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Tableau de bord


Préambule : quelques définitions

Un système d'information a pour but de gérer l'ensemble des informations qui ont contribué, qui contribuent et qui vont contribuer de près ou de loin au pilotage de l'association, d'un projet et de son environnement.

Etant donné l'énorme quantité d'informations disponibles, seules une partie d'entre elles vont faire l'objet d'une présentation sous forme de tableau de bord.

Pourquoi établir un tableau de bord ?

Une association est confrontée à des obligations légales en termes d'information financière telles que :

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Pour en savoir plus sur le pilotage de votre association, consultez notre Lettre Partenaire Associations de novembre 2009.


  • la production :
    • de comptes annuels,
    • de budgets,
    • de comptes Emplois/Ressources,
  • voire la nomination d'un commissaire aux comptes.

Toutefois, cette information souvent produite annuellement, ne suffit plus pour "piloter".

L'irrégularité des ressources, tant sur la date de versement que sur le montant, conduit à suivre de près la gestion d'une association.

L'organe de direction d'une association ne dispose d'aucun repère en cours d'année pour évaluer la situation.

Il est donc impératif de mettre en place des outils de pilotage.


Le tableau de bord est un outil de pilotage par excellence, qui permet de suivre une trajectoire préalablement déterminée. C'est l'outil "d'alerte" de tout manager qui a en charge l'atteinte d'un ou plusieurs objectifs.

Il est spécifique à chaque niveau de management ou chaque activité.

Le tableau de bord est "un ensemble d'indicateurs peu nombreux conçus pour permettre aux gestionnaires de l'association de prendre connaissance de l'état et de l'évolution des systèmes qu'ils pilotent et d'identifier les tendances qui les influenceront sur un horizon cohérent avec la nature de leurs fonctions" — Henri Bouquin, le contrôle de gestion, 2003.

Le tableau de bord est un état synthétique produit au cours de l'exercice.

Il met en valeur les chiffres clés en termes d'activité, de charges, de trésorerie, d'investissements, etc.

Il permet à l'association de répondre aux questions suivantes :

  • que produit mensuellement le service en quantité ou / et en qualité (combien d'heures réalisées dans le cadre d'une activité de services à la personne ? Combien de pièces fabriquées par un ESAT ? Combien d'entrées aux spectacles par mois ? Qualité de service rendu ?...) ;
  • combien coûte une opération ou un service réalisé ? Combien coûtent ses différentes activités et ses différentes ressources ?
  • quelle est la mesure d'efficacité d'une opération permettant d'assurer un pilotage des impacts et des résultats de l'action engagée ?

Un tableau de bord doit répondre aux objectifs suivants :

  • sensibiliser la direction et le conseil d'administration sur les opérations réalisées depuis le début de l'exercice ;
  • transmettre sous forme synthétique les chiffres clés ;
  • se donner une opinion sur l'activité et la situation financière d'une association, d'une opération, d'un service ;
  • donner une tendance avant l'arrêté comptable de fin d'exercice et éventuellement mettre en place des mesures correctives si nécessaire ;
  • permettre de communiquer avec les tiers (banques, financeurs…) sans attendre les comptes annuels.

Attention

Attention

Le tableau de bord constitue un système d'alerte : ce n'est pas le système d'information. Il doit en conséquence être "léger" : au maximum 2 pages.

Il doit être :

  • régulier pour pouvoir effectuer des comparaisons fiables,
  • édité dans un délai court pour pouvoir engager des actions correctives "à temps". Passé le délai défini, le tableau de bord devient inutile.