surfez sur le site de l'entreprise, relisez ses actualités, les magazines économiques de la région...

Vous pouvez aussi en profiter pour listez les questions que vous pourriez être amenés à poser à votre interlocuteur lors du rendez-vous.

Conseil

Demandez à une autre personne de faire un jeu de rôle et de simuler le déroulement de l'entretien comme si vous étiez en situation. Ceci vous permettra de mieux vous préparer et d'enlever l'appréhension naturelle due à tout manque d'expérience.

La conduite de l'entretien

  • Étape 1 - Brisez la glace : difficile de rencontrer une personne pour la première fois et d'être immédiatement à l'aise ! Pour briser la glace, vous pouvez simplement vous présenter brièvement, remercier votre interlocuteur de sa disponibilité. Vous pouvez aussi complimenter votre interlocuteur sur ses locaux, sa décoration ou encore un tableau ou un objet qui attire votre attention dans son bureau. Il s'agit de créer un climat de confiance entre vous.

Conseil

Si vous venez de la part d'un contact, rappelez-le ! Vous pouvez aussi transmettre les salutations de cette personne s'il vous l'a demandé ou si vous avez un bon degré de proximité.

  • Étape 2 - Introduction : rappelez l'objet de votre rencontre tout en proposant un timing de travail pour le rendez-vous (en général une heure). L'enjeu de cette étape est essentiel pour réussir votre rendez-vous. Il s'agit de ne surtout pas parler de vous ou de votre projet, mais d'amener votre interlocuteur à parler de lui. Vous aurez bien le temps de vous présenter après ! Pour cela, vous pouvez vous présenter en 1 ou 2 minutes mais pas plus. Puis il vous faut inverser les rôles et faire parler votre interlocuteur pour le découvrir. Par exemple, vous pourriez dire : « avant d'aller plus loin dans la présentation de nos actions et du projet qui nous amène à nous rencontrer, je souhaiterais mieux vous connaître », puis posez votre première question.
  • Etape 3 - Découverte : posez des questions afin de découvrir l'entreprise et le dirigeant au-delà de ce que vous en savez. Posez des questions ouvertes, commencez par les sujets faciles et larges. Montrez votre curiosité, votre envie de connaître l'entreprise, ses métiers, les convictions de votre interlocuteur, ses actions, sa vision et sa connaissance du mécénat...
  • Étape 4 - Présentation adaptée : reformulez les points importants qui permettent de créer du lien avec votre projet. Présentez votre projet de manière synthétique et en adaptant votre discours à votre interlocuteur et à ce qu'il vous a dit avant. Sachez aussi parler d'argent durant cette étape. Pour réaliser votre projet, vous avez besoin de... et cela coûte de l'argent. Mettez une somme au regard d'une utilisation et de contreparties pour votre partenaire.
  • Étape 5 - Négociation : répondez à ses questions et cherchez à comprendre ses objections (temps, argent, délais, budget, refus...). Amenez le dirigeant à prendre une décision ou à vous dire quelles sont ses priorités, ses actions de communication, ses projets...
  • Etape 6 - Conclusion et suites : en rappelant les 3 ou 4 points majeurs de l'entretien, les points sur lesquels vous êtes tombés d'accord. Interrogez le chef d'entreprise sur les suites et les délais après cet échange. Enfin, remerciez le de son écoute et n'hésitez pas à lui dire sincèrement si vous avez été ravi(e) de cette rencontre et de votre échange.

Conseil

Soyez à l'écoute : rassurez, faites comprendre vos actions et leur utilité, amenez votre interlocuteur pas à pas vers une meilleure compréhension de vos actions pour qu'il y adhère et les soutienne.

Le suivi, ou que faire après ?

Vous pouvez rédiger un compte-rendu synthétique :

  • Les personnes présentes et leurs fonctions.
  • Les éléments essentiels de présentation de l'entreprise.
  • Les informations importantes recueillies lors de la rencontre.
  • Les décisions prises.
  • Les suites à donner et/ou les choses à faire.

Conseil

Dans la rédaction de ce compte-rendu, faites comme si demain, une autre personne prenait le relais et vos contacts.

Vous pouvez aussi tirer les leçons de cet entretien (les points forts, les points d'amélioration) en répondant à ces deux questions « Pourquoi ai-je réussi ? » et « où puis-je m'améliorer ? ».

Enfin, vous pouvez envoyer un mail synthétique de remerciement, reprenant les grandes lignes de l'entretien et les décisions, mais aussi annonçant la suite.

Conseil

Dans une logique de réseau, vous pouvez aussi transmettre un mail à votre contact qui a facilité cette mise en relation, afin de l'informer des résultats de votre rendez-vous et des suites données.