Conditions de remboursement des frais engagés par les bénévoles

Les bénévoles d'une association ne doivent recevoir aucune rémunération, sous quelque forme que ce soit, de la part de l'association. C'est un des grands principes du droit associatif.

Néanmoins, lorsqu'un bénévole engage des frais pour le compte de l'association, il est possible qu'il se fasse rembourser.

Il doit s'agir de dépenses réelles et justifiées. Cela suppose l'existence de factures justificatives. Le remboursement se fera alors à l'euro près.

L'organisme devra alors conserver dans sa comptabilité les justifications de frais.

Conditions d'émission d'un reçu fiscal en raison de l'abandon, par un bénévole, des frais qu'il a engagés pour le compte de l'association ?

Dès lors qu'un bénévole a engagé des frais qu'il peut se voir rembourser dans les conditions vues précédemment, dans quelle mesure peut-il recevoir un reçu fiscal lorsqu'il abandonne ces frais ?

Les organismes concernés

Toutes les associations ne sont pas en mesure de délivrer un reçu fiscal.

Seuls les organismes d'intérêt général au sens fiscal du terme sont concernés. Il s'agit des organismes mentionnés aux a) à g) du 1 de l'article 200 du Code général des impôts (CGI), notamment les :

  • œuvres ou d'organismes d'intérêt général présentant un des caractères énoncés au b du 1 de l'article 200 du CGI ;
  • fondations ou associations reconnues d'utilité publique répondant aux mêmes conditions ;
  • établissements d'enseignement supérieur ou d'enseignement artistique, publics ou privés, à but non lucratif ;
  • organismes agréés par le ministre chargé du budget et ayant pour objet exclusif de participer, par le versement d'aides financières, à la création d'entreprises ;
  • associations cultuelles et de bienfaisance, ainsi que des établissements publics des cultes reconnus d'Alsace-Moselle ;
  • fonds de dotations.

Les conditions tenant aux frais

Les frais doivent être engagés dans le cadre d'une activité bénévole, en vue strictement de l'objet social de l'œuvre ou de l'organisme d'intérêt général et, bien entendu, en l'absence de toute contrepartie pour le bénévole.

Les salariés de l'association ne sont donc pas concernés par ce dispositif.

Comme indiqué auparavant, les frais doivent être dûment justifiés. Ils doivent correspondre à des dépenses réellement engagées dans le cadre d'une activité de l'organisme. Chaque pièce justificative doit mentionner de manière précise l'objet de la dépense ou du déplacement.

Voici quelques exemples de pièces justificatives : billets de train, détail du nombre de kilomètres parcourus avec son véhicule personnel pour exercer l'activité de bénévole. Ces derniers doivent être valorisés en fonction d'un barème particulier.

Enfin, le bénévole doit renoncer expressément au remboursement des frais engagés. L'abandon des frais doit donner lieu à une déclaration expresse de la part du bénévole.

Cette renonciation peut, par exemple, prendre la forme d'une mention explicite rédigée sur la note de frais :
« Je soussigné (nom/prénom) certifie renoncer au remboursement des frais mentionnés ci-dessus et les laisser à l'association en tant que don ».

Cette déclaration d'abandon doit être conservée à l'appui des comptes de l'organisme, au même titre que les pièces justificatives.

Le schéma comptable

L'organisme doit conserver dans sa comptabilité les justificatifs de frais et la déclaration de renonciation au remboursement de ces frais par le bénévole.

Cela suppose donc deux phases successives dans la comptabilité.
Application du règlement ANC n° 2018-06 du 5 décembre 2018

  • Dans un premier temps, comptabilisation des frais de déplacements et enregistrement de la dette envers le bénévole :
    Débit : compte 625100 - Voyages et déplacements
    Crédit : compte 468100 - Frais des bénévoles
  • Puis comptabilisation de l'abandon de créance :
    Débit : compte 468100 - Frais des bénévoles
    Crédit : compte 754120 - Abandons de frais par les bénévoles

À noter

Pour qu'un bénévole puisse renoncer au remboursement des frais qu'il a engagés pour l'association et pour qu'il puisse bénéficier d'un reçu fiscal, l'association doit pratiquer le remboursement de frais. Elle doit autoriser ce remboursement et mettre en place un système pour rembourser les frais.

Cette décision est prise par le conseil d'administration. À défaut, elle ne sera pas en mesure de délivrer un reçu fiscal aux bénévoles concernés.

Cela signifie que les bénévoles doivent avoir le choix entre deux options :

  • être remboursé des frais qu'ils ont engagés dans le cadre de l'activité associative
  • OU
  • renoncer au remboursement des frais engagés et bénéficier d'un reçu fiscal

L'association ne peut donc pas imposer un système dans lequel elle obligerait les bénévoles à abandonner, systématiquement, les frais qu'ils ont engagés contre émission d'un reçu fiscal.

Auteur

In extenso pour le Crédit Mutuel