Votre association a un résultat équilibré. Pour autant, cela ne veut pas dire qu'elle ne connaitra pas de difficultés de trésorerie au cours de l'exercice à venir.

En effet, le financement des associations, souvent basé sur des subventions, génère des décalages entre l'encaissement de ces subventions et le règlement quasi immédiat de certaines dépenses.

Cas pratique

L'association « Le club des amis d'associathèque » a reçu fin décembre 2009 la décision d'octroi d'une subvention de 10 000 € par le Conseil Général. Celle-ci doit financer une opération qui doit se dérouler en février 2010.

Elle engage des dépenses en janvier pour 8 000 € et en février pour 2 000 €.

L'association a dû régler immédiatement les dépenses effectuées en janvier 2010.

Elle perçoit un premier acompte le 28 février 2010 de 8 000 €. Le solde lui sera versé lorsqu'elle aura établi le bilan de l'opération, soit environ vers le 30 juin 2010.

Que constate-t-on ?

Elle détecte un besoin de trésorerie de 8 000 € entre fin janvier et fin février (30 jours), date d'encaissement de l'acompte de subvention et un besoin de 2 000 € entre fin février et fin juin 2010 (120 jours).

Si elle ne détient pas de trésorerie d'avance et ni d'autres encaissements, elle doit rechercher des financements externes.

Pourquoi un plan de trésorerie ?

  • Pour estimer ce que sera le solde de trésorerie de l'association dans les prochaines semaines, les prochains mois...et ainsi anticiper les choix ;
  • Pour solliciter un découvert, un emprunt, une avance, décaler des échéances, réussir le lancement d'une nouvelle activité, investir, placer efficacement les excédents de trésorerie ;
  • Pour être crédible par rapport aux adhérents, banquiers, financeurs, fournisseurs, clients, usagers, salariés.

Le plan de trésorerie est un véritable calendrier mensuel des encaissements (recettes) et décaissements (dépenses) de votre association.

Le plan de trésorerie permet :

  • de prévoir les périodes difficiles (donc à les éviter) ou, au contraire, les périodes où votre association disposera de fonds que vous pourrez placer pendant un certain temps, d'ajuster dans le temps les rentrées et les sorties d'argent quel que soit leur objet (fonctionnement et investissement),
  • de voir si les hypothèses envisagées d'investissements ou de dépenses exceptionnelles peuvent être réalisées dans un prochain avenir, ce qu'on appelle une simulation.

Comment établir le plan de trésorerie ?

Etablir un plan de trésorerie est assez simple dans son principe. Il suffit de prévoir les mois d'encaissement des recettes et de décaissement des dépenses.

Autant pour les dépenses, la prévision peut être fiable, autant pour les encaissements il convient d'être prudent car la périodicité peut s'avérer plus aléatoire.

Afin de ne pas oublier de recettes ou dépenses dans votre plan de trésorerie, il est utile de suivre une démarche rigoureuse :

1. Classez vos opérations de trésorerie

Votre plan de trésorerie sera plus facile à établir si vous classez vos dépenses et vos recettes en distinguant :

  • la périodicité des paiements ou encaissements : mensuels, trimestriels, annuels,
  • les dépenses et les recettes liées à des projets nouveaux ou des projets d'investissement.

2. Faites des prévisions mensuelles

Ouvrez une colonne par mois, et une colonne « total ».

Vos prévisions porteront sur un semestre ou mieux, sur toute l'année.

Pour chaque rubrique, reportez :

  • les dépenses, en fonction :
    • de leur montant réel : tenez compte de l'évolution des prix, des loyers, des salaires, tout au long de l'année,
    • de leur date de décaissement prévisible, y compris pour les charges relatives à plusieurs exercices
  • les recettes, en fonction :
    • de leur date d'encaissement prévisible. Attention aux délais importants de versements des subventions par l'Etat ou les collectivités territoriales.

Chaque entrée ou sortie de fonds (en TTC pour les opérations assujetties à la TVA) doit être portée dans la colonne du mois où elle doit normalement se produire : par exemple, un achat effectué en janvier et payable en mars, doit être imputé dans la colonne des décaissements de mars.

Cela permet de déterminer le solde de trésorerie du mois et un solde de trésorerie cumulé d'un mois sur l'autre, et donc de savoir, par rapport aux prévisions d'activité, si tout ce qu'il y aura à payer pourra l'être sans problème grâce aux disponibilités du moment.

Quelques conseils :

Le plan de trésorerie doit être :

  • établi sincèrement,
  • au plus juste par rapport à vos objectifs,
  • suffisamment ajusté et avec prudence pour absorber les imprévus.

Il faut définir les postes à suivre :

  • la périodicité des sorties et des entrées,
  • les dépenses et les recettes dépendant de vos décisions.

Exemple

Exemple

Exemple de plan de trésorerie
  Janvier Février Mars etc.
Solde en début de mois (+  ou  –)        
Encaissements TTC :
  • Recettes d'activité (ventes, prestations)
  • Cotisations
  • Dons particuliers
  • Mécénat
  • Recettes manifestations (buvette, kermesse, ...)
  • Subvention de fonctionnement
  • Remboursement de TVA
  • Apport
  • Déblocage emprunts contractés
  • Subvention d'investissement
  • Autres...
       
Total (1)        
Décaissements TTC :
  • Achats effectués : paiement de marchandises, approvisionnement, matières premières, fournitures de bureau, eau, électricité,
  • Honoraires, assurance, entretien, etc...
  • Impôts et taxes
  • Frais de personnel
  • Charges sociales
  • TVA reversée
  • Charges financières
  • Remboursements d'emprunts à terme
  • Fournisseurs d'immobilisations
       
Total (2)        
Solde en fin de mois (1 – 2)        

N'hésitez pas à ajouter des lignes par nature de dépenses (par exemple une ligne pour l'EDF, une autre pour l'eau, une autre pour le loyer, etc...) pour ne pas en oublier.

Conseil

Ne soyez pas trop optimiste dans l'estimation des dates d'encaissement et ne négligez pas les imprévus.

Prévoyez toujours un solde de précaution, en dessous duquel votre solde de trésorerie ne descendra pas.

Ne confondez pas les dépenses et recettes du plan de trésorerie avec les produits et charges de vos budgets prévisionnels : le plan de trésorerie ne doit retracer que les rentrées et sorties de fonds effectifs sur toute l'année.

Comment utiliser le plan de trésorerie ?

L'objectif de l'utilisation d'un plan de trésorerie est d'optimiser votre trésorerie positive en plaçant au meilleur moment votre trésorerie excédentaire.

Mais généralement, l'objectif d'un plan de trésorerie est d'éviter une trésorerie négative. Le principe fondamental de bonne gestion est que votre trésorerie doit être positive. Le découvert bancaire ne peut pas être une façon de gérer et doit rester exceptionnel.

Il convient, en cas de déséquilibre, de modifier autant que possible les dates d'encaissement ou décaissement.

Le plan de trésorerie est donc l'outil de pilotage de votre trésorerie. Il doit être mis à jour régulièrement avec les encaissements et décaissements réellement effectués.

Comment faire ? Quelques exemples :

  • Anticiper l'encaissement des cotisations de vos membres, si vos besoins ne sont pas récurrents ;
  • Augmenter le montant de la cotisation individuelle en cas de trésorerie chroniquement négative ;
  • Avancer une manifestation ;
  • Solliciter les services des collectivités qui vous ont octroyé une subvention pour faire avancer le paiement de celle-ci ;
  • Remettre rapidement à votre banque, les chèques reçus par votre association ;
  • Solliciter votre banquier pour obtenir une avance temporaire de trésorerie (découvert ou Dailly) ;
  • Demander à certains de vos fournisseurs un décalage de quelques jours du paiement de ses factures. Il est nécessaire de faire savoir à votre fournisseur vos difficultés momentanées (ne pas faire l'autruche). Attention toutefois, cela peut donner une connotation négative aux tiers avec lesquels l'association travaille.