Pourquoi établir un tableau de bord ?

Une association est confrontée à des obligations légales en termes d'information financière telles que :

  • la production :
    • de comptes annuels,
    • de budgets,
    • de comptes Emplois/Ressources,
  • voire la nomination d'un commissaire aux comptes.

Toutefois, cette information souvent produite annuellement, ne suffit plus pour « piloter ».

L'irrégularité des ressources, tant sur la date de versement que sur le montant, conduit à suivre de près la gestion d'une association.

L'organe de direction d'une association ne dispose d'aucun repère en cours d'année pour évaluer la situation.

Il est donc impératif de mettre en place des outils de pilotage.

Le tableau de bord est un outil de pilotage par excellence, qui permet de suivre une trajectoire préalablement déterminée. C'est l'outil « d'alerte » de tout manager qui a en charge l'atteinte d'un ou plusieurs objectifs.

Il est spécifique à chaque niveau de management ou chaque activité.

Le tableau de bord est « un ensemble d'indicateurs peu nombreux conçus pour permettre aux gestionnaires de l'association de prendre connaissance de l'état et de l'évolution des systèmes qu'ils pilotent et d'identifier les tendances qui les influenceront sur un horizon cohérent avec la nature de leurs fonctions » - Henri Bouquin, le contrôle de gestion, 2003.

Il permet à l'association de répondre aux questions suivantes :

  • que produit mensuellement le service en quantité ou / et en qualité (combien d'heures réalisées dans le cadre d'une activité de services à la personne ? Combien de pièces fabriquées par un ESAT ? Combien d'entrées aux spectacles par mois ? Qualité de service rendu ?...) ;
  • combien coûte un service ou une opération réalisé ? Combien coûtent ses différentes activités et ses différentes ressources ?
  • quelle est la mesure d'efficacité d'une opération permettant d'assurer un pilotage des impacts et des résultats de l'action engagée ?

Un tableau de bord doit répondre aux objectifs suivants :

  • sensibiliser la direction et le conseil d'administration sur les opérations réalisées depuis le début de l'exercice ;
  • transmettre sous forme synthétique les chiffres clés ;
  • se donner une opinion sur l'activité et la situation financière d'une association, d'une opération, d'un service ;
  • donner une tendance avant l'arrêté comptable de fin d'exercice et éventuellement mettre en place des mesures correctives si nécessaire ;
  • permettre de communiquer avec les tiers (banques, financeurs...) sans attendre les comptes annuels.

Attention

Le tableau de bord constitue un système d'alerte : ce n'est pas le système d'information.

Il doit en conséquence être « léger » : au maximum 2 pages.

Il doit être :

  • régulier pour pouvoir effectuer des comparaisons fiables,
  • édité dans un délai court pour pouvoir engager des actions correctives « à temps ».

Passé le délai défini, le tableau de bord devient inutile.

Quelles informations doivent figurer dans le tableau de bord ?

Afin de mettre en place un tableau de bord pertinent, il convient de définir préalablement :

  • ses objectifs (Pourquoi ? Quels sont mes besoins ?),
  • sa forme,
  • son contenu (quelles informations sont nécessaires au dirigeant de l'association ?)
  • sa périodicité.

Sa mise en place nécessite une organisation rigoureuse.

Ainsi, la comptabilité doit être tenue régulièrement. Elle doit permettre de disposer rapidement de l'information au moment voulu et une lecture plus fréquente des indicateurs financiers.

Il convient de recenser et d'enregistrer tous les produits et les charges au titre de la période étudiée, mais également les opérations de trésorerie au moment où elles ont été réalisées et non pas au moment de leurs encaissements ou décaissements effectifs.

Chaque niveau de management, chaque activité, a son tableau de bord qui rassemble des indicateurs d'objectif, des indicateurs d'action (pour atteindre les objectifs) et des indicateurs de performance.

L'indicateur d'objectif :

L'indicateur d'objectif permet de savoir si l'objectif est atteint ou non. L'objectif étant discuté avec la hiérarchie, l'indicateur d'objectif fait donc partie du reporting.

L'indicateur d'action :

L'indicateur d'action permet de savoir où en est l'exécution d'un plan d'action.

Le plan d'action relève de la seule responsabilité du responsable qui l'a conçu et le conduit. En conséquence, l'indicateur d'action ne doit pas appartenir au reporting.

L'indicateur de performance :

C'est l'indicateur le plus difficile à trouver. Il permet de mesurer l'efficacité d'un plan d'action. Il permet également la comparaison entre plusieurs entités ou plusieurs périodes.

Le tableau de bord peut comprendre :

  • des indicateurs de « production » correspondant à un indicateur d'objectifs :
    • combien d'heures de travail dans un ESAT (infobulle : établissements ou services d'aide par le travail) ?
    • combien de pièces produites ?
    • combien de billets vendus ?
    • combien d'adhérents ?
  • des indicateurs financiers (ou de performance) :
    • les ressources : subventions, dons et legs, prestations fournies, cotisations, aides diverses, produits financiers, etc.
    • les dépenses : achats de fournitures, services extérieurs (prestations et services), personnel, investissements. Un abonnement mensuel de certaines charges permet de donner plus de lisibilité (exemple : assurances), ou simplifier la prise en compte des frais et charges,
    • les résultats intermédiaires,
    • la trésorerie : position début et fin de mois, mouvement du mois, échéances à payer, investissements, emprunts, etc.

Le tableau de bord peut se présenter sous diverses formes :

  • un tableau reprenant uniquement les chiffres clés de la période étudiée (cf. doc à télécharger) ;
  • un tableau comparant le réalisé de la période avec le réalisé de l'exercice précédent (cf. doc à télécharger) ;
  • un tableau comparant le réalisé de la période avec le budget établi (cf. doc à télécharger) ;
  • un tableau comparant avec le budget établi sur une période donnée et avec projection du réalisé jusqu'à la fin de l'exercice.

Le tableau de bord permet de mesurer l'état d'avancement de l'activité et du résultat par rapport à l'exercice précédent.

Analyser les écarts entre le réalisé et le budget

Très souvent, le tableau de bord permet le suivi de l'activité de l'association entre l'activité réalisée au fur et à mesure de l'exercice et le budget établi.

Il permet donc de prendre connaissance des écarts et de les analyser pour apporter des actions correctives.

L'analyse des écarts doit être rigoureuse : il s'agit de définir les raisons de la diminution d'un poste de produit de la comptabilité générale (ou son augmentation pour une charge) par rapport à ce qui avait été prévu au budget.

  • N'a-t-on pas reçu une subvention que l'on attendait ?
  • Le nombre d'adhérents a-t-il diminué ?
  • L'augmentation des charges de personnel par rapport au budget provient-il d'une augmentation d'activité ?

Quelles conséquences en cas de constatation d'écart ?

Les conséquences en cas de constatation d'écarts sont nombreuses et sont liées à l'analyse des écarts.

Il est difficile de citer l'ensemble des conséquences compte tenu de la multitude des raisons des écarts constatés. Mais citons-en quelques-unes, les plus rencontrées.

La constatation d'écarts peut entrainer :

  • la modification du budget, si après analyse, il s'avère que le budget n'est pas correctement établi,
  • la mise en place d'actions correctives comme la diminution de certaines charges si les produits attendus ne seront pas encaissés (arrêt d'une subvention), pour ne pas avoir un résultat négatif,
  • la modification du rythme de production pour augmenter les produits,
  • la recherche de nouveaux débouchés ou de nouveaux adhérents,
  • au pire, le licenciement si les charges de personnel sont trop importantes au regard des produits.

Au travers de ces exemples, il est démontré que le tableau de bord est un outil nécessaire pour anticiper les difficultés des associations et de mettre en place rapidement des actions correctives.