Cette possibilité doit respecter certaines règles :

  • les frais engagés correspondent aux frais kilométriques (barème particulier), frais de secrétariat, frais de téléphone, poste, ... ;
  • ces frais doivent correspondre à des dépenses réellement engagées pour la réalisation de l’objet social de l’association, et être justifiées (avec pièces justificatives à l’appui) ;
  • chaque pièce justificative doit mentionner l’objet et le montant de la dépense ;
  • afin de bénéficier de la réduction d’impôt, l’association doit être d’intérêt général et doit pouvoir émettre un reçu fiscal ;
  • le bénévole doit renoncer de façon expresse à l’abandon des frais ;
  • les pièces justificatives annexées à la déclaration d’impôt sur le revenu (papier ou internet) doivent indiquer l’identité du bénéficiaire, le total du montant versé, sa date ;
  • Les frais doivent être constatés dans les comptes de l’association.

En comptabilité, ces opérations doivent être enregistrées de la façon suivante :

Prenons comme exemple l’abandon express des frais de déplacement pour un montant de 100 €. Ces frais doivent être constatés dans les comptes de l’association, en dépenses, même si ceux-ci n’ont pas été payés.

Enregistrement des frais de déplacement
Date Compte Nature Débit Crédit
31/12/2015< 625 Frais de déplacement Frais de déplacement 2015 Monsieur X 100  
31/12/2015 461 Dette envers Monsieur X Frais de déplacement 2015 Monsieur X   100

Le bénévole ayant renoncé expressément au paiement des frais de déplacement qu’il a engagés, il est nécessaire de constater ce don.

Enregistrement du don
Date Compte Nature Débit Crédit
31/12/2015 461 Dette envers Monsieur X Renonciation frais déplacement 2015 Monsieur X 100  
31/12/2015 7581xx - Dons Renonciation frais déplacement 2015 Monsieur X   100

Auteur

In Extenso pour le Crédit Mutuel