L'utilisation d'un lieu public

Les organisateurs auront toujours intérêt à devancer les délais légaux :

  • les requêtes complémentaires formulées par l'administration,
  • les reports,
  • les malentendus,
  • les oublis,

... peuvent facilement perturber les prévisions et menacer la tenue de la manifestation si le calendrier initial est trop serré.

Chaque fois que votre association souhaite organiser une manifestation publique, elle se pose en premier lieu la question suivante : où aura lieu la manifestation ?

L'utilisation d'un lieu ouvert public nécessite dans tous les cas une autorisation spécifique et l'accord d'une commission de sécurité.

L'autorisation est obtenue auprès de la mairie

Auprès de la préfecture de police, pour les associations domiciliées à Paris, Lyon ou Marseille en indiquant :

  • l'identité des dirigeants de l'association,
  • la (ou les) date(s) et les horaires de début et de fin de la manifestation,
  • le lieu et la sonorisation prévue.

Si la manifestation se déroule sur la voie publique, il faut également adresser une demande auprès de la préfecture.

L'autorisation pourra vous être accordée pour plusieurs manifestations si les dates de celles-ci sont déjà connues au moment de la demande.

La commission de sécurité doit être prévenue

Elle interviendra notamment si la manifestation nécessite des aménagements en intérieur ou en extérieur, ou si elle accueille plus de 1 500 personnes dans un lieu non prévu à cet effet.

Il vaut mieux (mais ce n'est pas une obligation) avertir également la gendarmerie ou le commissariat de police si vous prévoyez un public nombreux ou remuant.

Conseil

Conservez précieusement les comptes et les justificatifs liés à chaque manifestation. Les services fiscaux pourront réclamer ultérieurement les justificatifs des recettes et des dépenses.

L'association organisatrice doit souscrire une police d'assurance garantissant au plan de la responsabilité civile tous les risques relatifs à la manifestation prévue. Vous devrez donc contacter votre agent d'assurance pour vérifier si tous les risques sont bien couverts.

En aparté

Il y a souvent, au sein du personnel de la commune, une personne chargée des questions de sécurité des lieux et des établissements publics.

Au-delà des diverses autorisations nécessaires, l'association soucieuse d'organiser sa manifestation dans des conditions maximales de sécurité n'aura qu'à se louer de demander conseil à cette personne.

Gérard Laville - Service 1901

Procédure légale

L'autorisation administrative pour organiser la manifestation sur la voie publique

Les mesures de prévention en matière de sécurité et d'incendie sont très importantes. Elles vous imposent le respect de certaines règles d'organisation.

Vous devez, avant toute chose, présenter une demande d'autorisation auprès de la mairie (pour Paris et les départements de première couronne, Lyon et Marseille, la demande est à adresser à la préfecture de police) qui se chargera de vérifier que tout est bien conforme, notamment en matière de mesures de sécurité.

Cette demande accompagnée d'un dossier doit être déposée en plusieurs exemplaires à la mairie (à la préfecture de police pour Paris) au moins 2 mois avant la date de la manifestation dans un lieu public avec utilisation partielle du domaine d'une collectivité territoriale.

Ce délai est porté à 1 mois au moins (et 1 an au plus) si l'évènement rassemble une foule importante de plus de 1 500 personnes.

Conseil

Présentez un projet bien finalisé et surtout complet afin d'éviter tout rejet.

Ce dossier précisera obligatoirement :

  • l'identité et les coordonnées de l'association et de ses responsables,
  • la nature de la manifestation organisée,
  • la (ou les) date(s) et les horaires de la manifestation,
  • sa localisation exacte,
  • le nombre prévu de participants (membres de l'association et invités),
  • et, le cas échéant, un descriptif des installations, la sonorisation prévue, l'emplacement précis de la buvette et les catégories de boissons proposées.

Le tracé des dégagements, les mesures complémentaires de prévention et de protection seront décrits dans le détail.

Dossier technique complémentaire

Si des aménagements sont nécessaires, un dossier technique complémentaire complet en 3 exemplaires doit être transmis à la mairie ou à la préfecture de police, au moins un mois avant la date prévue.

Ce dossier comprendra :

  • le détail des aménagements envisagés,
  • la description précise de la manifestation (date, durée, personnel affecté, public attendu...),
  • une notice de sécurité (alarmes, incendie, secours...),
  • les dispositions prévues pour limiter les nuisances sonores, pour faciliter l'accès des personnes handicapées,
  • le rapport d'un organisme agréé dans le cas d'installation de gradins ou de podiums destinés à supporter plus de 300 personnes.

Cas des grands événements

Un dispositif relatif aux « Grands événements » a été mis en place (loi n° 2016-731) du 3 juin 2016) pour renforcer les contrôles d'accès aux établissements ou installations accueillant des événements de grande ampleur, qui sont exposés à un risque exceptionnel de menace terroriste. Pour cela, un régime d'autorisation d'accès de toute personne, à un autre titre que celui de spectateur ou de participant, a été créé pour pénétrer dans tout ou partie de ces établissements ou installations pendant la durée de cet événement et de sa préparation.

L'organisateur recueille au préalable l'avis de l'autorité administrative rendu à la suite d'une enquête administrative qui peut donner lieu à la consultation, selon les règles propres à chacun d'eux, de certains fichiers informatiques, à l'exception des fichiers d'identification. Un avis défavorable est émis au terme de l'enquête administrative si le comportement ou les agissements de la personne peuvent porter atteinte à la sécurité des personnes, à la sécurité publique ou à la sûreté de l'État.

Bon à savoir

Dans le cas d'une occupation privative du domaine public, une publicité préalable est mise en œuvre à partir de juillet 2017 par les collectivités.

Cela concerne les manifestations artistiques et culturelles, les manifestations d'intérêt local, les privatisations temporaires de locaux et plus généralement toute manifestation n'ayant pas d'effet sur la concurrence.

Il s'agit d'assurer plus de transparence dans l'attribution des espaces publics ou privés des collectivités territoriales et de s'assurer de l'absence d'initiative concurrente de la part d'autres associations pour l'organisation de leurs manifestations.

Commission de sécurité et d'accessibilité

Obligatoire dans certains cas

Le passage d'une commission de sécurité et d'accessibilité peut être nécessaire pour l'organisation de certaines manifestations :

  • commission communale ou intercommunale de sécurité et d'accessibilité pour les manifestations sur la voie publique ou les établissements recevant du public - constituent des établissements recevant du public tous les bâtiments, locaux et enceintes dans lesquels des personnes sont admises, soit librement, soit moyennant une rétribution ou une participation quelconque, ou dans lesquels sont tenues des réunions ouvertes à tout venant ou sur invitation, payantes ou non - (moins de 1 500 personnes),
  • commission consultative départementale de sécurité et d'accessibilité pour les manifestations se déroulant dans des établissements recevant du public (dont le nombre de personnes est de plus de 1 500 personnes).

Après examen du dossier, la commission de sécurité et d'accessibilité fera une visite de réception technique sur place.

Attention

Si la manifestation a lieu un dimanche, tous les aménagements doivent être réalisés avant 11h le vendredi qui précède.

En effet, le procès-verbal de visite doit être signé par le maire ou le préfet, et l'arrêté municipal d'ouverture doit être soumis au contrôle de légalité effectué le même jour par la préfecture.

Dans le cas contraire, la manifestation serait interdite.

Les règles de sécurité et d'accessibilité ainsi que les procédures qui découlent d'une visite de la commission de sécurité et d'accessibilité doivent être bien entendu impérativement respectées.

Par ailleurs, une place publique aux accès en partie fermés par des barrières est soumise à une visite de la commission de sécurité et d'accessibilité.