Tableau synthétique des étapes du recrutement

Étape 1
Phases préalables au recrutement
  • Définir les besoins de l'association, le profil du candidat et le type de contrat de travail
  • Décider s'il est nécessaire de recourir à un cabinet de recrutement et si le recrutement doit s'effectuer en interne ou en externe
Étape 2
Choix du candidat
  • Rédiger l'annonce et la diffuser
  • Sélectionner les candidats et préparer les entretiens
Étape 3
Embauche du salarié
  • Formaliser la décision d'embauche
  • Réaliser les formalités préalables et postérieures à l'embauche
  • Gérer la période d'essai

Les vérifications préalables

Seule une association dotée de la capacité juridique peut embaucher un salarié.

L'association doit également être inscrite auprès du Système d'identification du répertoire des entreprises, autrement dit le Siren.

Pour savoir comment l'obtenir, lire notre

Une fois que l'association est en capacité d'embaucher, elle doit procéder à des vérifications concernant le poste à pourvoir et le candidat.

Vérifier les interdictions et les obligations d'emploi et notamment l'emploi des personnes handicapées (OETH)

L'employeur doit vérifier qu'il ne se trouve pas dans un cas d'interdiction d'emploi. Est interdit le recrutement d'un intérimaire ou d'un salarié sous contrat à durée déterminée sur le même poste que le salarié licencié, dans les six mois qui suivent un licenciement économique. De plus, il lui est interdit d'embaucher des jeunes de moins de 16 ans, sauf s'il s'agit de travaux adaptés réalisés durant les vacances scolaires. S'il ne respecte pas cette interdiction, l'employeur peut faire l'objet de poursuites pénales.

En outre, au titre des obligations incombant à l'employeur occupant au moins vingt salariés, ce dernier doit respecter le quota d'emploi de travailleurs handicapés (OETH).
La loi Avenir professionnel du 5 septembre 2018 a modifié le régime de l'emploi des personnes handicapées. Une partie des nouvelles mesures est entrée en vigueur, tandis que les autres modifications n'entreront en vigueur que de manière décalée, au 1er janvier 2020 puis au 1er janvier 2021.

Jusqu'au 31 décembre 2019 :

l'employeur doit comptabiliser un pourcentage de travailleurs handicapés fixé à 6 % de l'effectif salarié. Ce taux de 6 % doit être révisé tous les 5 ans (C. trav. art. L.5212-2). À défaut, pour se libérer de son obligation d'emploi, il peut :

  • accueillir des stagiaires handicapés ou conclure des contrats de sous-traitance ou de prestations de service avec des entreprises adaptées (EA), des établissements ou services d'aide par le travail (ESAT) ou des centres de distribution de travail à domicile (CDTD) ;
  • ou verser une contribution financière à l'Association pour la gestion du fonds pour l'insertion professionnelle des personnes handicapées (Agefiph).

Depuis la loi Macron (loi n° 2015-990 du 6 août 2015, JO du 7) et la loi « Avenir professionnel », les possibilités d'acquittement de l'obligation d'emploi des travailleurs handicapés sont élargies. Ainsi, sont partiellement pris en compte :

  • les contrats de fourniture de sous-traitance avec des travailleurs indépendants handicapés, mais uniquement dans le calcul de la contribution ;
  • des personnes handicapées accueillies pour effectuer des périodes de mise en situation en milieu professionnel ;
  • des élèves de moins de 16 ans en stage d'observation dans le cadre des dispositions de l'article L. 4153-1 al. 2 du code du travail bénéficiant de la prestation de compensation du handicap ou de l'allocation compensatrice pour tierce personne ou de l'allocation d'éducation de l'enfant handicapé et disposant d'une convention de stage.

L'employeur peut déduire du montant de la contribution qu'il verse à l'Agefiph certaines dépenses liées (C. trav., art. D. 5212-29) :

  • à la réalisation de travaux dans les locaux de l'entreprise afin de faciliter l'accessibilité sous toutes ses formes des travailleurs handicapés ;
  • à la réalisation d'études et d'aménagement des postes de travail en liaison avec le médecin du travail et le CHSCT afin d'améliorer l'insertion professionnelle des travailleurs handicapés dans l'entreprise ;
  • à la mise en place de moyens de transport adaptés en fonction de la mobilité et du problème particulier de chaque travailleur handicapé ;
  • à la mise en œuvre de moyens pour le maintien dans l'emploi et la reconversion professionnelle de travailleurs handicapés ;
  • à la mise en place d'actions pour aider au logement de travailleurs handicapés afin qu'ils puissent se rapprocher de leur lieu de travail ;
  • à la mise en place d'actions pour aider à la formation des travailleurs handicapés des entreprises adaptées et des établissements ou services d'aide par le travail dans le cas d'adaptation de la qualification liée à l'achat d'une prestation ;
  • au partenariat avec des associations ou organismes œuvrant pour l'insertion sociale et professionnelle des personnes handicapées, à l'exclusion des actions financières dans le cadre du mécénat ;
  • à la mise en place d'actions d'aide à la création d'entreprise par des personnes handicapées ;
  • à la formation et à la sensibilisation de l'ensemble des salariés de l'entreprise dans le cadre de l'embauche ou du maintien dans l'emploi des travailleurs handicapés ;
  • à la conception et à la réalisation de matériel ou d'aides techniques pour les travailleurs handicapés 
  • à l'aide d'équipement et à l'apport de compétences et de matériel aux organismes de formation pour accroître leur accueil de personnes handicapées ;
  • à la formation initiale et professionnelle en faveur des personnes handicapées au-delà de l'obligation légale ;
  • et depuis le 4 septembre 2016, aux démarches précédant l'ouverture de la négociation en vue de la conclusion d'un accord mentionné à l'article L. 5212-8 du code du travail. Dès lors que les démarches aboutissent à la conclusion d'un accord, les dépenses peuvent être imputées au titre de la déclaration obligatoire de l'emploi de travailleurs handicapés (OETH) de l'année précédant la première année de l'agrément de l'accord.
    (décr. n° 2016-1192 du 1er sept. 2016, JO du 3)

Bon à savoir

Le site agefiph.fr propose un logiciel de simulation du calcul de la contribution.

À partir du 1er janvier 2020 :

Le nombre de salariés devant être embauchés au titre de l'OETH résultera du produit de l'effectif d'assujettissement par le taux d'obligation d'emploi (6 %), arrondi à l'entier inférieur.

  • les modalités de déclaration de l'employeur seront simplifiées : la déclaration d'emploi des travailleurs handicapés (DOETH) se fera directement via la déclaration sociale nominative (DSN) 
  • tous les employeurs seront tenus d'effectuer la DOETH, même ceux de moins de 20 salariés qui ne sont pas soumis à l'OETH ;
  • le montant de la contribution sera calculé comme suit :
    • Nombre de travailleurs handicapés bénéciaires de l'OETH manquants (écart entre le nombre de bénéciaires de l'OETH devant être employés et le nombre de bénéciaires de l'OETH)
    • × Coefficient* variant en fonction de l'effectif d'assujettissement de l'entreprise.

*Coefficient :

  • 400 fois le Smic horaire pour les entreprises de 20 à moins de 250 salariés ;
  • 500 fois le Smic horaire pour les entreprises de 250 à moins de 750 salariés ;
  • 600 fois le Smic horaire pour les entreprises de 750 salariés et plus.

En 2020, la hausse de la contribution par rapport à l'année précédente sera réduite de :

  • 30 % jusqu'à 10 000 € ;
  • 50 % au-delà de 10 000 € et jusqu'à 100 000 € ;
  • 70 % au-delà de 100 000 €.

De 2021 à 2024, la hausse de la contribution par rapport à l'année précédente sera réduite de :

  • 80 % en 2021 ;
  • 75 % en 2022 ;
  • 66 % en 2023 ;
  • 50 % en 2024.

le recouvrement de la contribution sera assuré par l'Urssaf ;

les dépenses déductibles du montant de la cotisation due par l'entreprise, dans un plafond inchangé de 10 %, seront recentrées autour de trois catégories :

  • la réalisation de diagnostics et de travaux an de rendre les locaux de l'entreprise accessibles aux bénéciaires de l'OETH ;
  • le maintien en emploi au sein de l'entreprise et la reconversion professionnelle de bénéciaires de l'OETH par la mise en oeuvre de moyens humains, techniques ou organisationnels compensatoires à la situation de handicap, à l'exclusion des dépenses déjà prises en charge ou faisant l'objet d'aides nancières délivrées par d'autres organismes ;
  • des prestations d'accompagnement des bénéciaires de l'OETH, des actions de sensibilisation et de formation des salariés réalisées par d'autres organismes pour le compte de l'entreprise an de favoriser la prise de poste et le maintien en emploi de bénéciaires de l'OETH.

l'employeur ne pourra s'exonérer de la contribution due que s'il a signé avec les partenaires sociaux un accord agréé par l'État comportant des mesures favorables au recrutement ou au maintien du travailleur handicapé pour un montant au moins égal au montant de la contribution due, ou s'il applique un accord de branche agréé. Les accords signés avant le 1er janvier 2020 resteront applicables.

Bon à savoir

A compter du 1er janvier 2020, tous les contrats de travail seront pris en compte intégralement au titre de de l'OETH, quelles que soient leur durée et leur nature, même les stagiaires, les personnes en période de mise en situation professionnelle et les personnes mises à disposition par les entreprises de travail temporaire ou les groupements d'employeurs), au prorata de leur temps de travail sur l'année.

A partir du 1er janvier 2021, l'employeur devra apporter certains renseignements dans la DSN.

Il devra porter la déclaration annuelle à la connaissance du comité social et économique (CSE), à l'exclusion de la liste nominative des bénéficiaires de l'OETH.

Vérifier les droits à réintégration, les priorités d'accès et d'embauche

Avant de recruter, André doit vérifier que les droits à réintégration ainsi que les priorités d'accès et d'embauche sont bien respectés.

Le droit à réintégration permet à un salarié de retrouver son emploi par priorité à l'issue notamment d'un congé :

  • maternité ;
  • parental ;
  • d'éducation ;
  • sabbatique ;
  • pour la création d'une association.

L'employeur doit, envers les salariés licenciés pour motif économique, satisfaire à son obligation de reclassement. Il en est de même à l'égard des salariés déclarés inaptes à l'issue d'un arrêt de travail pour maladie ou accident.

Les priorités d'accès laissent la faveur aux salariés à temps partiel désireux de reprendre un poste à temps plein disponible dans leur association. Bénéficient également de cette priorité les salariés à temps plein qui souhaitent occuper un emploi à temps partiel vacant dans leur association.

Les priorités d'embauche s'appliquent lorsqu'un emploi correspondant à la qualification d'un ancien salarié est à pourvoir dans l'association. Sont, par exemple, concernés :

  • des pères et mères ayant démissionné pour élever leur enfant. Ils sont réembauchés à condition qu'ils aient demandé à l'être dans l'année suivant leur démission ;
  • des anciens salariés ayant été licenciés pour motif économique et ayant manifesté, dans les 12 mois à partir de la date de rupture de leur contrat de travail, le souhait, auprès de l'employeur, de bénéficier de la priorité de réembauche ;
  • des salariés inaptes devant être reclassés à l'issue d'un arrêt de travail pour maladie ou accident ;
  • des travailleurs de nuit qui souhaitent occuper ou reprendre un poste de jour.

Offre d'emploi

Définir un profil de poste

Il est difficile pour une association, comme pour une entreprise, de recruter le bon candidat. L'association doit au préalable définir avec précision le profil de poste dont elle a besoin. Cette définition préalable du poste lui permet d'effectuer un premier tri des candidatures à partir des lettres et des curriculum vitae.

Elle va tout d'abord décrire la mission générale. Il s'agit par exemple de l'accueil des adhérents dans les activités de l'association.

Elle détaille ensuite :

  • les tâches précises liées à cette mission ;
  • le contexte. Il décrit la durée du travail nécessaire, les horaires réguliers, saisonniers, nocturnes, week-end, etc., le lieu de travail, les éventuels déplacements à prévoir, le public concerné, etc. ;
  • les relations fonctionnelles au sein de l'association (avec qui le salarié travaille-t-il dans l'association ? par qui est-il encadré et qui encadre-t-il ?) ;
  • les capacités et les compétences requises pour le poste à pourvoir (connaissances générales ou spécialisées, formation ou expérience, maîtrise d'outils ou de méthodes, facilité à apprendre ou à s'adapter, etc.) ;
  • et les possibilités d'évolution.

Rédiger et diffuser l'offre d'emploi

L'offre d'emploi publiée par André ne doit pas contenir de mentions interdites. Sous peine d'être sanctionné pénalement, l'employeur ne doit pas publier une offre d'emploi contenant :

  • des mentions discriminatoires portant par exemple sur l'âge, le sexe, la situation de famille, les mœurs, la race, l'appartenance à une nation ou à un syndicat ;
  • des mentions mensongères portant par exemple sur une rémunération alléchante mais irréelle ou sur une promesse d'embauche sous CDI alors que cette possibilité n'est pas envisageable.

En outre, l'offre d'emploi ne doit pas être rédigée en langue étrangère.

Suivez le guide !

Pôle Emploi propose sur son site deux documents pour accompagner les employeurs dans la rédaction de leurs offres et leur publication sur le site pole-emploi.fr.

L'objectif est de les aider à publier simplement des offres attractives, efficaces mais également conformes au cadre légal :

Bon à savoir

Faut-il contacter Pôle Emploi ?

Les employeurs ne sont pas dans l'obligation de communiquer à Pôle Emploi. Pôle Emploi est notamment chargé d'assurer le service public de l'emploi. À cette fin, il a pour missions l'accueil, l'information, l'orientation et l'accompagnement des personnes, qu'elles disposent ou non d'emploi, à la recherche d'un emploi, d'une formation ou d'un conseil professionnel) leurs offres d'emploi. S'ils décident de le faire, ils n'ont pas à embaucher forcément les candidats proposés par Pôle Emploi.

Toutefois, pour favoriser une insertion professionnelle plus rapide des demandeurs d'emploi, il est conseillé aux associations de déclarer la vacance des postes à pourvoir à Pôle Emploi.

Bon à savoir

Les agences d'emploi privées

Le législateur a autorisé la ratification de la convention de l'Organisation internationale du travail (OIT) concernant les agences d'emploi privées, qui peuvent désormais s'installer en France. Elles doivent respecter des principes généraux tels que la gratuité du service, la protection des données personnelles, l'égalité des chances et de traitement, la non-discrimination entre les demandeurs d'emploi, etc.

(loi n° 2015-278 du 13 mars 2015, JO du 14 ; convention n° 181 de l'OIT signée à Genève le 19 juin 1997)

Entretien d'embauche

Sélectionner le candidat

Les informations devant être communiquées par le candidat, à la demande d'André, doivent présenter un lien direct et nécessaire avec le poste offert et doivent permettre d'apprécier ses aptitudes professionnelles. Le tableau qui suit dresse la liste de ces informations.

Questions pouvant être posées au candidat
État civil Il s'agit de demander au candidat son nom et son prénom (suppression de la demande de l'adresse, de la date et du lieu de naissance).
Formation L'employeur orientera ses questions sur la formation suivie et sur les diplômes obtenus ; il peut demander que soient produites des copies de diplômes ou certains relevés de notes en lien direct avec le poste proposé.
Expérience professionnelle Les questions porteront sur les postes et les employeurs précédemment occupés avec possibilité d'exiger la fourniture, par exemple, de certificats de travail.
Clause de non-concurrence * L'employeur peut demander au candidat s'il est tenu par une clause de non-concurrence. Lorsque, tout en étant informé, l'employeur embauche un salarié lié par une clause de non-concurrence, le nouvel employeur engage sa responsabilité envers l'ancien employeur et peut être condamné à verser des dommages et intérêts.

* La clause de non-concurrence est mentionnée dans le contrat de travail conclu entre le candidat à l'embauche et son ancien employeur. Après la cessation de la relation de travail, cette clause interdit au salarié l'exercice d'une activité qui porte préjudice à l'ancien employeur. Lorsque des dispositions relatives aux clauses de non-concurrence sont contenues dans les conventions collectives, elles s'imposent si elles sont plus favorables que celles prévues dans le contrat de travail.

Attention

Les questions interdites lors de l'entretien d'embauche

Il est interdit à l'employeur d'interroger le candidat sur sa vie privée. Sans produire une liste exhaustive, aucun renseignement ne peut être avancé par le candidat en ce qui concerne son état de santé, son logement, la profession des parents du conjoint, son appartenance syndicale, ses opinions politiques, son éventuel état de grossesse. Depuis une loi du 21 février 2014, le lieu de résidence du candidat fait partie de la liste des discriminations interdites à l'embauche.

(C. trav., art. L. 1132-1)

Le rôle du Défenseur des droits

Les actions du Défenseur des droits consistent à faire respecter les droits et libertés et à promouvoir l'égalité. Plus précisément, il permet de :

  • lutter contre les discriminations interdites par la loi et de promouvoir l'égalité ;
  • défendre les droits et libertés individuels dans le cadre des relations avec les administrations ;
  • défendre et promouvoir l'intérêt supérieur et les droits de l'enfant ;
  • veiller à faire respecter la déontologie par les personnes exerçant des activités de sécurité.

Bon à savoir

Pour toutes informations concernant le Défenseur des droits, consultez le site Internet dédié.

Les méthodes et techniques d'aide au recrutement des candidats

Afin de sélectionner le meilleur candidat, les employeurs n'hésitent pas à recourir à des méthodes et techniques d'aide au recrutement très variées pour déterminer les caractéristiques personnelles, psychologiques ainsi que l'environnement social, culturel ou affectif des candidats. Il peut s'agir de tests, de questionnaires, de méthodes de sélection à la limite de la légalité (numérologie, astrologie, graphologie, etc.).

Dans tous les cas, le candidat à l'emploi, tout comme le comité d'entreprise (demain le conseil social et économique), doit être informé avant la mise en œuvre de cette batterie d'outils qui doit rester pertinente avec le recrutement envisagé. De plus, l'employeur doit respecter le principe de confidentialité des résultats obtenus, c'est-à-dire qu'il ne doit pas révéler le contenu des résultats à des tiers. En revanche, les candidats peuvent, sur demande, en obtenir les résultats.

Promesse d'embauche

André se demande à quoi sert une promesse d'embauche.

Elle est utilisée lorsque la décision d'embaucher un candidat est prise mais que la conclusion du contrat de travail est différée en raison par exemple de l'indisponibilité immédiate du candidat.

En raison de son important formalisme, elle demeure exceptionnelle. Il s'agit d'un contrat, signé entre les futurs employeurs et salarié, par lequel l'employeur accorde au candidat le droit d'opter pour la conclusion d'un contrat de travail. Ce contrat, que l'on appelle « promesse d'embauche », précise l'emploi, la rémunération et la date d'entrée en fonction.

(Soc. 21 sept. 2017, n° 16-20.103 et 16-20.104).

Il permet au bénéficiaire de cette promesse, le candidat, de bénéficier d'un délai pour accepter ou refuser la proposition. Le promettant, le futur employeur, ne peut pas se rétracter pendant la durée de validité de la promesse. Le contrat de travail est formé à compter de l'acceptation du poste par le candidat.

Plus couramment, une simple « offre de contrat de travail » est réalisée (par mail par exemple). L'employeur communique alors au candidat la description de l'emploi, la rémunération et la date d'entrée en fonction, tout en lui précisant expressément qu'en cas d'acceptation, le contrat de travail sera formé.

Si l'employeur se rétracte avant l'acceptation du contrat de travail par le candidat, le contrat n'est pas formé. Seule la rétractation fautive (brutale, précipitée ou encore discriminatoire) permettra au candidat de solliciter l'octroi de dommages et intérêts.

La promesse d'embauche est donc exceptionnelle, mais plus engageante pour l'employeur que la simple offre de contrat de travail, laquelle implique une acceptation expresse du futur salarié pour produire des effets juridiques.